Succesul oricărei afaceri depinde de capacitatea sa de a se adapta, de a inova și de a naviga strategic printre provocări și oportunități. În acest sens sunt esențiale întâlnirile de strategie - întâlniri importante în care echipele se pot reuni pentru a face brainstorming, a planifica și a trasa cursul viitorului.

Organizarea unei întâlniri de strategie eficiente necesită instrumente și resurse adecvate pentru a sprijini colaborarea, a eficientiza comunicarea și a obține rezultate concrete. În acest blog, discutăm despre cele mai bune și esențiale instrumente și tehnologii necesare pentru întâlniri strategice de succes. De la pregătirile de dinaintea ședinței până la urmărirea ulterioară, vom explora modul în care utilizarea instrumentelor potrivite poate spori productivitatea, stimula creativitatea și, în cele din urmă, poate propulsa organizația dumneavoastră către obiectivele sale.

Ce este o ședință de strategie?

O ședință de strategie este o oportunitate pentru părțile interesate relevante de a se reuni și de a discuta despre modul cel mai bun de a elabora și de a pune în aplicare o strategie eficientă pentru afacere. În mod obișnuit, aceasta se va referi la modul în care întreprinderea poate utiliza eficient și cu succes resursele pentru a-și atinge obiectivele.

În mod ideal, conducerea va fi formulat deja o strategie de afaceri care este gata să fie pusă în aplicare. Apoi, părțile interesate trebuie să stabilească cea mai bună modalitate de a pune în aplicare această strategie.

Importanța reuniunilor de strategie

O strategie de afaceri va fi, în general, un obiectiv extins, global. Prin urmare, este important să împărțiți această strategie în scopuri și obiective mai mici, mai ușor de gestionat. O reuniune de strategie permite alocarea de timp pentru a face acest lucru.

O reuniune de strategie înseamnă, de asemenea, că părțile interesate din întreaga întreprindere se pot reuni pentru a-și împărtăși opiniile și experiența, asigurându-se că strategia este realizabilă pentru întreaga întreprindere. Prin colaborare, se poate concepe un plan cuprinzător și detaliat care poate fi urmat de fiecare membru al companiei.

În timpul unei ședințe de strategie, persoanele din toate departamentele vor avea ocazia să contribuie la modul cel mai bun de a executa strategia de afaceri. Aceștia pot, de asemenea, să își exprime orice îngrijorare cu privire la provocările cu care s-ar putea confrunta și au ocazia de a elabora planuri de urgență.

O reuniune de strategie este, așadar, esențială pentru ca o întreprindere să își poată duce la îndeplinire cu succes strategia. Aceasta oferă părților interesate obiective și direcții clare și realizabile, astfel încât toată lumea să știe încotro se îndreaptă compania și cum vor ajunge împreună acolo.

Ce instrumente sunt necesare pentru o ședință de strategie?

Pentru a maximiza eficiența ședinței de strategie, este important să folosiți instrumentele potrivite. Reuniunea de strategie va avea trei etape principale - pre-reuniunea, reuniunea propriu-zisă și post-reuniunea - care vor necesita diferite seturi de instrumente.

Instrumente esențiale de pre-reuniune

Înaintea reuniunii de strategie, obiectivul dvs. va fi să adunați persoanele necesare și să creați un spațiu pentru a face schimb de documente și cunoștințe. Prin urmare, va trebui să folosiți aplicații de planificare pentru a vă asigura că toată lumea știe când va avea loc întâlnirea și unde va avea loc și să stabiliți o platformă de colaborare.

Programarea

Este posibil ca afacerea dvs. să folosească deja o aplicație de planificare și/sau de calendar pentru a organiza întâlniri și este mai bine să o folosiți pe cea cu care colegii dvs. sunt deja familiarizați. Atunci când programați întâlnirea, precizați clar unde va avea loc aceasta. Dacă va avea loc virtual, prin apel video, includeți în invitație instrucțiuni clare despre cum să vă alăturați.

