Amenajarea sălii de ședință poate avea un mare impact asupra gradului de implicare a participanților la ședință. Dar aspectul potrivit va depinde de scopul întâlnirii dumneavoastră. Mai jos, analizăm de ce anume aspectul sălii de ședință poate facilita implicarea, câteva dintre diferitele opțiuni de amenajare a sălii de ședință disponibile și cum să o alegeți pe cea mai bună pentru ședința dumneavoastră.

De ce este importantă amenajarea sălii de ședință

Există multe motive pentru care este importantă amenajarea sălii de ședință. O dispunere corectă va ajuta echipa să se simtă mai implicată și mai capabilă să contribuie la ședință. Aceasta poate contribui la facilitarea ideilor și a discuțiilor, ceea ce poate duce, în cele din urmă, la o ședință mai productivă.

Folosirea unei amenajări diferite a sălii de ședință față de ceea ce ar fi de așteptat poate fi o modalitate bună de a schimba lucrurile. Poate ajuta oamenii să iasă din obiceiurile lor obișnuite și să fie deschiși la idei și experiențe noi.

Ce trebuie să luați în considerare pentru amenajarea sălii de ședință

Atunci când decideți opțiunile de amenajare a sălii de ședință, trebuie să luați în considerare câțiva factori. Acestea includ:

• Numărul de participanți

Câte persoane vor participa la reuniunea dumneavoastră? Acest lucru va avea un mare impact asupra stilurilor de amenajare a sălii de ședințe pe care le puteți alege. Unele opțiuni nu vor fi adecvate pentru grupuri mari, iar altele nu vor funcționa pentru grupuri mai mici.

• Accesibilitate

Amenajarea sălii de ședință va trebui să respecte normele de sănătate și siguranță. Va trebui să asigurați căi libere către ieșirile de urgență și să asigurați accesul scaunelor cu rotile, dacă este necesar.

• Dimensiunea sălii de ședință

Dimensiunea sălii de ședință poate restricționa opțiunile de amenajare a sălii de ședință. În cazul în care camera este prea mică, este posibil să aveți puține opțiuni de amenajare a acesteia. Cu toate acestea, veți avea în continuare opțiuni atractive, pe care le vom detalia mai jos.

• Instrumente vizuale

Ce fel de instrumente vizuale veți folosi în cadrul reuniunii? Aveți nevoie de o centrală ecran de proiecție? Intenționați să planificați în mod colaborativ pe whiteboards? Instrumentele pe care le veți folosi vor decide cea mai bună amenajare a sălii de ședință pentru cerințele dumneavoastră.

• Echipamentul participanților

Ce echipament vor folosi participanții dumneavoastră? Dacă vor avea laptopuri, amenajarea sălii de ședință va trebui să includă puncte de încărcare, astfel încât oamenii să poată continua să lucreze fără întrerupere, dar și pentru ca firele să nu devină un pericol de împiedicare.

• Necesități suplimentare

Atunci când decideți asupra amenajării sălii de ședință, va trebui să luați în considerare și orice alte necesități suplimentare care vor fi prezente la ședință. De exemplu, dacă veți mânca în sala de ședințe, va trebui să includeți un spațiu pentru mâncare. Dacă vor fi disponibile ceai și cafea, veți avea nevoie de un spațiu pentru acestea sau va trebui să le includeți pe mesele unde vor lucra oamenii.

• Objectives

În cele din urmă, dar poate cel mai important, va trebui să vă gândiți la ceea ce doriți să obțineți în cadrul reuniunii dumneavoastră. Acest lucru va avea cel mai mare impact asupra celei mai bune amenajări a sălii de ședință pentru a promova o implicare maximă. Întâlnirea dumneavoastră este pentru a transmite informații? Este pentru a colabora și a veni cu idei? Este pentru a învăța și a educa? Fiecare stil de amenajare a sălii de ședință va avea avantaje și dezavantaje, așa că obiectivele dvs. pentru ședință trebuie să fie clare.

Opțiuni de amenajare a sălii de ședință

U-shape

Amenajarea sălii de ședință în formă de U este poate una dintre cele mai comune amenajări, în special atunci când aveți un punct central, cum ar fi o prezentare sau un vorbitor. În cazul amenajării în formă de U, mesele vor fi așezate în formă de potcoavă. La capătul deschis, puteți amplasa o tablă albă, un ecran de proiecție sau un difuzor (sau toate acestea, dacă reuniunea dvs. o cere).

