Sukces każdej firmy zależy od jej zdolności do adaptacji, innowacji i strategicznego poruszania się po wyzwaniach i możliwościach. Kluczową rolę odgrywają tu spotkania strategiczne - ważne spotkania, na których zespoły mogą spotkać się, aby przeprowadzić burzę mózgów, zaplanować i wyznaczyć kurs na przyszłość.

Zorganizowanie skutecznego spotkania strategicznego wymaga odpowiednich narzędzi i zasobów wspierających współpracę, usprawniających komunikację i umożliwiających osiągnięcie konkretnych rezultatów. Na tym blogu omawiamy najlepsze i niezbędne narzędzia i technologie potrzebne do udanych spotkań strategicznych. Od przygotowania przed spotkaniem do działań po spotkaniu, zbadamy, w jaki sposób wykorzystanie odpowiednich narzędzi może zwiększyć produktywność, sprzyjać kreatywności i ostatecznie napędzać organizację do realizacji jej celów.

Co to jest spotkanie strategiczne?

Spotkanie strategiczne to okazja dla odpowiednich interesariuszy do spotkania się i omówienia najlepszych sposobów opracowania i realizacji skutecznej strategii dla firmy. Zazwyczaj dotyczy to tego, w jaki sposób firma może efektywnie i skutecznie wykorzystywać zasoby, aby osiągnąć swoje cele.

Idealnie byłoby, gdyby kierownictwo sformułowało już strategię biznesową, która jest gotowa do wdrożenia. Następnie interesariusze określają, w jaki sposób najlepiej zrealizować tę strategię.

Znaczenie spotkań strategicznych

Strategia biznesowa będzie zazwyczaj obszernym, nadrzędnym celem. Dlatego ważne jest, aby podzielić tę strategię na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania cele. Spotkanie strategiczne pozwala poświęcić czas właśnie na to.

Spotkanie strategiczne oznacza również, że interesariusze z całej firmy mogą się spotkać, aby podzielić się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniem, zapewniając, że strategia jest osiągalna dla całej firmy. Dzięki współpracy można opracować kompleksowy i szczegółowy plan, który może być przestrzegany przez każdego członka firmy.

Podczas spotkania strategicznego osoby ze wszystkich działów będą miały możliwość wniesienia wkładu w to, jak najlepiej realizować strategię biznesową. Mogą również zgłaszać wszelkie obawy dotyczące wyzwań, przed którymi mogą stanąć, i mieć szansę na opracowanie planów awaryjnych.

Spotkanie strategiczne jest zatem niezbędne, aby firma mogła z powodzeniem realizować swoją strategię. Daje interesariuszom jasne i osiągalne cele i kierunek, dzięki czemu wszyscy wiedzą, dokąd zmierza firma i jak wspólnie tam dotrzeć.

Jakie narzędzia są potrzebne do spotkania strategicznego?

Aby zmaksymalizować skuteczność spotkania strategicznego, ważne jest, aby używać odpowiednich narzędzi. Będą trzy główne etapy spotkania strategicznego - przed spotkaniem, samo spotkanie i po spotkaniu - które będą wymagały różnych zestawów narzędzi.

Niezbędne narzędzia przed spotkaniem

Przed spotkaniem strategicznym Twoim celem będzie zebranie niezbędnych osób i stworzenie przestrzeni do dzielenia się dokumentami i wiedzą. Musisz więc korzystać z aplikacji do planowania, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, kiedy odbędzie się spotkanie i gdzie się odbędzie, a także ustanowić platformę współpracy.

Planowanie

Twoja firma może już używać aplikacji do planowania i/lub kalendarza do organizowania spotkań i najlepiej będzie użyć tej, z którą Twoi współpracownicy są już zaznajomieni. Podczas planowania spotkania należy jasno określić, gdzie się ono odbędzie. Jeśli spotkanie odbędzie się wirtualnie za pośrednictwem połączenia wideo, dołącz jasne instrukcje, jak dołączyć do zaproszenia.

