Fie că participați la o întâlnire rapidă sau la o sesiune de strategie de lungă durată, este esențial să luați notițe eficiente pentru a rămâne organizat și a vă asigura că detaliile importante nu sunt uitate. Cu toate acestea, având în vedere că există atât de multe modalități de a capta informații, poate fi dificil să știți care este cea mai bună metodă pentru dumneavoastră. Ar trebui să rămâneți la abordarea tradițională cu pixul și hârtia sau să îmbrățișați confortul instrumentelor digitale? Cum rămâne cu înregistrarea vocală sau cu notițele de colaborare cu echipa dvs.?

În acest blog, vom explora cinci moduri diferite de a lua notițe de ședință, fiecare cu propriul set de beneficii. Vă vom ajuta să decideți care abordare ar putea fi cea mai potrivită pentru stilul dvs. și tipul de întâlnire, ajutându-vă să vă faceți întâlnirile mai productive și urmăririle mai eficiente.

Creion și hârtie tradiționale

În era digitală, poate părea că pixul și hârtia sunt metode învechite de a lua notițe despre ședințe. Cu toate acestea, aceasta este o tehnică clasică pe care mulți oameni aleg să o pună în aplicare, și din motive întemeiate. Există multe beneficii în a lua notițe în mod tradițional, în special atunci când vine vorba de implicare și retenție.

Avantajele scrierii de mână

Cercetările arată că scrisul de mână ajută la îmbunătățirea retenției memoriei și a înțelegerii. Atunci când luați notițe cu creion și hârtie, este mai probabil să procesați informațiile pe care le scrieți, decât să le transcrieți pur și simplu. Actul de a scrie ceva fizic necesită un efort cognitiv mai mare, ceea ce poate duce la o înțelegere mai profundă a materialului discutat în cadrul întâlnirii.

În plus, mulți oameni consideră că scrisul de mână le permite să se concentreze mai bine. Creionul și hârtia oferă o metodă simplă de a lua notițe, fără distrageri, cum ar fi e-mailurile sau notificările.

Când această metodă ar putea funcționa cel mai bine

Luarea de notițe cu pixul și hârtia poate fi deosebit de benefică pentru întâlnirile mai mici, mai intime. Această metodă vă va permite să rămâneți pe deplin implicat, fără distragerea atenției de către laptop sau telefon.

Un alt tip de ședință în care luarea de notițe de mână poate fi cea mai bună este sesiunea de brainstorming creativ. Scrisul de mână vă oferă libertatea de a schița rapid diagrame sau de a nota idei fără să vă faceți griji cu privire la formatare sau la necesitatea de a le organiza imediat.

Întâlnirile scurte sau informale pot fi, de asemenea, potrivite pentru a lua notițe de mână. Această metodă poate fi mai rapidă și mai eficientă decât alte metode, mai ales dacă nu trebuie să vă faceți griji cu privire la organizarea imediată a notițelor.

Note dactilografiate

Tastarea notițelor pe un laptop sau pe telefon poate face ca luarea notițelor să fie mult mai rapidă, mai organizată și ușor accesibilă. Puteți utiliza aplicații precum Evernote, OneNote sau un simplu procesor de text, iar toate oferă diverse beneficii.

Beneficii ale dactilografierii notițelor dvs

Unul dintre cele mai mari avantaje ale dactilografierii digitale a notițelor dumneavoastră este organizarea. Veți putea crea, edita și clasifica cu ușurință notițele în diferite foldere și vă veți asigura că totul este organizat cu grijă și ușor de recuperat atunci când aveți nevoie. De asemenea, puteți utiliza stocarea în cloud, care vă permite să vă sincronizați notițele pe mai multe dispozitive, astfel încât să le puteți accesa de oriunde v-ați afla. Acest lucru poate fi util mai ales dacă lucrați hibrid sau de la distanță.

Scrierea digitală a notițelor oferă, de asemenea, o mai mare flexibilitate. Veți avea opțiunea de a adăuga imagini, linkuri și chiar înregistrări audio direct în notițele dvs., ceea ce poate fi util dacă întâlnirea dvs. implică suporturi vizuale sau prezentări. De exemplu, dacă cineva împărtășește un pachet de diapozitive în timpul întâlnirii, puteți face o fotografie sau insera o captură de ecran a unui diapozitiv important direct în notițele dvs.

Un alt avantaj al introducerii notițelor în format digital este capacitatea de a le căuta. Veți putea căuta rapid detalii specifice, cuvinte cheie sau idei, ceea ce vă poate economisi mult timp în comparație cu căutarea manuală prin pagini de notițe scrise de mână.

