Ett välplanerat möte är alltid det bästa, men det är inte alltid möjligt. Ofta krävs spontant samarbete och snabbt beslutsfattande för att hantera en akut situation. I så fall måste du organisera ett ad hoc-möte.

Ad hoc-möten skiljer sig från vanliga möten och kräver ett något annorlunda tillvägagångssätt. I den här bloggen utforskar vi skillnaderna mellan ad hoc-möten och ordinarie möten, hur man vet när ett ad hoc-möte krävs och hur man genomför ett effektivt sista minuten-möte.

Vad är skillnaden mellan ett ad hoc-möte och ett ordinarie möte?

Ett ad hoc-möte skiljer sig från ett ordinarie möte eftersom det är ett möte som inte har planerats. Det kommer att hållas för en tidigare oförutsedd situation som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Så en av skillnaderna mellan ett ad hoc-möte och ett ordinarie möte är att det kan bestå av en mer informell dagordning. Deltagarna och organisatören har inte haft lika lång tid på sig att förbereda sig som de vanligtvis har inför ett möte, så de kan behöva tänka snabbt. Vid ett ad hoc-möte måste beslut fattas och åtgärder vidtas snabbt, medan det vid ett ordinarie möte kan finnas lite mer tid för människor att genomföra åtgärder.

När ska man kalla till ett ad hoc-möte i sista minuten

Ett ad hoc-möte i sista minuten ska endast kallas när det är absolut nödvändigt. Att dra in människor i ett möte utan förvarning kommer att störa deras dag, och det kan ta ett tag för människor att komma tillbaka till sitt flöde efter mötet, oavsett hur kort det är.

När det är möjligt bör du sträva efter att ge människor gott om tid att delta i ett möte. Det kommer dock att finnas situationer där detta helt enkelt inte är möjligt, och ett ad hoc-möte kommer att krävas. Det kan röra sig om en nödsituation eller en möjlighet som har uppstått och som har en kort tidsfrist och kräver omedelbara åtgärder. Det kan handla om att feedback från teammedlemmar krävs omedelbart eller att det behövs brådskande uppdateringar om ett projekt. Det kan vara så att det råder oklarhet om vad som krävs av teamet och att ett möte behövs för att klargöra detta så att alla kan fortsätta sitt arbete med tydliga mål.

Även i dessa situationer bör du överväga om ett möte är den bästa lösningen. Det kan vara så att det räcker med ett mejl eller ett telefonsamtal med bara en eller två deltagare. Ibland kan frågan vara för komplex för att diskuteras via e-post eller involvera för många personer - då kan ett möte vara lösningen.

Du bör också överväga konsekvenserna av att hålla ett möte i sista minuten och väga kostnaderna mot intäkterna. Att störa någons dag är aldrig idealiskt, men det kan vara bättre att göra detta än att inte hålla mötet alls.

Så här håller du ett effektivt ad hoc-möte

Ad hoc-möten handlar vanligtvis om högprioriterade behov, så det är viktigt att de hålls effektivt.

Sätt upp tydliga mötesmål och en dagordning

Även om ett ad hoc-möte har kort förberedelsetid är det ändå viktigt att sätta upp tydliga mötesmål. Målen kan vara korta och koncisa, men om de är fastställda hjälper de till att hålla alla fokuserade, vilket leder till mer produktiva resultat.

När du har målen kan du sätta ihop en dagordning. Den kan vara mer informell än en vanlig mötesagenda, men bör ändå innehålla de viktigaste punkterna. Om möjligt bör detta distribueras till deltagarna före mötet - även om det skickas runt 10 minuter innan gör det möjligt för människor att förbereda sig lite och börja tänka på vad som krävs. Detta kan bidra till att spara värdefull tid under själva mötet.

Bjud bara in viktiga intressenter

Ett ad hoc-möte i sista minuten kommer sannolikt att störa deltagarnas dagar. Du bör därför försöka minimera störningarna genom att bara bjuda in de viktigaste intressenterna. Detta bör endast omfatta de personer som är direkt involverade i situationen och/eller har nödvändig kunskap och expertis i frågan.

