Förmågan att kommunicera tydligt i möten kan innebära skillnaden mellan en produktiv session och en bortkastad möjlighet. Ett av de mest mångsidiga verktygen för att stödja dina möten är en whiteboard - inte bara ett tomt utrymme, en whiteboard kan skapa ett interaktivt, dynamiskt utrymme där man kan samarbeta, vilket resulterar i effektivare möten.

Det är dock viktigt att du maximerar potentialen hos detta till synes enkla verktyg. I den här guiden går vi igenom några användbara strategier som hjälper dig att utnyttja din whiteboard till fullo. Från att använda rätt tillbehör till att hålla ditt team engagerat, vi ser till att din whiteboard främjar effektiv kommunikation och framgångsrika mötesresultat.

Varför är det bra att använda en whiteboard på möten?

Whiteboards är ett viktigt mötesverktyg. De ger ett visuellt utrymme där idéer och förslag kan registreras, läggas fram och diskuteras. De kan hjälpa mötesdeltagarna att bättre förstå den information som kommuniceras under mötet, vilket möjliggör samarbete och problemlösning.

Whiteboards kan hjälpa till att hålla informationen organiserad under hela mötet, vilket kan bidra till att diskussionerna håller sig till ämnet och är relevanta. När idéer skrivs på en whiteboard kan det hjälpa deltagarna att hålla sig engagerade och fokuserade, även under långa möten.

Så här använder du din whiteboard på ett effektivt sätt under möten

Det finns ett antal faktorer att tänka på när du använder en whiteboard under ett möte, för att få ut mesta möjliga av detta verktyg.

Använd rätt whiteboardtillbehör

För att få ut mesta möjliga av din whiteboard behöver du mer än bara en penna eller två. Som vi kommer att diskutera i nästa avsnitt behöver du en mängd olika tillbehör för att kommunicera effektivt med hjälp av din whiteboard, bland annat:

• Sortiment av färgpennor
• Magneter
• Rengöringsspray och trasa

För ökat samarbete och visuell kommunikation kan du också använda rutnätstejp, färgade magnetrutor och mini-whiteboards som kan användas av dina mötesdeltagare.

Allt detta ingår i Nobos Whiteboard Accessories Kit Bag, det perfekta tillskottet till alla dina möten. Vår kitbag har utformats för att göra det enkelt att förvara och komma åt dina whiteboardtillbehör, med ett magnetiskt lock för förvaring av magneter och elastiska öglor för att hålla fast varje penna. Väskan är lätt att transportera, så den är perfekt för att förvara och organisera dina tillbehör och för att ta med dem till ett mötesrum, vilket säkerställer produktivt teamarbete även när du är på språng.

Använd effektiva kommunikationstekniker

När du skriver på din whiteboard är det viktigt att hålla innehållet klart och koncist. Under en brainstorming kan det innebära att du låter teamet prata igenom sina idéer först, innan du skriver ner de viktigaste punkterna. Detta har den extra fördelen att teamet kan samlas för att fullt ut förstå och sammanfatta varje punkt.

När du använder visuella kommunikationsverktyg som en whiteboard bör du alltid ta hänsyn till det visuella elementet. Det innebär att du använder färgkodning och sektionsindelning för att hålla ordning på dina idéer. Du kanske till exempel vill skriva utmaningar i rött och lösningar i grönt, eller så kan du använda olika färger för att visa olika relationer genom att använda olikfärgade pilar mellan två punkter.

Du kan också fästa visuella hjälpmedel och diagram som du kanske har på din whiteboard med hjälp av magneter så att du kan flytta runt saker när du behöver. Detta kan vara till hjälp om du har en affisch eller broschyr som du ska analysera - skriv helt enkelt ut en stor version, fäst den på din whiteboard och börja anteckna.

Uppmuntra interaktion och deltagande

En whiteboard är perfekt för att uppmuntra till deltagande i möten. Du kan aktivt involvera människor genom att be dem att själva skriva sina idéer på whiteboardtavlan eller lägga till sina kommentarer. Det kommer inte bara att göra mötet mer engagerande, utan kan också bidra till att säkerställa att allas röster blir hörda.

Du kan göra detta med en brainstorming genom att skriva ner kärnidén eller problemet i mitten av whiteboarden och sedan be varje person att komma fram och skriva ner sina tankar eller förslag. Människor kommer naturligt att börja bygga vidare på varandras idéer, och du kommer vanligtvis att upptäcka att du når mer kreativa lösningar.

För större möten kanske det inte är lämpligt att be alla att komma upp och bidra till innehållet på whiteboardtavlan. I det här fallet kan du be deltagarna att dela upp sig i mindre grupper och samarbeta med sina egna mini whiteboard. Deras idéer och tankar kan sedan diskuteras med den större gruppen och viktiga punkter kan överföras till den stora whiteboardtavlan så att alla kan hänvisa till dem.

Håll innehållet snyggt och organiserat

Det du skriver på whiteboardtavlan måste vara snyggt och organiserat så att alla i mötet kan hålla reda på vad som har diskuterats. Det innebär bland annat att handstilen ska vara prydlig och tillräckligt stor för att alla ska kunna läsa den, så att människor förblir engagerade. Du bör undvika att överfylla tavlan, så håll innehållet kortfattat och kärnfullt. Du kan behöva uppdatera och revidera informationen allteftersom mötet fortskrider och fler idéer kommer upp och tidigare förslag blir överflödiga eller irrelevanta.

Gridding tape kan vara ett utmärkt komplement till ditt möte, eftersom det hjälper dig att skapa snygga diagram och tabeller på din whiteboard. Om du använder en penna kan det se rörigt ut, men med rutnätstejp får du rena, raka linjer. Du kan sedan fylla i data och punkter med dina pennor och komma ihåg att färgkoda där det är lämpligt.

Dokumentera och dela whiteboardinnehåll

Efter mötet är det viktigt att all information och alla idéer som skrevs på whiteboarden registreras och bevaras. Detta säkerställer att inga lösningar eller viktiga punkter går förlorade och bidrar också till att göra nästa steg handlingsbara.

Du kan dokumentera innehållet på whiteboardtavlan antingen genom att ta ett fotografi av det eller genom att transkribera viktiga punkter till ett mer formellt dokument. Du kan sedan dela bilden eller dokumentet genom att skicka ut det i ett e-postmeddelande efter mötet tillsammans med åtgärder och deadlines och/eller genom att ladda upp det till en delad enhet. Du bör se till att alla har tillgång till innehållet och kan följa upp tilldelade uppgifter.

Du kan också be deltagarna att ge feedback på innehållet på whiteboardtavlan. Det kan hända att det finns justeringar eller korrigeringar att göra, eller ytterligare insikter att ta med någon gång efter mötet. Om det finns mer att tillägga kan du antingen inkludera det i dokumentet eller inkludera ett ytterligare dokument tillsammans med fotot av whiteboardtavlan som sammanfattar den extra informationen.

Genomför framgångsrika samarbetsmöten med Nobo

Nobo har ett stort utbud av praktiska kommunikationsverktyg som stöder dina möten och uppmuntrar produktivt samarbete. Från whiteboards och anslagstavlor till projektionsverktyg och skyltar - vi har garanterat den lösning du behöver för effektiva möten och kommunikation. Ta en titt på vårt produktutbud idag för att se hur vi kan stödja din organisation.