În lumea de astăzi, în care ritmul este rapid, întâlnirile sunt o parte omniprezentă a vieții profesionale. Fie că sunt virtuale sau în persoană, reuniunile sunt forumuri esențiale pentru colaborare, brainstorming, luarea deciziilor și schimbul de informații. Cu toate acestea, nu este neobișnuit ca unii participanți să domine discuțiile, în timp ce alții se străduiesc să se facă auziți. Pentru a asigura întâlniri productive și incluzive, este esențial să practicați o etichetă care să responsabilizeze toți participanții și să le ofere posibilitatea de a se exprima. În acest blog vom explora strategiile și tehnicile pentru atingerea acestui echilibru.

Stabilirea unor obiective clare

Primul pas pentru a vă asigura că vocea tuturor este ascultată este stabilirea unor obiective clare pentru ședință. Stabiliți în prealabil scopul, rezultatele dorite și ordinea de zi, astfel încât acestea să poată fi comunicate participanților. Acest lucru le va permite să vină pregătiți și gata să își asume rolul în cadrul discuției. Având un obiectiv comun, este mai ușor să mențineți ședința pe drumul cel bun și să vă asigurați că toate vocile sunt relevante pentru subiect.

Limitați dimensiunea ședinței

Trebuie să analizați cu atenție dimensiunea ședinței. Deși este posibil să nu puteți dicta numărul, grupurile mai mici sunt adesea mai favorabile discuțiilor incluzive. Atunci când sunt mai puțini participanți, este mai ușor pentru toată lumea să contribuie și să se implice activ. Reuniunile mai mari tind să creeze un mediu în care unele voci sunt mai susceptibile de a fi înecate sau trecute cu vederea. În cazul în care este necesar un grup mare, luați în considerare posibilitatea de a-l împărți în subgrupuri mai mici sau de a folosi sesiuni de discuții pentru a încuraja o participare mai concentrată.

Creați un mediu favorabil incluziunii

Pentru a da putere tuturor vocilor, este esențial să promovați un mediu de întâlnire sigur și favorabil incluziunii. Acest lucru înseamnă stabilirea unor reguli de bază pentru o comunicare respectuoasă, cum ar fi:

• Fără întreruperi
• Respectarea opiniilor
• Încurajarea participării
• Folosiți un limbaj incluziv

Stabilirea acestor reguli de bază la începutul ședinței poate contribui la crearea unei atmosfere respectuoase în care toată lumea se simte confortabil să vorbească. Luați în considerare utilizarea unui Flipchart Easel pentru a capta aceste reguli de bază, astfel încât să fie disponibile pentru toată lumea în timpul ședinței.

Rotiți rolul de facilitator

Dacă sunteți deseori persoana care conduce ședința, veți fi experimentat pe propria piele influența semnificativă pe care o aveți asupra persoanelor care au dreptul să vorbească și pentru cât timp. Pentru a distribui această responsabilitate în mod mai echitabil, luați în considerare posibilitatea de a roti rolul de facilitator între alți membri ai echipei. Este posibil ca alți angajați să aibă stiluri și priorități diferite de ale dumneavoastră, ceea ce ar putea contribui la asigurarea unei game mai largi de voci care să fie auzite în timp.

Utilizați o ordine de luare a cuvântului

Pentru a vă asigura că fiecare participant la ședință are șansa de a vorbi, stabiliți o ordine de luare a cuvântului. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca o listă care să facă parte din ordinea de zi sau să se deplaseze în jurul camerei virtuale sau fizice într-o anumită direcție. Alternativ, în cazul reuniunilor la distanță, participanții pot folosi un sistem digital de "ridicare a mâinii", care este obișnuit pe principalele platforme de comunicare. Această metodă garantează că discuția decurge fără probleme și că toată lumea are ocazia de a contribui.

