Întâlnirile individuale regulate cu angajații dumneavoastră pot aduce multe beneficii pentru fiecare persoană, pentru echipă și pentru afacere în general. Dar este esențial să puneți întrebările potrivite în timpul unei întâlniri individuale pentru a vă asigura că este o utilizare eficientă a timpului.

În această secțiune, vorbim despre motivele pentru care întâlnirile individuale sunt importante, despre modul în care puteți structura o întâlnire individuală eficientă și despre tipurile de întrebări pe care le puteți pune.

Care sunt beneficiile întâlnirilor individuale?

Există câteva funcții ale unei întâlniri individuale. Acestea pot fi eficiente în îmbunătățirea comunicării dintre dumneavoastră și angajat și pot contribui la construirea și menținerea unei bune relații.

De asemenea, pot fi utile pentru a urmări obiectivele și țintele angajaților. Aceste obiective ar putea fi stabilite în cadrul unei evaluări anuale, dar o întâlnire individuală periodică poate ajuta la monitorizarea progreselor înregistrate de angajat între timp.

O funcție importantă a unei întâlniri individuale este aceea de a oferi angajatului o platformă pentru a discuta despre lucrurile care îl afectează. Este o modalitate ușoară de a identifica orice problemă și de a oferi sprijin acolo unde este nevoie, fie că este vorba de dinamica echipei, de procesele de lucru sau de angajatul însuși. De asemenea, întâlnirile individuale ajută angajatul să se simtă ca un membru valoros al echipei și evită ca acesta să se simtă izolat.

Cum se structurează o întâlnire individuală

Cel mai bine este să începeți o întâlnire individuală cu o scurtă discuție informală pentru a sparge gheața. Poate fi deranjant să începeți imediat ședința cu întrebări formale, iar angajatul dumneavoastră se poate simți stânjenit. În schimb, salutați-i și vorbiți despre subiecte generale, cum ar fi: cum se simt, ce face familia lor etc.

Odată ce ați început discuția, puteți trece la întrebările mai formale de la o întâlnire individuală. Acestea ar trebui să fie legate de munca lor și de modul în care se descurcă, de provocările cu care s-au confruntat și de orice sprijin de care ar putea avea nevoie în viitor. Mai jos vă oferim câteva exemple de întrebări pentru întâlnirea individuală.

După ce v-ați pus întrebările, îi puteți oferi angajatului șansa de a aduce în discuție orice aspect despre care ar dori să vorbească și pe care nu l-ați abordat. Este important să le lăsați suficient timp pentru a discuta despre orice problemă, astfel încât orice problemă să poată fi rezolvată. Dacă nu le oferiți angajaților dvs. posibilitatea de a vorbi despre ceea ce își doresc, aceștia ar putea să se lupte cu o problemă sau pur și simplu să nu se simtă ascultați sau apreciați.

După ce toată lumea a discutat despre ceea ce are nevoie, puteți încheia ședința. Acest lucru ar trebui să se facă întotdeauna pe un ton cât mai cald și mai prietenos posibil, indiferent de ceea ce s-a discutat în cadrul întâlnirii. Acest lucru poate contribui la menținerea unui moral ridicat în timp ce angajatul își continuă restul zilei de lucru.

10 întrebări pe care să le puneți angajatului dumneavoastră în cadrul unei întâlniri individuale

Mai jos sunt câteva exemple de întrebări pe care să le puneți în cadrul întâlnirilor individuale. Poate fi util să personalizați întrebările atunci când este cazul, astfel încât să puteți vorbi despre un proiect specific sau despre ceva la care știți că angajatul dumneavoastră a lucrat. 

• Cum a fost în ultima săptămână/lună?

Această întrebare poate fi un bun început, deoarece îi oferă angajatului dumneavoastră ocazia de a discuta în general despre cum au decurs lucrurile de la ultima întâlnire. IT vă poate ajuta să identificați dacă lucrurile au mers bine sau nu și dacă angajatul dvs. are un sentiment pozitiv sau negativ față de muncă.

• Care sunt prioritățile dvs. la locul de muncă în acest moment?

Această întrebare vă poate ajuta să vă concentrați asupra întâlnirii. Puteți afla la ce a lucrat angajatul dvs. și ce consideră că este cel mai important pentru el în acest moment. Dacă prioritățile lor nu se aliniază cu ale dumneavoastră sau ale echipei, puteți ajuta la realinierea lor.

• Care sunt planurile dumneavoastră pentru următoarele săptămâni?

Acest lucru vă ajută să identificați pe ce se va concentra angajatul dumneavoastră și planurile sale de lucru viitoare. Vă puteți asigura că acest lucru este în concordanță cu planurile dumneavoastră pentru echipă. De asemenea, îi oferă angajatului șansa de a discuta despre volumul de muncă și de a spune dacă simte că are prea mult sau prea puțin de făcut.

• Care este un eveniment recent pe care l-ați remarcat la locul de muncă?

Este foarte important să vorbiți despre evenimente și realizări în cadrul unui interviu individual. Ar trebui să sărbătoriți împreună cu angajatul dvs. realizările acestuia și să vă asigurați că știe că munca sa este apreciată.

