Dobrze przygotowana agenda spotkania jest nie do przecenienia!

Dostarcza ona wszystkim uczestnikom wiele istotnych, omówionych powyżej informacji. Agenda powinna zwięźle określać, jaki jest powód i oczekiwany rezultat spotkania. Powinna również obejmować harmonogram określający ramy czasowe przypisane do każdego punktu dyskusji, umożliwiający Tobie, osobie prowadzącej spotkanie i innym uczestnikom planowanie i śledzenie przebiegu spotkania.

Sporządzenie listy rzeczy do zrobienia jest pierwszym krokiem, który należy zrobić, aby zapewnić bezproblemowy i zgodny z planem przebieg spotkania. Kluczowe obszary obejmują:

Cele i założenia spotkania

Jaki jest powód spotkania? Należy bardzo precyzyjnie określić cele spotkania oraz ustalić, czy proces decyzyjny może być procedowany w inny sposób.

Kto powinien być obecny?

Każde spotkanie powinno być kierowane przez lidera, a poza tym należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sporządzanie notatek i ich obieg. Należy również pamiętać, że w dobie konferencji organizowanych za pomocą technologii audio/wideo nie wszyscy zaproszeni muszą być fizycznie obecni na spotkaniu.

Jak często powinny być organizowane spotkania?

Organizując spotkanie, należy wziąć pod uwagę, czy do rozwiązania problemu wystarczy jednorazowa sesja, czy też wymagany będzie cykl regularnych spotkań. W przypadku drugiej opcji warto od razu ustalić, z jaką częstotliwością podobne spotkania były organizowane w przeszłości oraz czy zaproponowany cykl spotkań jest zgodny z kalendarzem prac?

Bufet

Jeśli lunch jest niezbędny, należy wcześniej skontaktować się z uczestnikami, aby potwierdzić ewentualne specjalne wymagania żywieniowe, np. dieta wegetariańska, wegańska czy bezglutenowa, alergia na orzechy itp. W przypadku niektórych oczekiwań może pojawić się konieczność konsultacji z dietetykiem. Znajdzie to odzwierciedlenie w opiniach zwrotnych wyrażanych na temat spotkania!

Wymagania sprzętowe 

W centralnej części pomieszczenia powinna znajdować się dobrej jakości tablica suchościeralna lub flipchart - idealne do zapisywania pomysłów pojawiających się w trakcie spotkania. Upewnij się, że masz odpowiedni zapas markerów, gąbek, ołówków i kartek w bloku do flipcharta. Spraw, aby spotkanie było atrakcyjne wizualnie!

Miejsce

Upewnij się, że pomieszczenie, w którym będzie organizowane spotkanie, jest dla wszystkich łatwo dostępne i jest odpowiedniej wielkości. Zbyt duża przestrzeń może onieśmielać niektóre osoby, zbyt mała może natomiast powodować dyskomfort. Sprawdź, czy miejsce jest przystosowane do podłączenia urządzeń, z których będziesz korzystać.

Dowiedz się o tym i nie tylko - pobierz naszą białą księgę.