Reuniunile sunt un instrument neprețuit în lumea muncii, ajutând persoanele să colaboreze, să ia decizii și să urmărească progresul. Cu toate acestea, afluxul de întâlniri a dus la un cost neprevăzut - oboseala întâlnirilor. Aceasta este, din păcate, o problemă comună care afectează profesioniștii din toate industriile, ducând la scăderea productivității și la creșterea nivelului de stres.

În calitate de experți în ședințe productive, în acest blog explorăm ce este exact oboseala în ședințe, impactul pe care îl are asupra indivizilor și productivității și cum să o identificăm. Vom investiga cum poate fi evitată, oferind strategii practice și îndrumări pentru a asigura întâlniri eficiente și atractive de fiecare dată.

Ce este oboseala întâlnirilor?

Oboseala întâlnirilor cuprinde sentimentele de epuizare, stres și frustrare care apar atunci când o persoană participă la prea multe întâlniri.

Oboseala întâlnirilor poate apărea atunci când cineva se simte copleșit de numărul mare de întâlniri la care trebuie să participe în fiecare săptămână sau chiar în fiecare zi. De asemenea, oboseala întâlnirilor poate apărea atunci când acestea durează prea mult timp, cu structuri și/sau obiective neclare.

Impactul oboselii întâlnirilor

Oboseala întâlnirilor poate avea o serie de efecte negative. Aceasta poate afecta negativ individul, provocând stres și anxietate nejustificate. Atunci când cineva trebuie să participe la o mulțime de întâlniri, este posibil să nu se poată concentra asupra muncii sale obișnuite. Acest lucru poate provoca o creștere a volumului de muncă, ceea ce poate duce la un sentiment de copleșire extremă a individului. Acest lucru se poate întâmpla atunci când cineva are multe întâlniri într-o zi, dar și atunci când aceste întâlniri sunt distribuite pe parcursul zilei. Dacă cineva nu are suficient timp între ședințe pentru a se concentra în mod corespunzător asupra muncii sale, ar putea rămâne în urmă.

Un alt impact negativ al oboselii în cadrul ședințelor este asupra productivității acestora. Este posibil ca participanții să fie dezangajați, să nu fie atenți la ceea ce se spune și să piardă informații vitale, fie din cauza epuizării, fie pentru că se gândesc la alte treburi care trebuie făcute. De asemenea, aceștia pot fi dezinteresați și pot evita să contribuie cu idei și detalii care ar fi necesare pentru o ședință reușită și productivă.

Care sunt semnele de avertizare ale oboselii la ședințe?

După cum am menționat, un impact și un simptom al oboselii la ședințe este reprezentat de persoanele care sunt stresate, anxioase și supraîncărcate de muncă. Acest lucru se poate manifesta în cadrul ședințelor, atunci când persoanele care, de obicei, ar putea fi implicate par dezinteresate și nu contribuie.

Un alt semn de avertizare că angajații se confruntă cu oboseala ședințelor este faptul că evită ședințele. Aceștia pot anula în ultimul moment sau pot solicita frecvent amânarea întâlnirilor pentru o dată viitoare. Acest lucru poate fi deosebit de frecvent în cazul întâlnirilor regulate care au loc în fiecare săptămână.

Oboseala întâlnirilor poate fi demonstrată, de asemenea, prin ratarea termenelor limită ale proiectului. Dacă oamenii sunt nevoiți să-și petreacă cea mai mare parte a timpului în ședințe, nu vor putea să își continue activitatea. Acest lucru va însemna, fără îndoială, că termenele limită vor fi ratate, deoarece activitatea nu poate fi desfășurată. Acest lucru poate contribui și mai mult la oboseala ședințelor, deoarece ședințele de proiect vor avea mai puține actualizări, ceea ce duce la o ședință irosită.

Cum să prevenim oboseala ședințelor

Există o serie de măsuri care pot fi luate pentru a evita oboseala ședințelor și pentru a crea o cultură a ședințelor sănătoasă și productivă într-o întreprindere.

Țineți o ședință doar atunci când este absolut necesar

Ședințele pot fi un instrument util și practic, contribuind la îmbunătățirea comunicării și oferind oamenilor o platformă pentru a-și exprima preocupările și a rezolva problemele în mod colaborativ. Cu toate acestea, nu va fi întotdeauna cea mai bună opțiune pentru a organiza o întâlnire. De exemplu, dacă un șef de echipă dorește informații actualizate despre un proiect, ar fi mai bine să ceară un raport de proiect celor care lucrează la el. Acest raport poate fi distribuit oricând celorlalți membri ai echipei pentru a vă asigura că toată lumea are actualizările necesare, dar poate însemna că oamenii nu pierd timpul participând la o ședință la care nu trebuie să fie prezenți.

De asemenea, ați putea să vă revizuiți ședințele regulate. Poate fi util pentru comunicarea în echipă să organizați întâlniri regulate pentru toți membrii echipei, pentru a-i informa pe ceilalți cu privire la ce lucrează și unde ar putea avea nevoie de sprijin. Cu toate acestea, ar putea fi benefic să analizați cât de des aveți această întâlnire. Dacă în prezent aveți o ședință zilnică de lucru a echipei, poate fi redusă la o ședință săptămânală? Dacă în prezent aveți o ședință de echipă săptămânală care durează o oră, poate fi redusă la 30 de minute? Luați notă de ceea ce se spune în prezent în cadrul ședinței obișnuite și căutați modalități prin care poate fi condensat sau redus.

