O urmărire eficientă a unei reuniuni este o modalitate esențială de a asigura comunicarea deciziilor și a planurilor, precum și finalizarea acțiunilor. Mai jos, vă explicăm de ce este atât de important să dați curs unei întâlniri și cum puteți face acest lucru în mod corespunzător și cu succes.

De ce este important să dați curs întâlnirii?

Într-o singură întâlnire pot fi abordate multe lucruri. Urmărirea ședinței creează o înregistrare la care participanții pot face referire, astfel încât să știe clar ce s-a discutat și ce acțiuni au rezultat în urma ședinței.

Fără o urmărire a ședinței, detaliile importante ar putea fi uitate, iar sarcinile convenite ar putea să nu fie îndeplinite. Acest lucru ar putea avea un impact negativ asupra productivității și chiar asupra reputației brandului.

Un follow-up al întâlnirii poate fi util și pentru cei care nu au putut participa la întâlnire. Aceștia vor putea afla ce s-a discutat, astfel încât să aibă toate informațiile relevante de care ar putea avea nevoie.

Utilizarea unui e-mail de urmărire după ședință poate oferi, de asemenea, un fir de legătură pentru ca oamenii să urmărească progresul acțiunilor și să ofere feedback cu privire la momentul în care sarcinile au fost finalizate sau dacă au existat întârzieri.

Cele mai bune practici pentru ședință, pentru a permite o urmărire eficientă

Pentru a urmări în mod eficient desfășurarea ședinței, există câteva măsuri pe care ar trebui să le luați în timpul ședinței propriu-zise.

Redactați un proces-verbal

Alegerea unei persoane din cadrul ședinței pentru a redacta un proces-verbal este un instrument util de utilizat atunci când se urmărește desfășurarea unei ședințe. Dacă aveți întâlniri regulate, puteți fie să schimbați persoana care întocmește procesele-verbale, fie să desemnați o singură persoană care să le întocmească de fiecare dată. Poate fi util dacă persoana în cauză a mai întocmit procese-verbale înainte, astfel încât să știe cum să le întocmească cel mai bine și ce trebuie să includă.

Procesul-verbal trebuie să rezume subiectele discutate, cine a spus ce și ce acțiuni au fost identificate, precum și orice termene limită care au fost notate. Dacă există o ordine de zi a ședinței, aceasta poate fi folosită ca model pentru a lua notițe, astfel încât să fie clar ce s-a discutat și când.

Procesul-verbal poate fi inclus într-un e-mail de urmărire după ședință, dar nu ar trebui să fie singurul lucru inclus. Deși pot fi utile ca referință, ele pot conține prea multe informații pentru fiecare participant la ședință, iar acțiunile cheie se pot pierde.

Identificați acțiunile și desemnați proprietarii

Este esențial ca în fiecare ședință să identificați în mod clar acțiunile și să desemnați un proprietar pentru fiecare acțiune, astfel încât oamenii să știe de ce sunt responsabili după ședință.

Atunci când apar acțiuni potențiale în cadrul unei ședințe, discutați ce va trebui să se întâmple și termenul limită până la care va trebui să se întâmple. Identificați persoana cea mai potrivită pentru a-și asuma responsabilitatea pentru fiecare acțiune și asigurați-vă că aceasta înțelege ce i se va cere.

S-ar putea ca o acțiune să necesite mai multe persoane pentru a fi finalizată. Chiar și în acest caz, atribuiți doar un singur proprietar. Acest lucru simplifică urmărirea și monitorizarea acțiunii și ajută la evitarea confuziei și a replicării muncii.

Uneori, persoana cea mai potrivită pentru a se ocupa de o acțiune poate să nu fie prezentă la ședință. În acest caz, desemnați o persoană să comunice individului ceea ce va fi necesar.

Faceți fotografii ale muncii în colaborare

Adesea, în cadrul ședințelor, veți folosi tablă albă sau a flipchart șevalet pentru a lua notițe și a face brainstorming. Acestea pot fi utile în timpul ședinței, deoarece le oferă tuturor șansa de a vedea clar ce se discută.

Cu toate acestea, este important ca orice notițe luate să poată fi împărtășite după ședință în cadrul unui follow-up. În caz contrar, este posibil să fi făcut notițe și idei utile și importante care se vor pierde și vor fi uitate după ședință.

Puteți face fotografii ale notițelor pe care le luați pe tablă și apoi să le partajați într-un e-mail de urmărire a ședinței. Sau, dacă notele nu sunt suficient de clare, puteți face fotografii și apoi puteți însărcina pe cineva să transfere informațiile într-un document. Acest lucru poate fi util pentru brainstorming, deoarece puteți păstra fluxul vizual, asigurându-vă în același timp că fiecare cuvânt este lizibil.