Dacă reuniunea va avea loc în persoană, luați în considerare dacă va fi nevoie ca cineva să se conecteze de la distanță. Acesta poate fi cazul dacă aveți lucrători hibrizi și/sau persoane care lucrează în străinătate. Asigurați-vă că sala de ședințe dispune de echipamentul necesar, cum ar fi un telefon pentru teleconferințe sau un laptop pentru ca persoanele să se poată conecta prin video.

Comunicare și colaborare

Perioada premergătoare reuniunii va fi un moment bun pentru a vă amenaja un spațiu pentru colaborare și partajare de fișiere. Dacă îl aveți deja pregătit înainte de ședință, veți avea un spațiu pentru a partaja documentele pe care trebuie să le citească oamenii înainte de ședința de strategie. Aceasta înseamnă, de asemenea, că oamenii vor putea să o folosească imediat după reuniune, astfel încât toată lumea să poată începe imediat.

Este posibil ca afacerea dvs. să utilizeze deja o aplicație specifică de comunicare/messagerie, cum ar fi Slack sau Microsoft Teams. În acest caz, puteți crea un canal dedicat pentru ședința de strategie și puteți adăuga toată lumea la acesta, astfel încât să poată comunica între ei despre proiect.

Dacă veți colabora pe documente, este posibil să aveți nevoie de o platformă de partajare a documentelor mai specifică, cum ar fi Google Workspace. Aceasta permite persoanelor să lucreze împreună la documente, precum și să se conecteze ușor la Google Chat și Google Meet, care pot fi utilizate pentru comunicare și întâlniri la distanță.

Dacă proiectul necesită o colaborare mai aprofundată, poate fi necesară o platformă de gestionare a proiectelor mai cuprinzătoare, cum ar fi Basecamp sau Monday.com. Acestea vă permit să creați și să atribuiți bilete, să stabiliți termene limită și să aveți totul într-un singur loc și să fie ușor de accesat de către părțile interesate.

Instrumente pentru în timpul ședinței de strategie

În timpul ședinței de strategie, va trebui să vă asigurați că există modalități clare de a comunica cu participanții, precum și că aveți multe oportunități de a colabora și de a înregistra ceea ce s-a spus.

Prezentări

În cadrul unei ședințe de strategie ar putea fi util să includeți o prezentare care să stabilească obiectivele de afaceri. Atunci când este folosită ca introducere, aceasta va oferi participanților o idee clară despre obiectivele, resursele disponibile și orice termene care trebuie luate în considerare.

Dacă folosiți o prezentare în cadrul întâlnirii de strategie, va trebui să utilizați instrumente de prezentare, cum ar fi ecrane de proiecție. Un ecran de proiecție portabil poate fi benefic dacă veți avea întâlniri strategice continue și veți fi în diferite săli de ședință sau puteți alege o sală de ședință care include deja un ecran de proiecție montat pe perete.

Nobo are diverse ecrane de proiecție într-o gamă largă de dimensiuni, care sunt perfecte pentru toate tipurile de întâlniri. Ecranele noastre de proiecție oferă o imagine clară și detaliată, care poate fi vizualizată cu ușurință de fiecare participant, astfel încât toată lumea va fi întotdeauna pe aceeași lungime de undă. Ecranele noastre de proiecție portabile pot fi ușor de aranjat atunci când nu sunt folosite, iar ecranele noastre montate pe perete pot fi plasate deasupra unei tablouri albe și apoi pot fi puse deoparte atunci când prezentarea este terminată și începe lucrul în colaborare.

Lucrul în colaborare

Pe parcursul ședinței de strategie, veți dori să aveți posibilitatea de a face brainstorming și de a înregistra idei. Unul dintre cele mai bune moduri de a face acest lucru este de a folosi o tablă albă. Cu o tablă albă mare, puteți nota întrebările, provocările și soluțiile care sunt ridicate pe parcursul ședinței, astfel încât oamenii să vadă exact ce se întâmplă.

