Повестка встречи - это самая важная ее часть!

Именно она предоставляет всю необходимую информацию участникам. В повестке встречи должно быть четко указано, почему организуется встреча, и какие цели она преследует. Также, она должна содержать расписание с временными рамками для обсуждения того или иного вопроса, что позволит вам или организатору встречи грамотно руководить ей и контролировать время, а участникам планировать свой день.

Составление плана встречи - это первый шаг к тому, что она пройдет так, как вы хотите. Основные моменты, которые стоит в нее включить: 

Цель встречи

Что вы будете обсуждать на встрече? Необходимо очень четко сформулировать с какими целями организовывается встреча, и не могут ли эти вопросы быть решены другим путем.

Кто должен на ней присутствовать?

Обязательно должен быть хотя бы один лидер и человек, который будет отвечать за распространение информации после встречи. Также, не забывайте, что в эпоху современных технологий и доступности аудио и видео конференций, не обязательно каждому участнику присутствовать на встрече лично.

Как часто следует проводить встречу?

Это разовая встреча для решения какого-либо вопроса или часть регулярных собраний? В случае, если встреча регулярная, должна ли она происходить с той же периодичностью, что и ранее? Всем ли участникам это удобно?

Легкие закуски и напитки

В случае если необходим обед, свяжитесь с участниками встречи заранее, чтобы уточнить наличие диеты или особые предпочтения в еде, например, вегетарианская/веганская еда, безглютеновая, аллергия на орехи и так далее. Для выполнения некоторых предпочтений могут даже понадобиться специальные консультации. Но это обязательно запомнится и даст позитивную обратную связь!

Инструменты 

Центральное место на каждой встрече должна занимать качественная магнитно-маркерная доска. Флипчарты идеально подходят для мозговых штурмов и записи идей. Убедитесь, что у вас есть достаточное количество маркеров, стирателей и блокнотов для флипчарта. Сделайте встречу стильной и красивой!

Место проведения

Убедитесь, что место проведения удобно и сможет вместить всех участников. Слишком большое пространство может быть пугающим и неуютным, а слишком маленькое - тесным и давящим. Кроме того, важно чтобы там были все необходимые вам инструменты для проведения встреч и презентаций.

Скачайте нашу Белую книгу, если хотите узнать больше.