Regelbundna enskilda möten med dina medarbetare kan ge många fördelar för individen, teamet och företaget i stort. Men det är viktigt att ställa rätt frågor under ett enskilt möte för att säkerställa att tiden används effektivt.

Här pratar vi om varför enskilda möten är viktiga, hur du kan strukturera ett effektivt enskilt möte och vilka typer av frågor du kan ställa.

Vilka är fördelarna med enskilda möten?

Det finns några funktioner för ett enskilt möte. De kan vara effektiva för att förbättra kommunikationen mellan dig och din medarbetare och bidra till att bygga upp och upprätthålla en god relation.

De kan också vara användbara för att följa upp medarbetarnas mål och målsättningar. Dessa mål kan fastställas i ett årligt utvecklingssamtal, men ett regelbundet enskilt möte kan hjälpa till att övervaka medarbetarens framsteg däremellan.

En viktig funktion med ett enskilt möte är att ge din medarbetare en plattform för att diskutera saker som påverkar dem. Det är ett enkelt sätt att identifiera eventuella problem och ge stöd där det behövs, oavsett om det gäller gruppdynamiken, arbetsprocesserna eller medarbetaren själv. Enskilda möten bidrar också till att din medarbetare känner sig som en uppskattad medlem av teamet och undviker att de känner sig isolerade.

Hur man strukturerar ett enskilt möte

Det är bäst att börja ett enskilt möte med en kort informell pratstund för att bryta isen. Det kan vara avskräckande att omedelbart inleda mötet med formella frågor, och det kan få din medarbetare att känna sig obekväm. Hälsa istället på dem och prata om allmänna ämnen som hur de mår, hur deras familj har det osv.

När du har fått igång diskussionen kan du gå vidare till de mer formella frågorna för ett personligt möte. Dessa bör vara relaterade till deras arbete och hur det går för dem, utmaningar som de har ställts inför och eventuellt stöd som de kan behöva framöver. Vi har några exempel på frågor för ditt enskilda möte nedan.

När du har gått igenom dina frågor kan du ge medarbetaren en chans att ta upp något som de kanske vill prata om och som du inte har täckt in. Det är viktigt att ge dem tillräckligt med tid för att diskutera alla frågor, så att eventuella problem kan lösas. Om du inte ger dina medarbetare möjlighet att tala om vad de vill kan det leda till att de kämpar med en fråga eller helt enkelt inte känner sig hörda eller uppskattade.

När alla har diskuterat det de behöver kan du avsluta mötet. Detta bör alltid ske i en så varm och vänlig ton som möjligt, oavsett vad som avhandlats under mötet. Detta kan bidra till att hålla arbetsmoralen på en hög nivå medan din medarbetare fortsätter med resten av sin arbetsdag.

10 frågor att ställa till din medarbetare under ett enskilt möte

Nedan följer några exempel på frågor att ställa under ett enskilt möte. Det kan vara bra att anpassa frågorna när det är lämpligt, så att du kan tala om ett specifikt projekt eller något som du vet att din medarbetare har arbetat med. 

• Hur har den senaste veckan/månaden varit?

Denna fråga kan vara en bra start eftersom den ger din medarbetare möjlighet att diskutera hur saker har varit sedan ert senaste möte på ett allmänt sätt. IT kan hjälpa dig att identifiera om saker har gått bra eller dåligt, och om din medarbetare känner sig positiv eller negativ till arbetet.

• Vilka är dina prioriteringar för arbetet just nu?

Denna fråga kan hjälpa dig att ge mötet ett fokus. Du kan ta reda på vad din medarbetare har arbetat med och vad de ser som det viktigaste arbetet för dem just nu. Om deras prioriteringar inte stämmer överens med dina eller teamets kan du hjälpa till att ändra dem.

• Vilka är dina planer för de kommande veckorna?

Detta hjälper dig att identifiera vad din medarbetare kommer att fokusera på och deras kommande arbetsplaner. Du kan se till att detta stämmer överens med dina planer för teamet. Det ger också medarbetaren en chans att diskutera sin arbetsbelastning och om de känner att de har för mycket eller för lite att göra.

• Vilken är den senaste höjdpunkten i ditt arbete?

