Lansarea unui nou proiect este un moment interesant pentru orice afacere și echipă. Cu toate acestea, asigurarea faptului că toată lumea este aliniată, informată și motivată încă de la început este esențială pentru succes. În acest caz, ședința de lansare a proiectului joacă un rol vital.

Ședința de lansare este momentul în care părțile interesate se pot reuni pentru a stabili o viziune comună, a clarifica obiectivele și a pregăti terenul pentru colaborare. Cheia succesului unei ședințe de lansare a proiectului este o agendă clară și concisă care să ghideze discuțiile și să asigure că fiecare punct relevant este acoperit.

În acest ghid, vom explora pașii esențiali pentru a crea o agendă perfectă pentru ședința de lansare a proiectului. De la stabilirea unui plan de acțiune până la structurarea discuțiilor și gestionarea timpului, vom acoperi tot ceea ce trebuie să știți pentru a organiza o ședință eficientă care să lanseze un proiect de succes.

De ce să organizăm o ședință de lansare a proiectului?

O ședință de lansare este o parte esențială a oricărui proiect. Ajută la punerea bazelor pentru un proiect de succes prin clarificarea obiectivelor, alinierea părților interesate, stabilirea resurselor și crearea unei colaborări în echipă. De asemenea, le oferă indivizilor posibilitatea de a identifica posibilele riscuri și provocări și de a stabili potențiale soluții și planuri de urgență.

Scopul final al unei ședințe de lansare a proiectului este de a se asigura că fiecare membru al echipei care va fi implicat știe ce se așteaptă de la el. De asemenea, permite fiecărei persoane să cunoască restul echipei și să stabilească cine va fi responsabil pentru ce. Aceasta deschide liniile de comunicare care pot fi apoi continuate pe parcursul întregului proiect.

Cum să vă pregătiți pentru o ședință de lansare a proiectului

O ședință de lansare a proiectului de succes necesită o planificare atentă. Va trebui să stabiliți mai întâi cine va fi implicat în proiect și cine va trebui să participe la reuniunea de lansare. Este posibil să decideți că nu toți membrii echipei care vor contribui la proiect trebuie să participe la ședință. De exemplu, ar putea fi mai eficient să invitați doar șefii de departament decât echipe întregi de departamente. Șefii de departamente pot apoi să comunice echipei lor ce este necesar.

Va trebui apoi să programați o dată și o oră la care să poată participa toate părțile interesate relevante. Trebuie să decideți dacă întâlnirea va trebui să aibă loc personal sau prin apel video. Întâlnirile în persoană pot fi adesea mai benefice pentru lucrul în colaborare, dar este posibil să trebuiască să aveți în vedere lucrătorii la distanță. Uneori, cea mai bună soluție va fi să organizați o întâlnire fizică pentru cei care pot participa și să le cereți celor care lucrează la distanță să se conecteze prin telefon sau video.

Odată ce lista participanților este finalizată și data este programată, puteți crea agenda întâlnirii de lansare. După ce agenda este gata, o puteți trimite participanților împreună cu invitația la ședință, precum și cu orice documente justificative care ar putea fi utile pentru ei înainte de ședință.

Componente și considerații cheie pentru agenda ședinței de lansare

O agendă a ședinței de lansare a proiectului trebuie să fie concentrată și concisă. Fără îndoială, vor fi multe de discutat în cadrul unei ședințe de lansare, mai ales dacă aveți de-a face cu un proiect de anvergură. Dacă ordinea de zi se concentrează doar pe cele mai importante subiecte, se va evita ca ședința să fie deturnată sau să se împotmolească în informații care ar putea să nu fie relevante în acest moment.

Trebuie să vă asigurați că aveți suficient timp pentru a trece în revistă fiecare punct de pe ordinea de zi, precum și timp suplimentar alocat pentru întrebări. În cazul în care aveți restricții de timp, de exemplu, dacă nu puteți aloca decât o oră pentru întâlnire, dar credeți că vor fi multe de discutat, este posibil să fie nevoie să programați o întâlnire ulterioară pentru a discuta mai în detaliu. Acest lucru poate fi benefic, deoarece membrii echipei vor avea mai mult timp la dispoziție pentru a analiza în timpul lor liber briefingul inițial al proiectului și vor putea să ridice întrebări și preocupări într-o ședință dedicată mai târziu.

Agenda trebuie să cuprindă toate departamentele care vor fi implicate și să le oferiți șansa de a contribui. Ar trebui să fiți pregătit să ajustați și să modificați ordinea de zi în funcție de nevoile echipei - se poate întâmpla să finalizați ordinea de zi inițială și să o trimiteți echipei, iar cineva să observe că lipsește ceva important. Dacă se întâmplă acest lucru, puteți distribui pur și simplu o versiune 2 a ordinii de zi înainte de ședință.

