Dobre zwyczaje podczas spotkania biznesowego
Każde spotkanie jest inne
Cele, uczestnicy, kultura, miejsce spotkania, treść są czynnikami zmiennymi, co oznacza, że mamy niewiele (jeśli w ogóle) sztywnych zasad stanowiących warunek dobrego spotkania oraz tylko sugestie i wskazówki, o których należy pamiętać.
Kilka ważnych wskazówek na temat etykiety podczas spotkań biznesowych
Dobre zwyczaje
-
Przestrzegaj zasad dress code'u. Jeśli powiedziałeś wszystkim, że na spotkaniu obowiązuje mniej formalna, wygodna elegancja, nie przychodź sam w trzyczęściowym garniturze.
-
Pozwól każdej osobie zabrać głos, aby przedstawiła do końca swój punkt widzenia. Nie przerywaj. Pamiętaj, że każdy ma prawo wypowiedzieć swoje zdanie.
-
Rozpoczynaj punktualnie i kończ o przewidzianym czasie. Każdy ma jakieś swoje sprawy do załatwienia.
-
Mów krótko i zwięźle. Trzymaj się tematu.
-
Bądź uważnym słuchaczem oraz aktywnym i nastawionym pozytywnie uczestnikiem.
-
Upewnij się, że Twój sposób wypowiedzi i mowa ciała nie są odbierane jako nudne.
-
Podejmij wysiłek, aby zapamiętać imię każdej osoby, zwracaj się do wszystkich po imieniu, prawidłowo je wymawiając.
-
Zapewnij częste przerwy na kawę i wyjście do toalety. Uczestnicy mogący skorzystać z toalety w przerwie, zamiast prosić o to na forum całego zespołu, na pewno to docenią. Zasadniczo należy planować 10-15-minutowe przerwy co 1,5 godziny.
Po spotkaniu
Pamiętaj, aby czerpać naukę z każdego spotkania - zarówno z tego, które wypadło dobrze, jak i z tego, które się nie udało.
W przypadku dużych, wieloosobowych spotkań, gdy prawdopodobnie nie będziesz dobrze znać wszystkich uczestników, wyślij do nich krótką ankietę internetową, która pozwoli Ci ocenić ich reakcje. W przypadku mniejszych, nieformalnych spotkań poproś każdego uczestnika o szybką informację zwrotną.
Rodzaje spotkań
Spotkania mogą mieć charakter formalny lub nieformalny, a ich przebieg może być ściśle określony lub w przypadku spotkań organizowanych ad-hoc - bardziej luźny.
Planowanie spotkania
Spotkanie biznesowe jest czymś więcej niż tylko zaproszeniem odpowiednich osób do pokoju i czekaniem, aż wydarzy się coś niezwykłego i kreatywnego.
Funkcja lidera i sprawne prowadzenie spotkania
Spotkania mogą być zabawne i pełne energii.
Jednak zabawa może szybko przekształcić się w bezproduktywną paplaninę, jeżeli wśród zaproszonych nie będzie lidera
(Ciebie), który utrzyma całe spotkanie w ryzach.
Dobre zwyczaje podczas spotkania biznesowego
Spotkania nie są organizowane według sztywnych zasad - etykieta i formy towarzyskie mogą się zmieniać, ale znajomość podstawowych norm zachowania z pewnością będzie przydatna.