Când această metodă ar putea funcționa cel mai bine

Scrierea digitală a notițelor poate funcționa cel mai bine în cazul în care echipa dvs. cunoaște foarte bine tehnologia și utilizează frecvent instrumentele digitale. Dactilografierea poate ajuta la eficientizarea procesului nu numai de luare a notițelor, ci și de partajare a acestora cu restul echipei, în special dacă membrii echipei dvs. lucrează de la distanță sau pe o bază hibridă.

De asemenea, dactilografierea notițelor poate fi foarte utilă pentru întâlnirile care includ conținut complex. Aceasta poate implica discuții detaliate, date sau media - notițele digitale vă vor permite să capturați și să organizați cu ușurință totul, inclusiv text, grafice și chiar videoclipuri.

Luarea digitală de notițe este utilă și atunci când trebuie să împărtășiți notițele dvs. cu restul echipei după ședință. Veți putea să vă organizați și să vă distribuiți rapid notițele, fie prin e-mail, fie prin partajarea unui link către un document bazat pe cloud. Acest lucru poate fi benefic mai ales atunci când întâlnirea implică un proiect care are un termen scurt sau un termen limită apropiat.

Înregistrare vocală

Înregistrarea vocală devine o metodă populară de captare a notițelor de ședință, în special pentru cei care preferă să vorbească în loc să scrie. Datorită smartphone-urilor, tabletelor și aplicațiilor de memorie vocală, este mai ușor ca niciodată să înregistrați întâlniri, discuții sau chiar propriile gânduri, fără a fi nevoie să notați manual lucrurile. Înregistrarea vocală este deosebit de utilă atunci când trebuie să capturați rapid cantități mari de informații sau când nu puteți tasta sau scrie în timpul ședinței.

Beneficiile înregistrării vocale

Unul dintre principalele beneficii ale înregistrării vocale a notelor de ședință este eficiența. Nu va trebui să vă faceți griji că trebuie să țineți pasul cu discuțiile în ritm rapid, deoarece puteți înregistra pur și simplu întreaga conversație sau segmente importante. Acest lucru vă va permite să rămâneți implicat în ședință fără riscul de a pierde detalii cheie. În plus, veți putea surprinde nuanțe precum tonul și accentul, care altfel ar putea fi omise dacă tastați sau scrieți notițele.

Un alt avantaj al înregistrării vocale a unei întâlniri este că poate fi mai puțin intruzivă. Tastarea pe un laptop poate fi potențial deranjantă, în timp ce înregistrarea vă permite să vă concentrați în întregime asupra conversației fără a fi nevoit să întrerupeți fluxul scriind lucruri.

Înregistrările vocale oferă, de asemenea, flexibilitate. După ședință, puteți reda înregistrarea atunci când aveți nevoie și o puteți transcrie în propriul ritm. Veți avea, de asemenea, opțiunea de a transcrie în mod automat folosind instrumente de conversie a vorbirii în text. Această flexibilitate vă permite să faceți înregistrări exacte și detaliate ale întâlnirii, fără presiunea de a fi nevoit să scrieți totul în timpul întâlnirii.

Când această metodă ar putea funcționa cel mai bine

Înregistrarea vocală poate fi benefică în special în cazul reuniunilor care includ jargon tehnic sau concepte complexe. Înregistrarea vă va asigura că nu pierdeți niciun detaliu important care ar putea fi dificil de notat rapid, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu termenii.

O altă ședință în care înregistrarea poate fi benefică este cea în cadrul ședințelor sau prezentărilor lungi. În cadrul acestor reuniuni, poate fi dificil să surprindeți totul pe măsură ce se întâmplă. Înregistrarea vă va permite să revedeți întreaga sesiune, astfel încât să puteți selecta punctele importante și să vă asigurați că nimic nu este uitat sau omis.

Înregistrarea vocală poate fi utilă și pentru înregistrarea propriilor reflecții după reuniune. Acesta oferă o metodă rapidă și ușoară de înregistrare a propriilor gânduri pe măsură ce le aveți, fără a fi nevoie să vă faceți timp pentru a scrie totul.

Mind mapping

Mind mapping este o metodă vizuală de luare a notițelor care vă ajută să organizați informațiile într-un mod care reflectă modul în care creierul dumneavoastră va procesa în mod natural ideile. În loc de notițe liniare, o hartă mentală vă permite să capturați idei și concepte într-o structură de tip web.

Veți începe cu un subiect central, care ar trebui să fie subiectul principal al întâlnirii. Scrieți acest lucru în centrul paginii sau puteți utiliza un instrument digital. Apoi puteți desena ramuri de la subiectul central la subteme, care ar trebui să reprezinte temele, ideile sau secțiunile care sunt discutate pe parcursul reuniunii. Din acestea, puteți adăuga mai multe ramuri și subteme mai mici.