Exemplu de ordine de zi a reuniunii de lansare

Fiecare ordine de zi a reuniunii de lansare va varia ușor, în funcție de detaliile proiectului dvs. specific. Cu toate acestea, cel puțin o ședință de lansare ar trebui să includă întrebările de bază: cine, ce, unde, când, de ce și cum. Așadar, un exemplu de ordine de zi a unei ședințe de lansare ar putea arăta astfel:

• Prezentări ale echipei
  • Fiecare parte interesată se prezintă și își explică pe scurt rolul
• Care este trecutul proiectului este < ul="">
• Furnizați contextul proiectului

De ce este necesar proiectul

• Explicați care sunt deficiențele sau obiectivele de afaceri pe care le va aborda proiectul

Care este planul de acțiune inițial

• Discutați despre schița inițială a ceea ce va arăta proiectul cum va arăta și cum va fi realizat

Când trebuie finalizat proiectul

• Stabiliți calendarul dorit pentru proiect, inclusiv termenul limită general, precum și termenele limită pentru anumite părți specifice ale proiectului

Cine va fi responsabil pentru ce

• Fiecărei părți interesate i se vor atribui responsabilități de care să preia controlul pe parcursul proiectului

Cum va colabora și va comunica echipa

• Explicați cum va lucra echipa împreună, cum ar fi utilizarea unor instrumente și software specifice, precum și dacă vor fi necesare întâlniri regulate

Cum vor fi gestionate riscurile potențiale

• Identificați riscurile potențiale și discutați modul în care acestea ar putea fi atenuate, precum și modul în care persoanele pot comunica problemele pe parcursul proiectului

Cum va arăta succesul și cum va fi măsurat

• Discutați despre rezultatele dorite și despre modul în care vor fi colectate datele pentru a determina dacă proiectul a avut succes sau nu

Sfaturi pentru o lansare de succesoff meeting

< p="">Puteți contribui la propulsarea proiectului dvs. spre succes cu o ședință de lansare eficientă care să utilizeze instrumente practice.

Folosiți instrumente de prezentare

O prezentare este o completare excelentă a ședinței de lansare a proiectului dumneavoastră. Puteți crea o prezentare care să se potrivească cu ordinea de zi a ședinței de lansare, cu diapozitive care oferă informații utile pentru fiecare punct. De exemplu, va fi util ca participanții să vadă clar datele și termenele proiectului, astfel încât să poată discuta despre modul în care vor putea contribui.

Nobo are o varietate de ecrane de proiecție pentru a vă sprijini întâlnirea de lansare. Ecranele noastre de proiector oferă o imagine clară și clară și sunt disponibile într-o gamă largă de dimensiuni pentru a se potrivi tuturor sălilor de ședință și nevoilor de proiect.

După ședință, puteți trimite prezentarea participanților, astfel încât aceștia să se poată referi la ea pentru informații esențiale.

Permiteți colaborarea

În timpul ședinței, este important ca fiecare departament să fie reprezentat și să aibă posibilitatea de a participa. Fiecare parte interesată poate avea idei și preocupări diferite cu privire la partea sa din proiect și este vital ca toți factorii relevanți să fie abordați în cadrul acestei întâlniri inițiale.

Pe lângă faptul că cineva va întocmi un proces-verbal, este posibil să doriți să desemnați pe cineva care să noteze ideile pe un tablă albă sau flipchart pe tot parcursul ședinței. Acest lucru poate asigura că ideile cheie sunt păstrate în prim-plan și că se poate face referire la ele pe măsură ce ședința avansează. Dacă folosiți o tablă de flipchart, puteți elimina paginile și le puteți fixa pe tablă albă magnetică astfel încât să fie întotdeauna vizibile. Nobo dispune de o gamă de tablă albă, flipchart și accesorii pentru tablă albă inclusiv pixuri și magneți pentru a vă ajuta să sprijiniți lucrul în colaborare în cadrul ședințelor dumneavoastră.

Furnizați instrumente de planificare

Atunci când lucrați la un calendar, este imperativ ca oamenii să rămână concentrați și pe drumul cel bun. Aici intră în joc planșele de planificare. Puteți utiliza un tablou de planificare în cadrul întâlnirii inițiale, astfel încât să puteți stabili datele și termenele limită ale proiectului cu contribuția întregii echipe. În acest stadiu, datele pot fi mutate cu ușurință, astfel încât utilizarea unui planificator pe o tablă albă este extrem de utilă.

De asemenea, puteți sprijini membrii individuali ai echipei furnizându-le propriile planșe de planificare, cum ar fi un desktop whiteboard planner. Datele proiectului se pot confrunta cu întârzieri sau pot apărea în orice etapă a proiectului. Atunci când oamenii pot vedea datele într-un format clar și pot muta rapid și fără probleme termenele limită atunci când este necesar, pot rămâne cu ușurință organizați și concentrați.

Sunteți gata pentru ședința de lansare a proiectului?

Investind timp și efort într-o ședință de lansare bine planificată, afacerea dvs. poate atinge obiectivele proiectului și poate oferi valoare părților interesate.

Nobo vă stă la dispoziție pentru a vă susține toate întâlnirile, cu o gamă de soluții pentru locul de muncă concepute pentru a sprijini sesiunile de colaborare, comunicarea eficientă și munca productivă. Aruncați o privire la gama noastră de produse astăzi pentru a vedea ce putem face pentru dumneavoastră.