Poate fi util să vă codificați notele pe tablă în culori, pentru a păstra totul clar și concis. Nobo oferă un kit util kit de accesorii și curățare pentru tablă albă care include pixuri colorate, magneți, cârpe de curățare și o radieră pentru tablă albă, astfel încât veți avea tot ce vă trebuie pentru o ședință de strategie productivă.

Dacă doriți să luați notițe în colaborare și să le păstrați, veți avea nevoie de o tablă de flipchart. Cu un flipchart, puteți folosi fiecare pagină pentru diferite abordări sau departamente, iar apoi le puteți pune împreună, de exemplu, fixându-le pe o tablă albă magnetică. După ședință, puteți păstra paginile și, eventual, puteți ruga un participant să le redacteze într-o copie electronică sau puteți face fotografii și să le încărcați pe platforma de colaborare, astfel încât oamenii să se poată referi la ele.

Luarea de notițe

În cele din urmă, trebuie să vă asigurați că participanții au tot ce le trebuie pentru a-și lua propriile notițe. Acestea ar putea fi în caiete, caz în care ar putea fi necesar să aveți pixuri de rezervă la îndemână pentru a preveni întârzierile în timpul ședinței.

Unele persoane pot prefera să ia notițe pe propriile laptopuri. În acest caz, va trebui să vă asigurați că sala de ședință are numeroase puncte de încărcare, astfel încât oamenii să rămână alimentați pe toată durata ședinței.

Instrumente post-reuniune pentru urmărire și execuție

Am discutat deja despre modul în care va trebui să utilizați instrumente de colaborare și software de gestionare a proiectelor pentru a executa în mod eficient ceea ce rezultă din ședințele de strategie. Perioada de după reuniune va trebui, de asemenea, să includă posibilitatea de a analiza, adapta și colecta feedback.

Analiza datelor

Analiza datelor este o parte esențială pentru a vă asigura că reuniunea de strategie își atinge obiectivele. Ca atare, va trebui să colectați date pe toată perioada de după reuniune. Aceste date ar trebui să coincidă cu scopurile și obiectivele afacerii dumneavoastră - astfel, dacă strategia dumneavoastră de afaceri presupune creșterea vânzărilor, ar trebui să colectați și să monitorizați datele privind vânzările.

Este benefic să organizați întâlniri de monitorizare după întâlnirea inițială privind strategia, pentru a vă asigura că totul rămâne pe drumul cel bun. În timpul acestor întâlniri, ar trebui să prezentați datele care au fost colectate, astfel încât rezultatele să poată fi discutate, iar planul să poată fi adaptat în cazul în care cifrele trebuie îmbunătățite.

Feedback și instrumente de sondaj

Ar trebui să urmăriți să colectați feedback continuu pe toată perioada proiectului. Acest lucru va asigura că toată lumea are posibilitatea de a exprima orice preocupare apărută în urma reuniunii. De multe ori, nu totul va fi luat în considerare, iar problemele pot apărea doar după ce proiectul este în curs de desfășurare. Puteți utiliza instrumente de sondaj, cum ar fi SurveyMonkey sau Google Forms, pentru a construi sondaje și a obține feedback.

Prin colectarea regulată a feedback-ului de la părțile interesate, vă puteți asigura că nicio problemă nu trece neobservată. Puteți folosi întâlnirile de strategie în curs de desfășurare pentru a aborda problemele și a găsi soluții cu alte părți interesate. Acest lucru va sprijini execuția cu succes a strategiei de afaceri.

Sunteți pregătit pentru ședința de strategie?

Nobo are o gamă de instrumente practice și soluții la locul de muncă pentru a sprijini ședințele eficiente și eficace. De la tablouri albe la instrumente de proiecție, indicatoare și panouri de planificare, avem tot ceea ce vă trebuie pentru a rămâne organizați și productivi. Aruncați o privire la gama noastră astăzi pentru a vedea ce avem care vă poate ajuta afacerea.