Möten, oavsett om de är formella eller informella, är en viktig del av all affärsverksamhet. Oavsett om du deltar i ett informellt möte med ditt team eller ett formellt styrelsemöte ska du uppträda på samma sätt. Mötesetikett är avgörande för att dina möten ska hålla en hög nivå av effektivitet, produktivitet och respekt. Vi har sammanställt 7 regler som hjälper dig att vara på topp på alla dina möten. 

Vad innebär mötesetikett?

Mötesetikett syftar till regler och riktlinjer som man förväntas följas under ett möte för att det ska löpa smidigt. Dessa regler omfattar vanligtvis:

• • Tidhållning

  • Förberedelse

  • Aktivt lyssnande

  • Att prata respektfullt

  • Att hålla sig till ämnet

  • Uppföljning

Reglerna för mötesetikett kan variera från företag till företag, men de är alla inriktade på att bidra till en positiv och professionell mötesmiljö.

7 etikettregler för personliga möten

Här är de viktigaste etikettreglerna som du ska följa på möten:

1. Kom i tid

Att komma i tid är den mest grundläggande etikettsregeln när det gäller möten. Att komma för sent är inte bara respektlöst mot de andra deltagarna, utan det stör också mötesflödet. Planera att komma minst fem minuter tidigare så att du kan komma i ordning och förbereda dig.

2. Kom förberedd

Se till att du har allt du behöver före mötet, t.ex. anteckningar, rapporter eller andra relevanta dokument. Överväg att använda en mini whiteboard för att skriva ner idéer och anteckningar som ett papperslöst miljövänligt alternativ. Om det finns en dagordning eller förläsningsmaterial, se till att läsa igenom det före mötet. Att vara förberedd visar att du respekterar de andra deltagarnas tid och ansträngningar.

3. Stäng av din telefon

En ringande telefon eller ett aviseringsljud kan vara mycket distraherande och störa mötets flöde. Stäng av telefonen eller sätt den på ljudlöst läge innan mötet börjar.

4. Lyssna aktivt

Aktivt lyssnande är viktigt i alla möten. Det innebär att vara uppmärksam på vad andra säger, ställa frågor och ge feedback. Aktivt lyssnande visar att du värdesätter andras åsikter och idéer.

5. Tala respektfullt

När du talar under ett möte, tala tydligt och koncist. Undvik att använda jargong eller tekniska termer som andra kanske inte förstår. Tänk också på din ton och ditt kroppsspråk. Tala med respekt och undvik att avbryta andra eller prata i mun på dem. Om du inte håller med någon ska du uttrycka din åsikt på ett artigt och respektfullt sätt.

6. Håll dig till ämnet och inom mötestiden

Att gå utanför ämnet kan slösa tid och vara frustrerande för de andra mötesdeltagarna. Att hålla sig till ämnet hjälper till att hålla den fastställda tidsgränsen för mötet. Att överskrida tidsgränsen kan störa människors scheman och skapa frustration. Om mötet drar ut på tiden kan du föreslå att du avslutar det och bokar in ett nytt uppföljningsmöte.

7. Uppföljning efter mötet

Efter mötet, följ upp med deltagarna för att sammanfatta vad som diskuterades, vilka beslut som fattades och vilka åtgärder som behöver vidtas. Om du har tilldelats några åtgärdspunkter ska du se till att slutföra dem i tid. Uppföljning efter mötet säkerställer att alla är på samma sida och att framsteg görs.

Att omsätta mötesetikett i praktiken

Om du följer reglerna för mötesetikett kan du se till att dina möten inte bara är produktiva utan också en säker plats för att dela åsikter. Oavsett om du leder mötet eller bara deltar är det viktigt att du kommer i tid, är förberedd, lyssnar aktivt, talar respektfullt, håller dig till ämnet och följer upp efter mötet. Genom att visa respekt för andra deltagares tid och ansträngningar kan du bidra till att skapa en positiv och professionell mötesmiljö. Så nästa gång du deltar i ett möte, kom ihåg att följa mötesetikettens bästa praxis och föregå med gott exempel för andra.