Companiile din întreaga lume se confruntă cu o concurență intensă și cu cerințe tot mai mari din partea clienților. Pentru a rămâne în frunte, organizațiile trebuie să își evalueze și să își optimizeze în permanență operațiunile. Un instrument puternic care a câștigat în ultimii ani este cartografierea fluxului de valoare (VSM). VSM este o tehnică vizuală și analitică utilizată pentru a identifica și elimina risipa, pentru a raționaliza procesele și pentru a îmbunătăți eficiența generală a afacerii. În această postare de pe blog, vom explora mai în detaliu cartografierea fluxului de valoare, modul în care o puteți pune în practică și cele mai bune instrumente pentru a vă ajuta.

Ce este cartografierea fluxului de valoare?

Cartografierea fluxului de valoare este actul de a crea o reprezentare vizuală a întregului proces sau "flux de valoare" prin care trece un produs sau un serviciu, de la cererea inițială a clientului până la livrarea acestuia. Această hartă ajută la identificarea atât a activităților care aduc valoare adăugată, cât și a celor care nu aduc valoare adăugată (deșeuri), permițând întreprinderilor să își optimizeze procesele în mod sistematic.

Care sunt principiile cheie ale cartografierii fluxului de valoare?

• Centrarea pe client

VSM începe cu o înțelegere profundă a nevoilor clienților și aliniază toate activitățile pentru a răspunde în mod eficient acestor nevoi.

• Optimizarea fluxului

Are ca scop stabilirea unui flux de lucru lin și neîntrerupt prin fluxul de valoare, reducând întârzierile și blocajele.

• Reducerea deșeurilor

VSM identifică și elimină diverse tipuri de deșeuri, cum ar fi supraproducția, timpii de așteptare, defectele și excesul de stocuri.

• Îmbunătățirea continuă

Procesul de VSM este continuu, încurajând organizațiile să caute în permanență modalități de îmbunătățire a operațiunilor lor.

Cum se realizează cartografierea fluxului de valoare

Cel mai bun mod de a realiza VSM este prin intermediul unei ședințe. Acesta poate fi o parte a reuniunii sau poate constitui baza întregului slot. În notele de ședință ar trebui să evidențiați exact ceea ce va fi prezentat participanților. Cartografierea valorii ar putea fi parcursul unui produs de la materiile prime până la client sau un proces specific din cadrul companiei dumneavoastră care trebuie eficientizat.

Atunci când vă alegeți participanții, asigurați-vă că implicați toți membrii echipei care pot oferi o contribuție valoroasă și/sau cei care vor fi afectați de orice decizie care ar putea fi luată ca urmare a VSM. Reunirea unei echipe interfuncționale asigură o viziune holistică asupra procesului care va fi cartografiat.

O modalitate excelentă de a începe este cartografierea stării actuale. Desenați o cronologie de la stânga la dreapta care să reprezinte procesul de la început până la sfârșit. Puteți utiliza simboluri, etichete și pixuri colorate pentru a distinge diferitele elemente. Pentru a începe, cele mai comune simboluri sunt:

• Dreptunghiuri - procese
• Triunghiuri - inventar
• Săgeți - flux
• Diamante - puncte de decizie

În timpul cartografierii stării actuale, puteți completa reprezentarea vizuală cu date, identificarea deșeurilor și măsurători.

Puteți trece apoi la cartografierea stării viitoare. Uneori, acest lucru începe cu un brainstorming de potențiale îmbunătățiri pe baza cartografierii situației actuale. În echipă, puteți să trasați procesul ideal și chiar să recalculați indicatorii pentru a vedea impactul potențialelor îmbunătățiri.

Va trebui să informați toate părțile interesate relevante cu privire la schimbările care urmează sesiunii VSM și să oferiți instruire, după caz, pentru a vă asigura că toată lumea înțelege și se poate adapta la noul proces.

Instrumente pentru cartografierea fluxului de valoare

Este important să obțineți elementul vizual al cartografierii fluxului de valoare, altfel tehnica este ineficientă. Pentru a crea diagrame VSM eficiente, veți avea nevoie de instrumentele potrivite.

• Hârtie și tablă albă

Uneori, cele mai simple instrumente sunt cele mai eficiente. Puteți crea diagrame VSM folosind hârtie și tablă albă în timpul sesiunilor de brainstorming sau atelierelor de lucru colaborative. Membrii echipei pot desena și adnota harta manual.

• Post-it notes

Post-it notes pot fi utilizate împreună cu o tablă albă sau o foaie mare de hârtie. Acestea sunt utile pentru a capta informații, pentru a marca etapele procesului și pentru a repoziționa cu ușurință elementele în timpul sesiunilor de brainstorming și de cartografiere.

 

• Excel

Microsoft Excel este un instrument versatil pentru a crea diagrame VSM de bază. Puteți utiliza formele și liniile din Excel pentru a reprezenta etapele și fluxurile procesului. Deși poate că nu oferă atractivitatea vizuală a unui software VSM specializat, este ușor de găsit și ușor de utilizat.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio este un instrument de diagramare dedicat care oferă șabloane VSM. Oferă o modalitate mai structurată și mai profesională de a crea diagrame VSM, cu forme și simboluri special concepute pentru cartografiere.

• Lucidchart

Lucidchart este un instrument de diagramare online care oferă șabloane pentru crearea de diagrame VSM. Este colaborativ, permițând mai multor membri ai echipei să lucreze simultan la aceeași diagramă. Lucidchart se integrează, de asemenea, cu alte programe de afaceri, cum ar fi Microsoft Office și Google Workspace.

• Visme

Visme este un instrument online versatil de design și infografic care poate fi utilizat pentru crearea de diagrame VSM. Acesta oferă o gamă largă de pictograme, forme și șabloane pentru a reprezenta diferite elemente ale fluxului de valoare. Este ușor de utilizat și vă poate ajuta să creați diagrame atractive din punct de vedere vizual.

• Miro

Miro este o platformă online de tablă albă colaborativă concepută pentru colaborare vizuală. Este excelent pentru echipele virtuale sau pentru atelierele de lucru la distanță. Puteți crea diagrame VSM, adăuga note lipicioase și colabora în timp real.

• SmartDraw

SmartDraw este un software de creare de diagrame care oferă șabloane pentru VSM și alte diagrame. Oferă o varietate de opțiuni de personalizare și se integrează cu Microsoft Office și alte instrumente.

• Tallyfy

Tallyfy este un instrument de gestionare a proceselor și de automatizare a fluxurilor de lucru care poate fi utilizat pentru a crea diagrame VSM. Este deosebit de util dacă doriți să documentați și să automatizați simultan procesele de flux de valoare.

• Kumu

Kumu este o platformă web pentru crearea de hărți de sistem, care poate fi adaptată pentru cartografierea fluxului de valoare. Este un instrument mai avansat pentru vizualizarea sistemelor complexe și a relațiilor din cadrul unui flux valoric.

• Gliffy

Gliffy este un instrument de diagramare online care oferă șabloane pentru VSM. Este ușor de utilizat și oferă funcții de colaborare pentru cartografierea în echipă.

Atunci când alegeți un instrument de birou pentru cartografierea fluxului de valoare, luați în considerare preferințele echipei dumneavoastră, complexitatea proceselor dumneavoastră și dacă aveți nevoie de funcții de colaborare în timp real. Instrumentul potrivit pentru compania dvs. va depinde de nevoile dvs. specifice și de nivelul de detaliu pe care doriți să îl capturați în diagramele VSM.