Implementați limite de timp

În cadrul reuniunilor mai lungi, poate fi dificil să mențineți implicarea și să oferiți tuturor posibilitatea de a vorbi. Implementarea unor limite de timp pentru contribuțiile individuale poate fi de ajutor. De exemplu, ați putea acorda fiecărui participant două minute pentru a-și exprima inițial gândurile, iar apoi comentariile ulterioare ar putea fi limitate la un minut. Această abordare încurajează contribuțiile concise și concentrate, împiedicând ca o singură voce să domine conversația.

Încurajați ascultarea activă

Ascultarea activă este o componentă vitală a unei comunicări eficiente. Încurajați participanții să se implice în mod activ cu fiecare vorbitor prin:

• Menținerea contactului vizual în timpul întâlnirilor în persoană
• Evitarea distragerii atenției, cum ar fi verificarea telefoanelor sau multitasking
• Punerea de întrebări clarificatoare pentru a arăta înțelegere și interes.
• Luarea de notițe pentru a reține punctele și ideile cheie.

Utilizați tehnologia cu înțelepciune

În era digitală de astăzi, tehnologia poate fi atât o binecuvântare, cât și un blestem în cadrul ședințelor. Cu toate acestea, ea poate fi folosită cu înțelepciune pentru a da putere vocilor, în loc să le reducă la tăcere. În cazul reuniunilor virtuale, asigurați-vă că toți participanții au acces la instrumentele necesare și la o conexiune stabilă la internet, astfel încât să își poată oferi contribuția. Furnizați instrucțiuni clare privind modul de utilizare a oricăror caracteristici digitale, cum ar fi partajarea ecranului sau funcțiile de chat, pentru a vă asigura că acestea îmbunătățesc și nu împiedică eforturile de comunicare.

Încurajați contribuțiile scrise

Uneori, oamenii se pot simți mai confortabil să își exprime gândurile în scris decât verbal în cadrul unei reuniuni. Ați putea încuraja participanții să prezinte contribuții scrise înainte sau în timpul reuniunii. Acest lucru poate fi deosebit de util în cadrul reuniunilor mai mari, unde oportunitățile de a lua cuvântul pot fi limitate sau intimidante. Asigurați-vă că dumneavoastră (sau cel care conduce) citiți aceste contribuții cu voce tare sau că le afișați pe un ecran sau avizierul pentru a vă asigura că sunt incluse în discuție.

Acordați timp pentru reflecție

După ce se poartă discuții sau se iau decizii importante în cadrul unei ședințe, este valoros să acordați timp pentru reflecție înainte de a finaliza concluziile. Acest lucru îi poate ajuta pe participanții mai liniștiți la ședință să își adune gândurile și să contribuie mai eficient. Încurajați participanții să ia o pauză sau să se reîntâlnească mai târziu pentru a relua subiectul. Această abordare asigură că toate vocile au șansa de a fi auzite, iar deciziile sunt bine gândite.

Cereți feedback

După încheierea reuniunii, solicitați feedback din partea participanților cu privire la procesul reuniunii în sine. Cereți contribuții cu privire la modul de îmbunătățire a incluziunii și eficienței reuniunii. Acest lucru nu numai că vă ajută să vă rafinați eticheta de ședință, dar demonstrează și angajamentul față de îmbunătățirea continuă și de împuternicirea tuturor vocilor din echipa sau afacerea dumneavoastră.

Ședințele eficiente nu se referă doar la atingerea obiectivelor; ele vizează, de asemenea, promovarea colaborării, încurajarea diverselor perspective și împuternicirea tuturor vocilor. Prin punerea în aplicare a acestor strategii de etichetă pentru ședințe, puteți crea un mediu de ședință mai incluziv și mai productiv, în care vocea fiecăruia este nu numai ascultată, ci și apreciată. Nu uitați că cheia succesului ședințelor este să vă asigurați că fiecare participant se simte văzut, auzit și respectat în cadrul discuției, ceea ce duce în cele din urmă la un proces decizional mai bun și la o coeziune mai puternică a echipei.