Jeśli spotkanie odbędzie się osobiście, zastanów się, czy ktoś będzie musiał połączyć się zdalnie. Może to mieć miejsce w przypadku pracowników hybrydowych i/lub osób pracujących za granicą. Upewnij się, że sala konferencyjna jest wyposażona w niezbędny sprzęt, taki jak telefon do połączeń konferencyjnych lub laptop, aby poszczególne osoby mogły dołączyć za pośrednictwem wideo.

Komunikacja i współpraca

Okres przed spotkaniem będzie dobrym czasem na stworzenie przestrzeni do współpracy i udostępniania plików. Posiadanie go już przed spotkaniem oznacza, że masz miejsce do udostępniania dokumentów, które chcesz, aby ludzie przeczytali przed spotkaniem strategicznym. Oznacza to również, że ludzie będą mogli z niego korzystać natychmiast po spotkaniu, dzięki czemu wszyscy będą mogli naprawdę zacząć działać.

Twoja firma może już korzystać z określonej aplikacji do komunikacji / przesyłania wiadomości, takiej jak Slack lub Microsoft Teams. Jeśli tak, możesz utworzyć dedykowany kanał dla spotkania strategicznego i dodać do niego wszystkich, aby mogli komunikować się ze sobą w sprawie projektu.

Jeśli będziesz współpracować nad dokumentami, możesz potrzebować bardziej specyficznej platformy do udostępniania dokumentów, takiej jak Google Workspace. Pozwala to poszczególnym osobom na wspólną pracę nad dokumentami, a także łatwe łączenie się z Google Chat i Google Meet, które mogą być używane do komunikacji i zdalnych spotkań.

Jeśli projekt wymaga bardziej dogłębnej współpracy, może być wymagana bardziej kompleksowa platforma do zarządzania projektami, taka jak Basecamp lub Monday.com. Umożliwiają one tworzenie i przypisywanie biletów, ustalanie terminów i posiadanie wszystkiego w jednym miejscu i łatwo dostępnym dla interesariuszy.

Narzędzia podczas spotkania strategicznego

Podczas spotkania strategicznego należy zapewnić jasne sposoby komunikacji z uczestnikami, a także mieć wiele okazji do współpracy i rejestrowania tego, co zostało powiedziane.

Prezentacje

Pomocne w spotkaniu strategicznym może być włączenie prezentacji określającej cele biznesowe. Użyty jako wprowadzenie, da uczestnikom jasny obraz tego, jakie są cele, jakie zasoby są dostępne i jakie ramy czasowe należy wziąć pod uwagę.

Jeśli używasz prezentacji na spotkaniu strategicznym, będziesz musiał wykorzystać narzędzia do prezentacji, takie jak ekrany projekcyjne. Przenośny ekran projekcyjny może być korzystny, jeśli będziesz mieć ciągłe spotkania strategiczne i będą one odbywać się w różnych salach konferencyjnych lub możesz wybrać salę konferencyjną, która ma już zamontowany na ścianie ekran projekcyjny.

Nobo oferuje różne ekrany projekcyjne w różnych rozmiarach, które są idealne do wszelkiego rodzaju spotkań. Nasze ekrany projekcyjne zapewniają ostry, szczegółowy obraz, który może być łatwo oglądany przez każdego uczestnika, dzięki czemu wszyscy będą zawsze na tej samej stronie. Nasze przenośne ekrany projekcyjne można łatwo uporządkować, gdy nie są używane, a nasze ekrany montowane na ścianie można umieścić nad tablicą, a następnie schować po zakończeniu prezentacji i rozpoczęciu pracy zespołowej.

Praca zespołowa

Podczas spotkania strategicznego będziesz chciał mieć możliwość burzy mózgów i rejestrowania pomysłów. Jednym z najlepszych sposobów na to jest użycie whiteboard. Duża tablica umożliwia notowanie pytań, wyzwań i rozwiązań, które pojawiają się w trakcie spotkania, dzięki czemu uczestnicy dokładnie widzą, co się dzieje.

