Crearea unui loc de muncă incluziv nu se referă doar la spațiile fizice, ci și la asigurarea faptului că fiecare poate participa pe deplin la toate aspectele vieții profesionale. Întâlnirile sunt o parte esențială a colaborării și a procesului decizional pentru multe echipe, dar pot reprezenta o provocare pentru persoanele cu handicap dacă nu sunt organizate ținând cont de accesibilitate.

De la deficiențe vizuale sau auditive până la persoane neurodivergente sau cu probleme de mobilitate, diferite persoane vor avea nevoi diferite pentru a le permite să comunice și să participe la întâlniri. În acest ghid, vom explora câteva strategii și abordări practice pentru a vă asigura că reuniunile dvs. sunt mai accesibile, astfel încât toată lumea să poată contribui în mod semnificativ.

Planificarea unei reuniuni accesibile

Cel mai important lucru de făcut atunci când planificați o reuniune accesibilă este să vorbiți cu persoanele care se pot confrunta cu probleme de accesibilitate. Aceștia vor fi în măsură să vă sfătuiască cu privire la cele mai bune modalități prin care o întâlnire poate fi adaptată astfel încât aceștia să poată fi incluși pe deplin.

Trebuie să încercați să colectați aceste informații înainte de întâlnire. Puteți întreba participanții invitați dacă cineva are nevoi de acces, care sunt acestea și cum pot fi luate în considerare. Aceasta poate fi, de asemenea, o oportunitate de a afla cât de mult sprijin doresc sau nu persoanele - unele persoane pot aprecia un contact frecvent, în timp ce altele ar putea prefera să se descurce fără prea multe verificări.

În general, atunci când planificați o întâlnire accesibilă, puteți lua în considerare momentul din zi în care are loc întâlnirea, durata întâlnirii și locul în care va avea loc întâlnirea. Cel mai bine ar fi să organizați o reuniune la jumătatea dimineții sau la începutul după-amiezii, pentru a permite persoanelor care ar putea avea nevoie de timp suplimentar să se deplaseze la serviciu sau să meargă acasă. Dacă reuniunea dvs. trebuie să dureze mai mult de o oră, poate fi benefic să includeți o pauză, deoarece unele persoane ar putea avea nevoie să se concentreze pentru a urmări ceea ce se spune, iar altora le poate fi dificil să stea în același loc pentru perioade lungi de timp.

Cel care conduce reuniunea ar trebui să încerce să rezume discuțiile pe parcursul sesiunii. Acest lucru poate face mai ușor pentru persoanele cu diverse probleme de accesibilitate să fie conștiente de ceea ce s-a spus și de poziția oamenilor.

Asigurarea accesibilității unei reuniuni pentru persoanele cu deficiențe de vedere

Persoanele cu deficiențe de vedere se pot confrunta cu probleme legate de materialele scrise din cadrul reuniunilor, precum și de perceperea indiciilor non-verbale, cum ar fi limbajul corpului.

O modalitate de a veni în sprijinul participanților cu deficiențe de vedere este să vă asigurați că toate materialele scrise sunt disponibile într-un format de imprimare mare - dimensiunea 14 este de obicei recomandată pentru persoanele cu probleme de vedere, dar unele persoane pot solicita o dimensiune mai mare. Trebuie să folosiți întotdeauna un font clar, sans-serif, cum ar fi Arial, și să evitați folosirea caracterelor italice.

Trebuie să existe întotdeauna un contrast bun între fundal și text, așa că încercați să vă limitați la text negru pe fundal alb. Este posibil ca unele persoane să prefere să citească un text mai deschis la culoare pe un fundal mai închis la culoare, deci fiți pregătiți să ajustați ceea ce produceți în funcție de nevoile specifice ale cuiva.

Uneori, s-ar putea să nu fie posibil să pregătiți materiale scrise, de exemplu, dacă utilizați un tablă albă pentru a nota idei într-o sesiune de brainstorming. În acest caz, conducătorul întâlnirii ar trebui să încerce să rezume clar și concis ideile care au fost scrise pe tablă, precum și să scrie întotdeauna clar și suficient de mare. Este posibil să fie necesară reproducerea ideilor de brainstorming într-un format accesibil după reuniune și împărtășirea acestuia cu persoanele care ar putea avea nevoie de el.

În cele din urmă, trebuie să fiți conștienți de faptul că trebuie să vorbiți doar cu ajutorul limbajului corpului, de exemplu arătând spre persoanele care doresc să vorbească. În schimb, încercați să spuneți numele persoanei care va vorbi în continuare, de ex. "Richard, ce ai de spus". Acest lucru va clarifica persoanelor cu deficiențe de vedere cine va vorbi în continuare.

Asigurarea accesibilității unei reuniuni pentru persoanele cu deficiențe de auz

Există diferite modalități prin care puteți face reuniunile mai accesibile pentru persoanele cu deficiențe de auz. Dacă reuniunea este virtuală, puteți utiliza subtitrări live pe instrumente precum Zoom și Microsoft Teams, care vor produce subtitrări în timp real pentru ceea ce se spune. De asemenea, puteți utiliza instrumente de transcriere în timp real care vor nota conținutul vorbit în cadrul unei întâlniri, care ar putea fi utilizat într-o conferință fizică.

