O întâlnire bine planificată este întotdeauna ideală, dar nu este întotdeauna posibilă. Adesea, pentru a face față unei situații urgente, este nevoie de o colaborare spontană și de luarea rapidă a deciziilor. În acest caz, va trebui să organizați o ședință ad-hoc.

Ședințele ad-hoc sunt diferite de ședințele periodice și necesită o abordare ușor diferită. În acest blog, analizăm diferențele dintre ședințele ad hoc și ședințele obișnuite, cum să știm când este necesară o ședință ad hoc și cum să desfășurăm o ședință eficientă de ultim moment.

Care este diferența dintre o ședință ad hoc și o ședință obișnuită?

O ședință ad hoc va fi diferită de o ședință obișnuită, deoarece va fi o ședință care nu a fost planificată. Aceasta va avea loc pentru o situație neprevăzută anterior, care necesită o atenție imediată.

Așadar, una dintre diferențele dintre o reuniune ad-hoc și o reuniune ordinară este că aceasta poate consta într-o ordine de zi mai informală. Participanții și organizatorul nu vor fi avut la dispoziție atât de mult timp pentru a se pregăti ca de obicei pentru o reuniune, așa că este posibil să fie nevoiți să gândească rapid. De obicei, în cazul unei reuniuni ad-hoc, deciziile trebuie luate și puse în aplicare rapid, în timp ce în cazul unei reuniuni obișnuite, oamenii au mai mult timp la dispoziție pentru a pune în aplicare acțiunile.

Când convocați o reuniune ad-hoc de ultim moment

O reuniune ad-hoc de ultim moment trebuie convocată numai dacă este absolut necesar. Dacă îi chemați pe oameni la o ședință cu puțin timp înainte, le veți întrerupe ziua, iar după ședință, indiferent cât de scurtă ar fi aceasta, poate dura ceva timp până când oamenii își vor reveni la normalitate.

Ori de câte ori este posibil, ar trebui să încercați să anunțați oamenii cu suficient timp înainte de a participa la o ședință. Cu toate acestea, vor exista situații în care acest lucru nu este posibil și va fi necesară o reuniune ad-hoc. Aceasta poate fi o situație de urgență sau poate fi cauzată de o oportunitate care a apărut într-un termen scurt și care necesită o acțiune imediată. Ar putea fi vorba de un feedback imediat din partea membrilor echipei sau de actualizări urgente ale unui proiect. S-ar putea să existe o confuzie cu privire la ceea ce se cere echipei, iar o ședință este necesară pentru a oferi clarificări, astfel încât oamenii să își poată continua activitatea cu obiective clare.

Chiar și în aceste situații, ar trebui să vă gândiți dacă o ședință este cea mai bună soluție. S-ar putea ca un e-mail sau un apel telefonic cu unul sau doi participanți să fie suficient. Uneori, problema poate fi prea complexă pentru a fi discutată prin e-mail sau poate implica prea multe persoane - în acest caz, o întâlnire poate fi soluția.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare impactul organizării unei întâlniri de ultim moment și să comparați costurile cu beneficiile. Nu este niciodată ideal să întrerupeți ziua cuiva, dar poate fi mai bine să faceți acest lucru decât să nu organizați deloc ședința.

Cum să organizați o ședință ad-hoc eficientă

Ședințele ad-hoc abordează, de obicei, nevoi cu prioritate ridicată, așa că este esențial ca acestea să fie organizate în mod eficient.

Stabiliți obiective clare și o ordine de zi pentru ședință

Chiar dacă o ședință ad-hoc va avea puțin timp de pregătire, este totuși important să stabiliți obiective clare. Aceste obiective pot fi scurte și succinte, dar stabilirea lor va ajuta la menținerea concentrării tuturor, ceea ce va duce la rezultate mai productive.

Odată ce aveți obiectivele, puteți întocmi o agendă. Aceasta poate fi mai informală decât o ordine de zi obișnuită a unei reuniuni, dar trebuie să acopere totuși cele mai importante puncte. Dacă este posibil, aceasta ar trebui să fie distribuită participanților înainte de ședință - chiar și cu 10 minute înainte, pentru a permite oamenilor să se pregătească puțin și să înceapă să se gândească la ceea ce este necesar. Acest lucru poate ajuta la economisirea de timp prețios în timpul reuniunii.

Invitați doar părțile interesate cheie

O reuniune ad-hoc de ultim moment va perturba probabil zilele participanților. Prin urmare, ar trebui să încercați să reduceți la minimum această perturbare, invitând doar părțile interesate cheie. Aceasta ar trebui să includă doar persoanele care sunt direct implicate în situație și/sau care au cunoștințele și expertiza necesare în domeniu.

