Möten är en viktig del av varje organisation. Hur framgångsrikt ett möte blir beror till stor del på mötesledarens förmåga att hålla diskussionen fokuserad, produktiv och effektiv.

I den här bloggartikeln kommer vi att lyfta några tips som hjälper dig att bli en bättre mötesledare, inklusive planering och förberedelser, sätta upp grundregler, hantera tiden effektivt, aktivt lyssnande, konfliktlösning samt utvärdera och reflektera över din prestation.

Vad är en facilitator?

Som facilitator, eller mötesledare, ansvarar du för att skapa en positiv och engagerande miljö som uppmuntrar till deltagande, främjar samarbete och hjälper gruppen att uppnå sina mål. Facilitatorns främsta roll är att leda mötesprocessen och skapa ett bekvämt forum för öppen och konstruktiv kommunikation.

Facilitatorn är ansvarig för:

• Fastställande av grundläggande regler
• Att hålla diskussionen på rätt spår
• Tidsplanering
• Uppmuntra till deltagande
• Säkerställa att alla synpunkter beaktas

De hjälper också gruppen att generera idéer, fatta beslut och nå en lösning när det behövs.

Bästa tipsen till mötesledare

En kompetent facilitator är en skicklig kommunikatör, som är duktig på att hantera uppgifter och lösa problem. De måste hålla sig neutrala och inte låta sitt eget perspektiv påverka mötet. En facilitators viktigaste uppgift är att vägleda gruppen så att den uppnår de satta målen, genom att främja produktivitet och effektivitet.

Planera och förbered

Ta dig tid att planera och förbereda inför varje möte som du ska leda. Lyft fram syftet med mötet, sätt upp tydliga mål och skapa en agenda som beskriver de ämnen som ska diskuteras. Överväg att använda en whiteboardtavla eller en mobil whiteboard för att kommunicera agendan under mötet så att den är synlig för alla deltagare. Det säkerställer en mer fokuserad, produktiv och effektiv session. Se också till att informera deltagarna i förväg om agendan och eventuellt material som behövs.

Fastställ grundläggande regler

Sätt upp tydliga grundregler och kommunicera ut dem i början av mötet för att skapa en respektfull och produktiv miljö. Dessa kan listas på ett blädderblock eller en whiteboardtavla så att ni kan hänvisa till dem vid behov. Uppmuntra till deltagande och se till att alla får möjlighet att komma till tals. Se också till att reglerna efterlevs under hela mötet, särskilt om någon deltagare utmanar dem.

Hantera tiden effektivt

Håll er på rätt spår och hantera tiden effektivt genom att hålla diskussionen fokuserad runt agendan. Håll ett öga på klockan och anpassa tempot i mötet efter behov för att se till att du täcker alla punkter på dagordningen, eller planera in ett uppföljningsmöte om det skulle behövas.

Lyssna aktivt

Lyssna aktivt genom att vara uppmärksam på vad som sägs och visa att du förstår. Klargör eventuella missförstånd och uppmuntra deltagarna att ställa frågor och ge feedback.

Hantera konflikter

Ta upp eventuella konflikter som uppstår på ett respektfullt och konstruktivt sätt. Fokusera på problemen snarare än på de inblandade personerna och uppmuntra öppen och ärlig kommunikation. I detta fall tar en facilitator på sig en medlande roll och förblir opartisk.

Utvärdera och reflektera

Efter mötet bör du ta dig tid att fundera över vad som gick bra och vad som kan förbättras. Uppmuntra konstruktiv feedback från deltagarna för att hjälpa dig att identifiera områden som kan förbättras och för att informera om ditt tillvägagångssätt för framtida möten. Gå också igenom agendan på whiteboarden och fundera över om alla ämnen har tagits upp.

Vad man ska undvika som mötesfacilitator

Att vara mötesledare är ingen lätt uppgift, särskilt inte i större möten när det finns många olika röster som vill komma till tals. Nedan lyfter vi fram saker som du bör undvika som mötesfacilitator:

Att uttrycka egna åsikter eller fördomar

Facilitatorns roll är att vara neutral och opartisk. Du ska undvika att uttrycka dina egna åsikter.

Att dominera samtalet

En facilitator bör uppmuntra öppen kommunikation och samarbete mellan alla deltagare, snarare än att dominera samtalet. Tänk på att inte prata för mycket eller avbryta andra och se till att alla deltagare är engagerade och får säga sitt utan att vara påstridig.

Att vara konfrontativ

Behåll lugnet och visa respekt även i utmanande situationer. Även om det kan vara svårt, försök att undvika att bli konfronterande och förläng denna regel till alla deltagare också.

Är du redo för en roll som facilitator?

Oavsett om du vill förbättra dina färdigheter eller ta ditt första steg som mötesledare, har du nu ramverket för att leda ett möte. Du kommer att kunna skapa en miljö som är säker, respektfull och samarbetsinriktad, och som uppmuntrar alla medlemmar att delta och bidra med sina unika perspektiv.

Ditt mål är att hjälpa deltagarna att uppnå mötesmålen genom att:

• Hålla diskussionen fokuserad och produktiv
• Hantera gruppdynamiken
• Lösa eventuella meningsskiljaktigheter
• Justera planen
• Lyssna och reagera effektivt

Du ska också kunna anpassa din kommunikationsstil efter gruppens behov och ge feedback och förslag som bidrar till bättre kommunikation och samarbete. Genom att använda faciliteringsteknikerna i den här bloggartikeln kan du hjälpa grupper att övervinna kommunikationshinder och nå framgång i alla typer av möten.