Przydatne może być oznaczanie notatek na tablicy kolorami, aby wszystko było jasne i zwięzłe. Nobo oferuje poręczny zestaw do czyszczenia i akcesoriów do tablic, który zawiera kolorowe pisaki suchościeralne, magnesy, ściereczki do czyszczenia i gumkę do ścierania tablicy, dzięki czemu masz wszystko, czego potrzebujesz do produktywnego spotkania strategicznego.

Jeśli chcesz robić wspólne notatki i je przechowywać, będziesz potrzebować flipcharta. Dzięki flipchartowi można użyć każdej strony dla różnych podejść lub działów, a następnie połączyć je wszystkie razem, na przykład mocując je do tablicy magnetycznej. Po spotkaniu możesz zachować strony i poprosić uczestnika o zapisanie ich w miękkiej kopii lub zrobić zdjęcia i przesłać je na platformę współpracy, aby ludzie mogli się do nich odwoływać.

Sporządzanie notatek

Na koniec należy upewnić się, że uczestnicy mają wszystko, czego potrzebują do sporządzania własnych notatek. Mogą to być notatniki, w którym to przypadku warto mieć pod ręką zapasowe długopisy, aby zapobiec opóźnieniom w spotkaniu.

Niektóre osoby mogą preferować robienie notatek na własnych laptopach. W takim przypadku należy upewnić się, że sala konferencyjna ma wystarczającą liczbę punktów ładowania, aby ludzie mogli pozostać zasilani przez cały czas trwania spotkania.

Narzędzia po spotkaniu do monitorowania i realizacji

Omówiliśmy już, w jaki sposób należy korzystać z narzędzi do współpracy i oprogramowania do zarządzania projektami, aby skutecznie realizować to, co wynika ze spotkań strategicznych. Okres po spotkaniu będzie również musiał obejmować możliwość analizy, dostosowania i zebrania informacji zwrotnych.

Analiza danych

Analiza danych jest kluczową częścią zapewnienia, że spotkanie strategiczne osiągnie swoje cele. W związku z tym konieczne będzie gromadzenie danych przez cały okres po spotkaniu. Dane te powinny być zbieżne z celami biznesowymi - więc jeśli strategia biznesowa obejmuje zwiększenie sprzedaży, należy gromadzić i monitorować dane dotyczące sprzedaży.

Korzystne będzie zorganizowanie spotkań uzupełniających po wstępnym spotkaniu strategicznym, aby upewnić się, że wszystko pozostaje na dobrej drodze. Podczas tych spotkań należy przedstawić zebrane dane, aby można było omówić wyniki i dostosować plan, jeśli liczby wymagają poprawy.

Informacje zwrotne i narzędzia ankietowe

Należy dążyć do zbierania bieżących informacji zwrotnych przez cały okres trwania projektu. Zapewni to każdemu możliwość zgłoszenia wszelkich wątpliwości, które pojawiły się po spotkaniu. Często nie wszystko zostanie uwzględnione, a problemy mogą pojawić się dopiero po rozpoczęciu projektu. Do tworzenia ankiet i pozyskiwania informacji zwrotnych można wykorzystać narzędzia ankietowe, takie jak SurveyMonkey lub Google Forms.

Regularne zbieranie informacji zwrotnych od interesariuszy pozwala upewnić się, że żaden problem nie pozostanie niezauważony. Bieżące spotkania strategiczne można wykorzystać do rozwiązywania problemów i znajdowania rozwiązań wspólnie z innymi interesariuszami. Pomoże to w skutecznej realizacji strategii biznesowej.

Czy jesteś gotowy na spotkanie dotyczące strategii?

Nobo oferuje szereg praktycznych narzędzi i rozwiązań w miejscu pracy, które wspierają skuteczne i wydajne spotkania. Od tablic po narzędzia do projekcji, oznakowania i tablice do planowania, mamy wszystko, czego potrzebujesz, aby zachować porządek i produktywność. Już dziś zapoznaj się z naszą ofertą i sprawdź, co może pomóc Twojej firmie.