Uneori, ar fi mai bine să fie incluse și persoanele care vor fi afectate de deciziile luate în cadrul reuniunii, dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Ar putea fi mai practic să invitați doar liderii de echipă și să îi lăsați să distribuie și să delege informații și acțiuni echipei lor, odată ce deciziile au fost luate.

Mențineți întâlnirea pe drumul cel bun

Timpul va fi probabil scurt în timpul întâlnirii. Prin urmare, este esențial ca discuțiile să fie concentrate și să se mențină pe drumul cel bun. Ar trebui să consultați ordinea de zi a reuniunii pentru a vă asigura că tot ceea ce trebuie să fie abordat este abordat, în cel mai eficient mod posibil. În cazul în care conversațiile se abat de la subiect, trebuie să ghidați oamenii înapoi la ordinea de zi.

Uneori, poate apărea o conversație care ar putea fi valoroasă, dar care nu este în totalitate relevantă pentru problema curentă. În acest caz, notați ce s-a spus și organizați o altă întâlnire sau un apel telefonic informal pentru a continua discuția la o dată ulterioară.

Încurajați participarea

Deși o întâlnire ad-hoc de ultim moment trebuie să fie succintă, trebuie să încurajați participarea participanților. Dacă nu este nevoie să colaborați în cadrul ședinței, atunci s-ar putea să nu existe niciun motiv pentru a organiza ședința, iar un e-mail informativ ar fi mai potrivit.

Pentru a încuraja colaborarea, trebuie să vă asigurați că sala de ședințe dispune de instrumentele de comunicare necesare. Aceasta ar putea include flipchart, whiteboards, și chiar un ecran de proiecție dacă aveți nevoie ca toată lumea să vadă ceva, cum ar fi un site web sau un instrument de analiză. Ar trebui să luați notițe unde toată lumea să le poată vedea și să se refere la ele în timpul ședinței, astfel încât să se poată inspira din ideile altor persoane.

Respectați ora programată

Este important pentru majoritatea reuniunilor să respectați ora programată, dar acest lucru este și mai important pentru reuniunile ad-hoc. O ședință de ultimă oră trebuie să înceapă și să se încheie la timp, pentru a reduce la minimum perturbarea zilelor participanților.

Respectarea timpului alocat va contribui, de asemenea, la menținerea concentrării ședinței. Dacă sunteți strict în ceea ce privește respectarea timpului, veți fi mai conștient de faptul că trebuie să respectați agenda și să luați decizii rapide. Ar trebui să vă atribuiți dvs. sau unui alt participant responsabilitatea de a ține evidența timpului și de a le reaminti cu blândețe oamenilor dacă lucrurile par să dureze mai mult decât era planificat.

Notați acțiunile și pașii următori

Pentru a desfășura o reuniune ad hoc productivă, cineva din cei prezenți ar trebui să ia notițe pe tot parcursul acesteia. Aceasta ar trebui să includă acțiunile, cine este responsabil și termenele limită pentru fiecare acțiune. Păstrarea unei înregistrări a ceea ce s-a spus și s-a hotărât înseamnă că participanții vor avea ceva la care să se refere după încheierea ședinței, astfel încât să știe exact ce li se cere.

Ar trebui să trimiteți notele după încheierea ședinței și să vă asigurați că acestea ajung la toți cei prezenți. În cazul în care alți membri ai echipei care nu au fost prezenți au acum o responsabilitate, trebuie să vă asigurați, de asemenea, că aceștia sunt implicați în comunicare.

De asemenea, puteți stabili care vor fi următorii pași pentru a urmări deciziile luate în cadrul reuniunii și acțiunile stabilite. S-ar putea ca în viitor să fie nevoie de o altă întâlnire planificată sau poate că rapoartele de proiect vor fi mai potrivite.

Sunteți gata pentru întâlnirea ad-hoc?

Cunoașterea modului de planificare și organizare a unei întâlniri ad-hoc este o cunoaștere valoroasă. Acum veți ști cum să vă descurcați atunci când apare o situație improvizată care necesită o atenție urgentă și veți putea acționa rapid și eficient.

Nobo are o gamă de instrumente și soluții practice pentru a sprijini întâlnirile și comunicarea eficientă la locul de muncă, inclusiv tablouri albe, panouri de semnalizare, panouri de anunțuri și echipamente de proiecție. Aruncați o privire la produsele noastre astăzi pentru a vedea cum vă putem ajuta afacerea.