Att prata om höjdpunkter och prestationer i ett enskilt samtal är mycket viktigt. Du bör fira dina medarbetares prestationer tillsammans med dem och se till att de vet att deras arbete värdesätts.

• Vad har varit en utmaning för dig på sistone?

Att prata om utmaningar och svårigheter som dina medarbetare har mött är lika viktigt som att prata om de positiva prestationerna. Här kan du identifiera svagheter i din medarbetares och/eller ditt teams och företags arbetssätt. Du kan sedan ge mer stöd där det behövs, oavsett om det är genom att ändra dina processer eller tillhandahålla mer utbildning eller bättre utrustning.

• Hur går det med teamet/medarbetarna?

Hur din medarbetare kommer överens med resten av teamet kan ha stor inverkan på hur han eller hon fungerar i arbetet. Om du låter din medarbetare diskutera hur de känner för sina kollegor kan du identifiera var det kan finnas spänningar i relationerna och var du kan behöva gå in och ge ytterligare stöd.

• Finns det något stöd jag kan ge dig för att göra din vardag enklare?

Detta är en viktig fråga för att avgöra hur du kan hjälpa din medarbetare. Det kan vara något så enkelt som att de behöver lite extra utrustning som whiteboards för att förbättra sin planering och sitt arbetsflöde. Det kan hända att du behöver gå in och hjälpa en medarbetare som har svårt att samarbeta.

• Finns det någon del av verksamheten eller något som händer i teamet som du känner att du inte har koll på?

Ibland är det svårt att hålla en god kommunikation inom teamet, och människor kan hamna vid sidan av. Den här frågan hjälper dig att identifiera var du kan behöva förbättra kommunikationen samtidigt som du informerar din medarbetare om något som de behöver mer information om.

• Finns det några kommande projekt som du skulle vilja arbeta med?

Den här frågan ger din medarbetare en chans att diskutera om det finns något på gång som de känner att de kan tillföra värde till. Det kan vara relaterat till deras nuvarande roll, eller så kan det handla om att utvidga den. Här kan det vara bra att berätta vilka projekt som är på gång, om de inte redan känner till dem.

• Finns det någon utbildning vi kan erbjuda för att hjälpa dig att utvecklas i din roll?

Den sista frågan kan handla om vidareutveckling för din medarbetare. De kan ha luckor i sin nuvarande kompetens där extra utbildning skulle kunna hjälpa dem att producera arbete av högre kvalitet eller vara mer effektiva. Kanske vill de utöka sin roll och ytterligare utbildning kan hjälpa dem att nå detta mål. Du bör kunna erbjuda både interna och externa utbildningskurser, som att skugga en medarbetare eller gå en onlinekurs.

Bästa praxis för enskilda möten

Hur regelbundet du håller enskilda möten beror på hur nära du arbetar med dina medarbetare, hur ofta du behöver checka in och även storleken på ditt team. Du bör åtminstone ha månatliga personliga möten, men det kan vara bra att ha möten varje vecka. Du kan anpassa dina frågor till den frekvens som fungerar för dig - till exempel kanske det inte är nödvändigt att fråga om din medarbetare behöver extra utbildning varje vecka.

Du bör variera ämnet för dina frågor och korrelera dem med vad som händer i ditt team och företag vid den tidpunkten. Så om du har ett stort projekt på gång som din medarbetare är en del av, kan det vara lämpligt att fokusera på det projektet under mötet.

Under mötet bör du se till att din medarbetare har gott om tid att tala. Du bör aktivt lyssna på vad de säger och anteckna om det är lämpligt. Du vill säkerställa att din medarbetare känner sig hörd och uppskattad som en del av teamet.

Fokus för mötet bör ligga på medarbetaren och hur det går för honom eller henne. Du bör inte ägna för lång tid åt statusrapporter eller deras framsteg med specifika arbetsuppgifter om det inte är relevant för mötet.

Du bör ha ett öppet sinne under hela mötet och ge ärlig feedback. Det kan vara bra att skicka en kort uppföljning efter mötet, med information om eventuella åtgärder eller nästa steg som diskuterades. Du kan också notera eventuella ämnen som ni pratade om och som ni kommer att behöva återkomma till under nästa möte, för att säkerställa att de inte glöms bort.