Beneficiile cartografierii mentale

Unul dintre principalele beneficii ale cartografierii mentale este că vă încurajează să gândiți creativ. Veți putea vizualiza relații complexe între diferite subiecte și veți vedea cum sunt acestea conectate. Acest lucru poate fi deosebit de util pentru subiectele care implică mai multe teme sau care necesită rezolvarea structurată a problemelor.

Mind mapping-ul poate fi, de asemenea, bun pentru păstrarea memoriei. Deoarece o hartă mentală este mai vizuală, poate fi mai ușor să vă reamintiți informațiile, deoarece veți putea să vă imaginați aspectul în minte și să recuperați mai bine detaliile de care aveți nevoie.

Hărțile mentale sunt, de asemenea, flexibile. Puteți să le desenați manual sau să creați o versiune digitală, care vă va permite să o modificați și să o extindeți pe măsură ce discuția se dezvoltă în cadrul reuniunii. Cadrul unei hărți mentale vă permite să alegeți cele mai bune modalități de captare și organizare a fluxului de informații, în funcție de ceea ce se discută.

Când această metodă ar putea funcționa cel mai bine

Maparea minții poate fi deosebit de utilă în sesiunile de brainstorming. Aceste întâlniri vor implica de obicei o mulțime de idei, iar cartografierea mentală vă va permite să surprindeți rapid gândurile pe măsură ce sunt discutate.

Mind mapping-ul poate fi benefic și pentru rezolvarea problemelor complexe. O hartă mentală poate împărți problema principală în secțiuni mai mici, care ar putea fi mai ușor de gestionat. De asemenea, harta mentală poate facilita identificarea modelelor și a relațiilor, precum și a provocărilor și a soluțiilor potențiale.

De asemenea, hărțile mentale sunt foarte utile în planificarea proiectelor sau în ședințele de strategie în care se discută subiecte interconectate. Veți putea organiza vizual sarcinile, termenele limită, resursele și responsabilitățile, făcând sarcina mai ușor de gestionat.

Luarea de notițe în colaborare

Luarea de notițe în colaborare prin utilizarea documentelor partajate este o metodă excelentă pentru echipele care doresc să lucreze împreună pentru a capta, perfecționa și stoca în timp real notițele de ședință. Această abordare este utilă în special atunci când echipele sunt la distanță sau lucrează în zone orare diferite. Puteți utiliza instrumente bazate pe cloud, precum Google Docs, Microsoft OneNote sau Notion, pentru a permite mai multor persoane să contribuie la același set de note în timpul unei întâlniri. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că toate perspectivele sunt surprinse și că nimic nu este omis.

Beneficiile luării de notițe în colaborare

Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizării documentelor partajate pentru a lua notițe este colaborarea în timp real. Toată lumea are posibilitatea de a-și adăuga propriile gânduri în timpul reuniunii, de a adăuga elemente de acțiune și puncte de clarificare. Acest lucru reduce riscul ca informații importante să fie omise și rezultă într-un set de note mai cuprinzător.

Un alt beneficiu este că documentele partajate vor fi ușor accesate de întreaga echipă. Notele vor fi stocate în cloud, unde toată lumea ar trebui să le poată accesa în orice moment și de pe orice dispozitiv. Acest lucru poate fi excelent pentru echipele care lucrează în locații diferite și care trebuie să consulte rapid notele de ședință. Un document partajat va fi, de asemenea, ușor de actualizat și editat după reuniune, astfel încât să puteți adăuga orice detalii care lipsesc și să urmăriți elementele de acțiune.

Când această metodă ar putea funcționa cel mai bine

Notele colaborative funcționează deosebit de bine atunci când echipa dvs. lucrează de la distanță sau pe o bază hibridă. Atunci când toată lumea este dispersată geografic, luarea de notițe colaborativă va asigura că toată lumea poate contribui și accesa notele de la ședință.

Notele colaborative sunt, de asemenea, ideale pentru întâlnirile de echipă sau sesiunile de brainstorming în care mai multe persoane ar putea avea nevoie să contribuie cu idei, feedback și detalii. Documentul comun va permite tuturor să participe în timp real și să se asigure că sugestiile tuturor sunt captate și înregistrate.

Utilizarea unui document comun pentru notele de ședință poate fi benefică și pentru ședințele referitoare la proiectele în curs. Documentul poate acționa ca o sursă centrală de informații la care toată lumea se poate referi și pe care o poate actualiza după cum este necesar.

Organizați întâlniri eficiente cu Nobo

Nobo are o gamă de instrumente și soluții la locul de muncă pentru a vă ajuta să desfășurați întâlniri eficiente și productive. De la ecrane de proiecție la tablouri albe, avem ceea ce vă trebuie pentru a îmbunătăți comunicarea la locul de muncă și pentru a vă menține echipa implicată.