De asemenea, puteți configura o formă de U fără mese, dacă nu sunt necesare pentru reuniune. În acest caz, puteți aranja pur și simplu scaunele în formă de U, astfel încât toată lumea să poată vedea punctul central.

Forma de U permite o mai bună comunicare între participanți, deoarece se pot vedea cu toții. În același timp, toți participanții pot vedea cu ușurință vorbitorul și/sau prezentarea, astfel încât le este ușor să rămână implicați. Atunci când se folosesc mese, participanții pot lua cu ușurință notițe pe laptopuri sau pe hârtie.

Un dezavantaj al dispunerii în formă de U este că majoritatea participanților vor vedea punctul central din lateral. Acest lucru poate deveni inconfortabil dacă întâlnirea va dura mult timp.

De asemenea, forma în U nu este cea mai bună dacă aveți grupuri mari. În cazul în care forma de U este prea mare, oamenii nu vor putea comunica și ar putea avea dificultăți în a vedea punctul central. De asemenea, va trebui să luați în considerare faptul că forma de U nu folosește spațiul în cel mai eficient mod, astfel încât este posibil ca sălile de ședință mai mici să nu poată fi adaptate la această dispunere.

Sala de ședințe

Dispunerea în sala de ședințe este o altă dispunere populară a sălii de ședință. În acest stil, veți avea de obicei o masă mare dreptunghiulară cu scaune în jurul ei. Această dispunere funcționează cel mai bine pentru întâlnirile care se concentrează mai degrabă pe o agendă decât pe o prezentare, în cadrul cărora se fac schimburi de informații și de idei potențiale.

Avantajele acestui stil de dispunere a sălii de ședință sunt că permite tuturor participanților să comunice și să colaboreze, deoarece fiecare se poate vedea direct. Masa oferă suficient spațiu pentru laptopuri și documente, precum și pentru băuturi și chiar mâncare.

Unul dintre dezavantajele acestei dispuneri este că nu este cea mai bună pentru toată lumea, dacă trebuie să fie vizualizată o prezentare. În mod normal, unele persoane vor trebui să se întoarcă în scaunele lor, dacă este nevoie de un punct central.

Un alt dezavantaj este că participanții ar putea fi distrași dacă au laptopurile în fața lor. În acest caz, este important să comunicați că e-mailurile și alte activități trebuie să aștepte până după ședință.

Un alt dezavantaj potențial al amenajării sălii de ședințe este că persoanele aflate la capetele de masă se pot simți izolate. Uneori, dacă aveți un președinte de ședință sau un lider care trebuie să fie punctul central, poate funcționa foarte bine dacă aveți unul sau doi oameni la capete. Dacă organizați o ședință în care toată lumea trebuie să fie pe picior de egalitate, utilizarea unei mese circulare sau pătrate poate ajuta la echilibrarea lucrurilor.

Teatru

Stilul de amenajare a sălii de ședință teatru este perfect pentru grupuri foarte mari, în care obiectivul ședinței este transmiterea de informații sau educarea. Aici, veți aranja scaunele în rânduri, ca la teatru, toate orientate spre un punct central. Adesea, punctul central va include un ecran de proiecție cu o prezentare pe care oamenii o pot urmări.

Unul dintre avantajele acestei opțiuni de amenajare este că puteți găzdui cu ușurință grupuri mari de persoane. Fără mese, puteți amplasa mai multe scaune, permițând în același timp un acces ușor. Participanții vor fi complet concentrați asupra vorbitorului și/sau a prezentării, deoarece toți vor putea să o vadă cu ușurință și nu vor avea în fața lor laptopuri sau orice altceva care le-ar putea distrage atenția.

Această dispunere a sălii de ședință nu este cea mai bună dacă ședința dvs. necesită colaborare între participanți. Dacă este necesar, se poate invita la discuții între cei care stau unul lângă celălalt, dar, în general, trebuie să se concentreze asupra vorbitorului și asupra asimilării informațiilor.

În această configurație poate fi dificil pentru participanți să ia notițe. Ați putea folosi scaune de tip universitar care includ o masă mică, atașată, pentru a lua notițe. Sau, puteți să vă asigurați că prezentarea este trimisă participanților după ședință, pentru ca aceștia să se poată reîmprospăta cu ceea ce s-a spus.