Planificați o ședință succintă

După ce ați decis că o ședință este necesară, puteți planifica o agendă succintă a ședinței. Asigurați-vă că ordinea de zi conține punctele-cheie care vor îndeplini obiectivul reuniunii. O puteți trimite participanților atunci când îi invitați la ședință.

O agendă le permite oamenilor să știe la ce să se aștepte de la ședință și îi asigură că timpul lor nu va fi irosit. De asemenea, va ajuta la menținerea reuniunii pe drumul cel bun și va împiedica persoanele să intre în tangențe care ar putea să nu fie relevante pentru reuniune sau pentru ceilalți participanți.

Invitați doar persoanele esențiale

Odată ce cunoașteți obiectivul principal al reuniunii și aveți ordinea de zi, puteți decide cine va trebui să participe. Ar trebui să vă propuneți să invitați doar pe cei care vor beneficia de pe urma participării la reuniune și să evitați să invitați persoane care "ar putea" fi necesare. Dacă, în timpul ședinței, vă dați seama că trebuie să adresați o întrebare unui coleg care nu este prezent, puteți oricând să îl sunați sau să îi trimiteți un mesaj. În acest fel, aceștia pot transmite informații fără a fi nevoiți să asiste la o întreagă ședință care ar putea să nu fie relevantă pentru ei.

Adesea, este mai bine să invitați doar una sau două persoane dintr-o anumită echipă sau departament, decât întreaga echipă. Cei prezenți pot transmite oricând informații restului echipei lor sau puteți trimite procesul-verbal, astfel încât oamenii să rămână la curent cu ceea ce s-a spus. 

Dacă nu sunteți sigur cine trebuie să participe, puteți să îi întrebați individual sau să îi invitați în mod "opțional", astfel încât să decidă singuri. De asemenea, puteți pune ordinea de zi a ședinței într-un loc central, cum ar fi avizierul într-o zonă comună, și oferiți-le oamenilor posibilitatea de a participa la ședință dacă ei consideră că aceasta le va fi benefică.

Încercați să mențineți concentrarea asupra ședinței

Folosiți ordinea de zi a ședinței pentru a vă asigura că toată lumea rămâne pe drumul cel bun. Adesea, reuniunile pot fi deturnate, fie pentru că cineva ridică o problemă care nu este complet relevantă, fie pentru că se aduce în discuție un aspect care inițiază o discuție separată. Adesea, acestea pot fi conversații utile, dar s-ar putea ca ședința să nu fie locul cel mai potrivit pentru a le purta.

Încercați să reduceți la minimum orice discuții tangențiale. Dacă se pare că are loc o discuție valoroasă care nu este relevantă pentru ședință, notați-o pentru a fi continuată după ședință. Persoanele implicate ar putea fie să rămână la ședință pentru un timp suplimentar, fie să se organizeze o ședință separată sau un apel telefonic.

Folosiți instrumente utile de implicare

O modalitate de a menține oamenii implicați într-o ședință este de a folosi instrumente de comunicare vizuală. De exemplu, puteți utiliza o tablă albă pentru a lua notițe în timpul unei ședințe și pentru a nota ideile pe care oamenii le-au adus. Acest lucru poate oferi oamenilor ceva la care să se refere și pe care să se bazeze, ajutând astfel la o mai bună colaborare.

De asemenea, puteți utiliza ecrane de proiecție dacă utilizați o prezentare. Acest lucru poate contribui la menținerea atenției oamenilor, oferindu-le ceva la care să se uite și să își ia notițe. După ședință, puteți trimite prezentarea participanților, astfel încât aceștia să se poată referi la ea.

Desemnați pe cineva să întocmească procesul-verbal sau să ia notițe

Cineva care participă la ședință ar trebui să aibă responsabilitatea de a întocmi procesul-verbal sau de a lua notițe. Aceasta ar trebui să cuprindă sarcinile care au fost atribuite și cui au fost atribuite, precum și orice riscuri identificate și care va fi urmărirea acestora. Ar trebui să includă termenele limită pentru sarcini și proiecte și pașii următori.

Aceste note ar trebui apoi distribuite tuturor celor care au participat la întâlnire. De asemenea, ar putea fi util să le trimiteți persoanelor relevante care nu au participat la ședință, dar care ar putea avea acum o responsabilitate legată de proiect sau care ar putea fi nevoite să participe la următoarea ședință.

Încurajați feedback-ul

În cele din urmă, pentru a evita oboseala ședințelor în organizația dumneavoastră, ar trebui să încurajați și să colectați feedback-ul periodic din partea angajaților. Persoanele ar trebui să se simtă în largul lor să ofere un feedback sincer și constructiv cu privire la ședințe, de exemplu, dacă consideră că ședințele ar putea fi mai structurate sau dacă sunt necesare mai puține ședințe.

Feedback-ul poate fi colectat prin intermediul unor sondaje anonime, dacă doriți să vă asigurați că oamenii se simt în măsură să ofere opinii sincere. Alternativ, puteți întreba oamenii prin e-mail ce părere au avut despre întâlnire și dacă consideră că aceasta ar putea fi îmbunătățită în vreun fel. Ar trebui apoi să urmăriți să acționați pe baza feedback-ului relevant și să contribuiți la perfecționarea culturii ședințelor.

Desfășurați ședințe productive cu Nobo

Nobo are o gamă largă de instrumente practice de comunicare pentru a vă sprijini ședințele și a vă ajuta  să evitați oboseala ședințelor. De la tablouri albe și panouri de afișaj până la instrumente de proiecție și semnalizare, suntem siguri că avem soluția de care aveți nevoie pentru întâlniri și comunicare eficiente. Aruncați o privire la gama noastră de produse astăzi pentru a vedea cum vă putem sprijini organizația.