O altă opțiune este să furnizați un interpret de limbaj al semnelor, care poate fi realizat virtual printr-un apel video sau în persoană. Întotdeauna trebuie să comunicați direct cu persoana cu care vorbiți și nu cu cineva care se află acolo cu rol de sprijin în comunicare.

De asemenea, puteți utiliza sisteme de buclă pentru persoanele cu proteze auditive, iar acestea pot fi instalate permanent într-o sală de ședințe sau puteți avea un sistem portabil. Trebuie să rețineți că nu toate aparatele auditive sunt configurate pentru a funcționa cu sisteme de buclă, deci asigurați-vă că vorbiți cu persoanele care au deficiențe de auz pentru a verifica de ce fel de soluție au nevoie.

Indiferent de tipul de soluție de traducere de care aveți nevoie, trebuie să încurajați toți participanții la reuniune să vorbească clar și într-un ritm moderat. Ar trebui să împiedicați oamenii să vorbească unii peste alții, deoarece acest lucru poate îngreuna interpretarea - dacă discuția pare grăbită sau dacă mai multe persoane vorbesc în același timp, ar trebui să rezumați ceea ce s-a spus.

În timpul întâlnirii, ar trebui să utilizați mijloace vizuale, cum ar fi diagrame, grafice și diapozitive de prezentare afișate pe un ecran de proiecție. Toate acestea trebuie să fie clare și concise, astfel încât să fie ușor de înțeles fără indicii verbale.

Asigurarea accesibilității unei reuniuni pentru persoanele cu mobilitate redusă

Există multe tipuri diferite de mobilitate redusă care necesită abordări diferite pentru a răspunde nevoilor persoanelor în cadrul unei reuniuni. Una dintre principalele modalități este să vă asigurați că sala de ședințe este complet accesibilă, inclusiv dacă există o rampă, un lift și/sau scări cu balustradă, deși accesul fără trepte va fi de obicei preferat.

Va trebui să existe o toaletă accesibilă cu balustradă și suficient spațiu pentru manevrarea unui scaun cu rotile. Intrările, coridoarele și sala de ședințe în sine trebuie să fie suficient de largi pentru accesul scaunelor cu rotile. Dacă stabiliți aspectul sălii de ședințe, trebuie să vă asigurați că există suficient spațiu între mobilier pentru ca un scaun cu rotile să se poată deplasa prin sală, cu locuri accesibile disponibile într-o locație centrală, incluzivă, și nu lăsate în spatele sălii.

Este posibil să fie necesar să oferiți persoanelor posibilitatea de a participa virtual la ședință dacă deplasarea nu este posibilă. Utilizați instrumente online pentru întâlniri virtuale, cum ar fi Microsoft Teams sau Zoom, și asigurați-vă că în sala de întâlnire există tehnologia necesară pentru ca participanții virtuali să poată vedea și auzi ce se întâmplă.

Unele persoane pot avea dificultăți în a vorbi, astfel încât este posibil să fie necesar să planificați întâlnirea în funcție de acest lucru. Asigurați-vă că toată lumea are șansa de a-și împărtăși contribuțiile și fiți atenți dacă planificați întâlniri de spargere a gheții sau alte activități energizante pentru sesiune.

Asigurarea accesibilității unei reuniuni pentru persoanele neurodivergente

Neurodivergența cuprinde diferite afecțiuni, inclusiv ADHD, autism și dislexie. Acestea vor necesita adaptări diferite pentru a permite persoanelor să participe pe deplin la reuniuni, astfel încât este întotdeauna mai bine să discutați cu persoanele în mod individual despre nevoile lor specifice.

În general, vă puteți asigura că reuniunile sunt accesibile prin crearea și partajarea unei agende detaliate și structurate înainte de reuniune, astfel încât persoanele să poată asimila informațiile și să înțeleagă ce se va întâmpla. De asemenea, puteți partaja alte materiale de lectură, cum ar fi prezentările, pentru ca participanții să le revizuiască din timp și în ritmul lor propriu.

Instrucțiunile pentru participanți trebuie să fie clare, directe și concise. Aceasta include acțiunile necesare înainte de reuniune, cum ar fi ora de începere și locul unde va avea loc reuniunea, precum și pe parcursul reuniunii, cum ar fi informarea oamenilor cum și când ar trebui să contribuie.

Încercați să creați un mediu de reuniune calm, cu stimulare senzorială minimă. Aceasta ar putea include o sală de ședințe cu multă lumină naturală, în loc să se bazeze pe lumină artificială puternică, cu zgomot de fond minim și fără mirosuri puternice.

Alegeți Nobo pentru a vă sprijini ședințele

Nobo are o gamă de instrumente și soluții la locul de muncă pentru a vă ajuta să organizați ședințe eficiente și incluzive. De la table albe și accesorii pentru table albe până la flipchart-uri și ecrane de proiecție, avem ceea ce vă trebuie pentru a vă menține echipa implicată și sprijinită pe parcursul sesiunii.