Sala de clasă

Dispunerea sălii de ședință în sala de clasă este similară cu cea din sala de teatru, dar aici vor exista mese. Așadar, sala va fi amenajată ca o sală de clasă, cu mese și scaune așezate în rânduri orientate spre partea din față a sălii. Această configurație este excelentă dacă aveți o prezentare și/sau un vorbitor, dar și dacă participanții trebuie să folosească laptopuri sau alte dispozitive. Mesele oferă spațiu suplimentar pentru lucru și, de asemenea, pentru băuturi și mâncare, dacă este necesar în timpul reuniunii.

La fel ca și stilul teatru, această opțiune de dispunere nu permite colaborarea ușoară între participanți, așa că ar trebui să fie limitată la utilizarea atunci când acesta nu va fi un obiectiv al reuniunii.

Uneori, dispunerea în clasă poate însemna că cei aflați la capetele îndepărtate ale rândurilor au dificultăți în a vedea punctul central. Aranjarea rândurilor în formă de chevron, astfel încât acestea să fie înclinate față de punctul focal, poate contribui la atenuarea acestui aspect.

Cabaret

Amenajarea sălii de ședință de tip cabaret este excelentă atunci când aveți nevoie ca participanții să vadă un punct central, dar și să colaboreze în grupuri mai mici. Acesta va consta dintr-un număr de mese rotunde mai mici. Scaunele vor fi aranjate în formă de semilună în jurul unei jumătăți a mesei, cu un spațiu deschis în jurul celeilalte jumătăți, cu fața spre punctul central.

Stilurile de dispunere a sălii de ședințe de cabaret permit o implicare maximă, deoarece participanții vor avea o vedere clară asupra vorbitorului și/sau a prezentării. În același timp, ei vor putea discuta și comunica între ei, în grupurile lor mici de la fiecare masă. Această opțiune este perfectă pentru prezentările care necesită o scurtă muncă de grup pe tot parcursul acestora.

Un potențial dezavantaj al scaunelor de tip cabaret este acela că pot încuraja discuțiile între participanți atunci când nu sunt relevante sau nu este momentul potrivit. O prezentare atractivă va ajuta la evitarea acestui lucru.

Banchet

Opțiunea de amenajare a sălii de ședințe de tip banchet este similară cu cea de cabaret, în sensul că este formată din mai multe mese rotunde, mai mici. Cu toate acestea, cu scaunele de tip banchet, scaunele vor fi aranjate în jurul întregii mese, fără spațiu liber.

Dispunerea de tip banchet este perfectă atunci când obiectivul principal al reuniunii este colaborarea în grup sau crearea de rețele. Aceasta permite o comunicare ușoară între participanți, iar masa oferă suficient spațiu pentru a utiliza laptopurile, a lua notițe și a servi băuturi răcoritoare.

Un dezavantaj al mesei de tip banchet este că poate fi dificil pentru crearea de rețele între alte grupuri. Ați putea să includeți în cadrul reuniunii o activitate de amestecare, adică să cereți participanților să se deplaseze în jurul meselor și să se oprească puțin timp la fiecare dintre ele.

De asemenea, dispunerea sălii de ședință de tip banchet nu permite vizualizarea ușoară a unui punct central de concentrare. Dacă aveți un vorbitor, cel mai bine ar fi ca acesta să se deplaseze prin sală, astfel încât oamenii să nu fie nevoiți să se străduiască prea mult pentru a-l vedea și a se implica. Dacă aveți o prezentare, poate fi mai bine să folosiți o altă amenajare a sălii de ședință, cum ar fi cabaretul, astfel încât oamenii să nu fie nevoiți să se întoarcă pe scaune pentru a o vedea.

Care este cel mai bun stil de amenajare a sălii de ședință pentru ședința dumneavoastră?

Cea mai bună amenajare a sălii de ședință depinde de obiectivele ședinței dumneavoastră. Fiecare stil are avantaje diferite pentru a ajuta la maximizarea implicării participanților.

Dacă aveți un grup mic și scopul reuniunii este de a face schimb de informații, stilul de tip "boardroom" ar putea fi cel mai potrivit.

Dacă aveți un grup mic sau mediu și doriți ca participanții să vadă o prezentare sau un punct central de interes, dar să poată comunica între ei, stilul "U" ar putea fi cel mai potrivit.

Dacă aveți un grup mediu spre mare și aveți nevoie ca participanții să vadă o prezentare sau un vorbitor cu puțină sau deloc colaborare, opțiunile de dispunere teatru sau sală de clasă ar putea fi cele mai bune opțiuni.

Dacă aveți un grup mediu spre mare care trebuie să colaboreze între ei, stilurile banchet sau cabaret vor funcționa cel mai bine.