• Care a fost o provocare pentru dvs. în ultima vreme?

A vorbi despre provocările și luptele cu care s-a confruntat angajatul dvs. este la fel de important ca și a vorbi despre realizările pozitive. Aici puteți identifica punctele slabe ale angajatului dumneavoastră și/sau ale modului de lucru al echipei și al afacerii dumneavoastră. Apoi puteți oferi mai mult sprijin acolo unde este necesar, fie că este vorba de schimbarea proceselor, fie că oferiți mai multă instruire sau echipamente mai bune.

• Cum merg lucrurile cu echipa/colegii dvs. de muncă?

Modul în care angajatul dvs. se înțelege cu restul echipei poate avea un mare impact asupra modului în care lucrează. Dacă îi permiteți angajatului dvs. să discute despre ceea ce simte față de colegii săi, vă poate ajuta să identificați unde pot exista tensiuni în relații și unde ar putea fi nevoie să interveniți pentru a oferi sprijin suplimentar.

• Există vreun sprijin pe care vi-l pot oferi pentru a vă ușura viața de zi cu zi?

Aceasta este o întrebare importantă pentru a determina cum vă puteți ajuta angajatul. Poate fi ceva atât de simplu, cum ar fi faptul că au nevoie de echipamente suplimentare, cum ar fi tablă albă pentru a-și îmbunătăți planificarea și fluxul de lucru. S-ar putea să fie nevoie să interveniți pentru a ajuta un coleg cu care se luptă să lucreze.

• Există vreo parte a activității sau ceva ce se întâmplă cu echipa cu care simțiți că nu sunteți la curent?

Uneori este dificil să mențineți o comunicare riguroasă în cadrul echipei, iar unii oameni pot fi neglijați. Această întrebare vă ajută să identificați domeniile în care ar putea fi nevoie să îmbunătățiți comunicarea, informându-vă în același timp angajatul despre orice lucru despre care are nevoie de mai multe detalii.

• Există proiecte viitoare la care ați dori să lucrați?

Această întrebare îi oferă angajatului dvs. șansa de a discuta dacă există ceva ce urmează să se întâmple și la care simte că ar putea adăuga valoare. Poate fi legat de rolul lor actual sau poate fi vorba de extinderea acestuia. Aici poate fi util să îi anunțați ce proiecte urmează să fie lansate, dacă nu sunt deja la curent.

• Există vreun curs de formare pe care îl putem oferi pentru a vă ajuta să vă dezvoltați în rolul dumneavoastră?

Ultima întrebare poate fi despre dezvoltarea ulterioară a angajatului dumneavoastră. Este posibil să existe lacune în competențele lor actuale, în cazul în care o formare suplimentară i-ar putea ajuta să producă o muncă de calitate superioară sau să fie mai eficienți. Poate că aceștia doresc să-și extindă rolul, iar o formare suplimentară îi poate ajuta să atingă acest obiectiv. Ar trebui să puteți oferi cursuri de formare atât interne, cât și externe, cum ar fi să urmăriți un coleg sau să urmați un curs online.

Cele mai bune practici pentru întâlnirile individuale

Cât de regulat organizați întâlniri individuale va depinde de cât de strâns lucrați cu angajații dumneavoastră, de cât de des trebuie să vă verificați și, de asemenea, de mărimea echipei dumneavoastră. Cel puțin o dată pe lună ar trebui să aveți întâlniri individuale lunare, dar s-ar putea să considerați util să aveți întâlniri săptămânale. Vă puteți adapta întrebările în funcție de frecvența care vă convine - de exemplu, s-ar putea să nu fie necesar să întrebați în fiecare săptămână dacă angajatul dumneavoastră are nevoie de cursuri de formare suplimentare.

Ar trebui să variați subiectul întrebărilor și să le corelați cu ceea ce se întâmplă în echipa și în întreprinderea dumneavoastră în acel moment. Așadar, dacă aveți un proiect important la care participă angajatul dumneavoastră, ar putea fi oportun să vă concentrați asupra acelui proiect în cadrul ședinței.

În timpul ședinței, trebuie să vă asigurați că angajatul dumneavoastră are suficient timp pentru a vorbi. Ar trebui să ascultați în mod activ ceea ce spun și să luați notițe, dacă este cazul. Vreți să vă asigurați că angajatul dumneavoastră se simte ascultat și apreciat ca parte a echipei.

În cadrul întâlnirii trebuie să vă concentrați asupra angajatului și a modului în care se descurcă. Nu ar trebui să vorbiți prea mult despre rapoartele de situație sau despre progresul lor în anumite sarcini, cu excepția cazului în care acestea sunt relevante pentru ședință.

Trebuie să aveți o minte deschisă pe tot parcursul ședinței și să oferiți un feedback sincer. Poate fi util să trimiteți o scurtă scrisoare de urmărire după ședință, în care să detaliați acțiunile sau pașii următori care au fost discutați. De asemenea, puteți nota subiectele despre care ați discutat și pe care va trebui să le abordați din nou la următoarea întâlnire, pentru a vă asigura că nu vor fi uitate.