Spoločnosti na celom svete čelia intenzívnej konkurencii a neustále sa zvyšujúcim požiadavkám zákazníkov. Aby si organizácie udržali náskok, musia neustále vyhodnocovať a optimalizovať svoju činnosť. Jedným z účinných nástrojov, ktorý sa v posledných rokoch dostal do popredia, je mapovanie toku hodnôt (VSM). VSM je vizuálna a analytická technika používaná na identifikáciu a elimináciu plytvania, zefektívnenie procesov a zlepšenie celkovej efektívnosti podniku. V tomto blogovom príspevku sa podrobnejšie venujeme mapovaniu hodnotových tokov, tomu, ako ho môžete zaviesť do praxe, a najlepším nástrojom, ktoré vám pomôžu.

Čo je mapovanie hodnotových tokov?

Mapovanie hodnotových tokov je akt vytvorenia vizuálneho znázornenia celého procesu alebo "hodnotového toku", ktorým prechádza produkt alebo služba, od počiatočnej požiadavky zákazníka až po jeho dodanie. Táto mapa pomáha identifikovať činnosti, ktoré pridávajú hodnotu, aj činnosti, ktoré hodnotu nepridávajú (plytvanie), a umožňuje podnikom systematicky optimalizovať svoje procesy.

Aké sú kľúčové princípy mapovania toku hodnôt?

• Orientácia na zákazníka

VSM sa začína hlbokým pochopením potrieb zákazníka a zosúladením všetkých činností s cieľom efektívne uspokojiť tieto potreby.

• Optimalizácia toku

Jej cieľom je vytvoriť plynulý a neprerušovaný tok práce cez hodnotový tok, znížiť oneskorenia a úzke miesta.

• Znižovanie množstva odpadu

VSM identifikuje a eliminuje rôzne druhy plytvania, ako sú nadprodukcia, čakacie doby, chyby a nadmerné zásoby.

• Neustále zlepšovanie

Proces VSM je nepretržitý a podnecuje organizácie, aby neustále hľadali spôsoby, ako zlepšiť svoje činnosti.

Ako vykonávať mapovanie hodnotových tokov

Najlepší spôsob vykonávania VSM je prostredníctvom stretnutia. Môže byť súčasťou stretnutia alebo tvoriť základ celého bloku. V poznámkach zo stretnutia by ste mali presne zdôrazniť, čo bude účastníkom mapované. Mapovanie hodnôt môže predstavovať cestu výrobku od surovín k zákazníkovi alebo konkrétny proces vo vašej spoločnosti, ktorý je potrebné zefektívniť.

Pri výbere účastníkov sa uistite, že ste zapojili všetkých členov tímu, ktorí môžu poskytnúť cenné informácie, a/alebo tých, ktorých sa budú týkať akékoľvek rozhodnutia, ktoré by mohli byť výsledkom VSM. Zostavenie multifunkčného tímu zabezpečí ucelený pohľad na proces, ktorý sa bude mapovať.

Skvelým spôsobom, ako začať, je zmapovanie súčasného stavu. Nakreslite časovú os zľava doprava, ktorá predstavuje proces od začiatku po koniec. Na rozlíšenie jednotlivých prvkov môžete použiť symboly, štítky a farebné perá. Na začiatok uvádzame najčastejšie symboly:

• Obdĺžniky - procesy
• Trojuholníky - zásoby
• Šípky - tok
• Diamanty - rozhodovacie body

Počas mapovania súčasného stavu môžete vizuálne znázornenie doplniť o údaje, identifikáciu odpadu a metriky.

Potom môžete prejsť k mapovaniu budúceho stavu. Niekedy sa začína brainstormingom potenciálnych zlepšení na základe mapovania súčasného stavu. Ako tím môžete zmapovať ideálny proces a dokonca prepočítať metriky, aby ste videli vplyv vašich potenciálnych zlepšení.