Rezumați la sfârșitul ședinței

La sfârșitul ședinței, trebuie să vă acordați câteva minute pentru a rezuma pe scurt ceea ce s-a discutat și s-a decis, împreună cu acțiunile întreprinse. Spuneți-le oamenilor cum și cine va da curs întâlnirii și când se pot aștepta să primească acest follow-up.

Cum să urmăriți o întâlnire

Creați un plan de acțiune

Una dintre cele mai importante părți ale urmăririi unei întâlniri este crearea unui plan de acțiune. Ar trebui să folosiți notele de la ședință ca bază pentru a vă crea planul de acțiune. Acest document va arăta exact ce acțiuni vor fi întreprinse, cine va fi responsabil pentru ele și care este calendarul în care vor trebui abordate și finalizate.

De asemenea, puteți utiliza planul de acțiune pentru a clasifica acțiunile, identificând care sunt urgente și care sunt mai puțin urgente. Poate fi util ca documentul să fie colaborativ, astfel încât oamenii să îl poată actualiza pe tot parcursul proiectului cu stadiul acțiunilor lor.

Împărtășiți urmărirea întâlnirii

Odată ce aveți procesul-verbal al întâlnirii și planul de acțiune, va trebui să împărtășiți urmărirea. Cea mai frecventă modalitate de a face acest lucru este de a trimite un e-mail de urmărire a întâlnirii. Dacă întâlnirea este legată de un proiect în curs de desfășurare, ar putea fi util să creați un canal de mesaje dedicat pe Slack sau Teams și să îl utilizați pentru toate comunicările, inclusiv pentru monitorizarea întâlnirii.

Ar trebui să trimiteți monitorizarea întâlnirii cât mai curând posibil după întâlnire - de obicei, în termen de 24-48 de ore, pentru a permite pregătirea procesului-verbal și a oricăror alte documente.

Urmărirea unei reuniuni ar trebui să fie trimisă tuturor celor care au participat la reuniune, precum și oricăror alte părți relevante care fie nu au putut participa, fie nu au participat, dar care ar putea fi implicate acum într-o acțiune.

Urmărirea reuniunii ar trebui să includă procesul-verbal și planul de acțiune al reuniunii. De asemenea, ar trebui să includeți un scurt rezumat al reuniunii, pentru a reîmprospăta memoria oamenilor cu privire la ceea ce s-a discutat și pentru a-i informa pe cei care nu au fost prezenți. Dacă ați luat notițe pe o tablă, includeți și fotografiile sau versiunea în format document a acestora. În cazul în care întâlnirea a inclus o prezentare, atașarea diapozitivelor poate fi de asemenea utilă.

Exemplu de e-mail de urmărire a întâlnirii

Subiect:  Urmărirea [subiectului întâlnirii]

Dragă echipă,

Vă mulțumim că v-ați făcut timp să participați la întâlnirea noastră de astăzi. Vă apreciez munca și eforturile depuse pentru a-l face productiv.

Pentru a continua reuniunea, aș dori să rezum factorii cheie care au fost discutați:

[listă cu puncte cheie ale discuțiilor]

S-au decis următoarele acțiuni:

[listă punctuală a acțiunilor și a proprietarilor acțiunilor]

Am atașat un document de plan de acțiune pentru a ne ajuta să lucrăm la aceste acțiuni. [Acest document este colaborativ și este salvat în [folder].] Vă rugăm să folosiți acest plan de acțiune pentru a-i ține pe toți la curent cu evoluția acțiunilor. Dacă întâmpinați probleme în ceea ce privește finalizarea acțiunilor, vă rog să mă anunțați, astfel încât să putem ține echipa la curent.

Am atașat, de asemenea, procesul-verbal și alte documente care au stat la baza întâlnirii noastre, pentru referință.

Următoarea noastră întâlnire va avea loc la [data] și aștept cu nerăbdare să ne vedem cu toții atunci.

Cele mai bune urări,

[Nume]

Cum să țineți evidența atunci când urmăriți desfășurarea reuniunii

Este important să nu trimiteți pur și simplu urmărirea reuniunii și apoi să nu verificați din nou până la următoarea reuniune, mai ales dacă există o pauză mare între reuniuni. Țineți evidența a ceea ce se întâmplă cu planul dumneavoastră de acțiune.

Dacă se pare că lucrurile nu sunt finalizate în timpul stabilit, contactați-vă colegii pentru a vedea dacă există o problemă. Este posibil ca aceștia să se confrunte cu un obstacol care necesită contribuția restului echipei sau poate că au uitat să actualizeze documentul. Indiferent de problemă, ajutați-i să o rezolve și asigurați-vă că echipa de proiect este informată.