Po zasadnutí VSM budete musieť o zmenách informovať všetky príslušné zainteresované strany a podľa potreby zabezpečiť školenia, aby ste sa uistili, že všetci rozumejú novému procesu a dokážu sa mu prispôsobiť.

Nástroje na mapovanie toku hodnôt

Získať vizuálny prvok mapovania toku hodnôt je dôležité, inak je táto technika neúčinná. Na vytvorenie efektívnych diagramov VSM budete potrebovať správne nástroje.

• Papier a tabule

Niekedy sú najúčinnejšie tie najjednoduchšie nástroje. Diagramy VSM môžete vytvárať pomocou papiera a tabule počas brainstormingu alebo spoločných workshopov. Členovia tímu môžu mapu kresliť a komentovať ručne.

• Post-it poznámky

Post-it poznámky možno použiť v spojení s tabuľou alebo veľkým listom papiera. Sú praktické na zachytávanie informácií, označovanie krokov procesu a jednoduché premiestňovanie prvkov počas brainstormingu a mapovania.

 

• Excel

Microsoft Excel je univerzálny nástroj na vytváranie základných diagramov VSM. Na znázornenie krokov a tokov procesu môžete použiť tvary a čiary programu Excel. Hoci neposkytuje vizuálnu príťažlivosť špecializovaného softvéru VSM, je ľahko dostupný a používateľsky prívetivý.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio je špecializovaný nástroj na tvorbu diagramov, ktorý ponúka šablóny VSM. Poskytuje štruktúrovanejší a profesionálnejší spôsob vytvárania diagramov VSM s tvarmi a symbolmi špeciálne navrhnutými na mapovanie.

• Lucidchart

Lucidchart je online nástroj na vytváranie diagramov, ktorý ponúka šablóny na vytváranie diagramov VSM. Je kolaboratívny a umožňuje viacerým členom tímu pracovať na tom istom diagrame súčasne. Lucidchart sa integruje aj s iným podnikovým softvérom, ako je Microsoft Office a Google Workspace.

• Visme

Visme je všestranný online návrhársky a infografický nástroj, ktorý možno použiť na tvorbu VSM diagramov. Ponúka širokú škálu ikon, tvarov a šablón na reprezentáciu rôznych prvkov toku hodnôt. Je používateľsky prívetivý a pomôže vám vytvárať vizuálne atraktívne diagramy.

• Miro

Miro je online platforma na kolaboratívnu tabuľu určená na vizuálnu spoluprácu. Je vynikajúci pre virtuálne tímy alebo vzdialené workshopy. Môžete vytvárať diagramy VSM, pridávať samolepiace poznámky a spolupracovať v reálnom čase.

• SmartDraw

SmartDraw je softvér na tvorbu diagramov, ktorý poskytuje šablóny pre VSM a iné diagramy. Ponúka rôzne možnosti prispôsobenia a integruje sa s Microsoft Office a ďalšími nástrojmi.

• Tallyfy

Tallyfy je nástroj na riadenie procesov a automatizáciu pracovných postupov, ktorý možno použiť na vytváranie diagramov VSM. Je obzvlášť užitočný, ak chcete dokumentovať a zároveň automatizovať procesy toku hodnôt.

• Kumu

Kumu je webová platforma na vytváranie systémových máp, ktorú možno prispôsobiť na mapovanie toku hodnôt. Je to pokročilejší nástroj na vizualizáciu komplexných systémov a vzťahov v rámci toku hodnôt.

• Gliffy

Gliffy je online nástroj na tvorbu diagramov, ktorý ponúka šablóny pre VSM. Ľahko sa používa a poskytuje funkcie spolupráce pre tímové mapovanie.

Pri výbere kancelárskeho nástroja na mapovanie toku hodnôt zvážte preferencie svojho tímu, zložitosť procesov a to, či potrebujete funkcie spolupráce v reálnom čase. Správny nástroj pre vašu spoločnosť bude závisieť od vašich špecifických potrieb a úrovne detailov, ktoré chcete zachytiť v diagramoch VSM.