Ibland kan det vara bäst att inkludera personer som kommer att påverkas av de beslut som fattas under mötet, men det är kanske inte alltid möjligt. Det kan vara mer praktiskt att bara bjuda in teamledare och låta dem distribuera och delegera information och åtgärder till sitt team när besluten har fattats.

Håll mötet på rätt spår

Tiden kommer sannolikt att vara knapp under mötet. Därför är det viktigt att diskussionerna är fokuserade och hålls på rätt spår. Du bör hänvisa till mötesagendan för att se till att allt som behöver tas upp tas upp, på effektivast möjliga sätt. Om samtalen hamnar på sidospår bör du leda tillbaka deltagarna till dagordningen.

Ibland kan det uppstå ett samtal som kan vara värdefullt men som inte är helt relevant för den aktuella frågan. Anteckna i så fall vad som sades och ordna ett nytt möte eller ett informellt telefonsamtal för att fortsätta diskussionen vid ett senare tillfälle.

Uppmuntra till deltagande

Även om ett ad hoc-möte i sista minuten ska vara kortfattat bör du ändå uppmuntra deltagarna att delta. Om du inte behöver samarbeta under mötet kanske det inte finns någon anledning att hålla mötet, och ett informativt e-postmeddelande kan vara bättre.

För att uppmuntra till samarbete bör du se till att ditt mötesrum har de kommunikationsverktyg som behövs. Detta kan omfatta flipcharts, whiteboards, och till och med en projektionsskärm om du vill att alla ska se något, till exempel en webbplats eller ett analysverktyg. Du bör göra anteckningar så att alla kan se dem och hänvisa till dem under mötet, så att de kan bolla idéer med varandra.

Håll den planerade tiden

Det är viktigt för de flesta möten att hålla den planerade tiden, men det är ännu viktigare för ad hoc-möten. Ett sista minuten-möte bör börja och sluta i tid för att minimera störningar i deltagarnas vardag.

Att hålla sig till den avsatta tiden bidrar också till att hålla mötet fokuserat. När du är strikt med tidtagningen blir du mer medveten om att du måste hålla dig till agendan och fatta snabba beslut. Du bör antingen ge dig själv eller någon annan deltagare ansvaret för att hålla koll på tiden och försiktigt påminna folk om saker verkar ta längre tid än planerat.

Notera åtgärder och nästa steg

För att kunna genomföra ett produktivt ad hoc-möte bör någon av deltagarna anteckna under hela mötet. Detta bör omfatta åtgärder, vem som är ansvarig och eventuella tidsfrister för varje åtgärd. Genom att dokumentera vad som sagts och beslutats har deltagarna något att hänvisa till när mötet är slut, så att de vet exakt vad som krävs av dem.

Du bör skicka ut anteckningarna efter att mötet är slut och se till att alla närvarande får dem. Om andra medlemmar i teamet som inte var närvarande nu har ett ansvar bör du också se till att de kopplas in i kommunikationen.

Du kan också ange vad nästa steg kommer att bli för att följa upp de beslut som fattades under mötet och de åtgärder som har fastställts. Det kan hända att ett annat, planerat möte kommer att krävas i framtiden, eller så kanske projektrapporter är mer lämpliga.

Redo för ditt ad hoc-möte?

Att veta hur man planerar och organiserar ett ad hoc-möte är värdefull kunskap. Nu vet du hur du ska hantera det när en improviserad situation uppstår som kräver akut uppmärksamhet, och du kommer att kunna agera snabbt och effektivt.

Nobo har en rad praktiska verktyg och lösningar för att stödja effektiva möten och kommunikation på arbetsplatsen, inklusive whiteboards, skyltar, anslagstavlor och projektionsutrustning. Ta en titt på våra produkter idag för att se hur vi kan hjälpa ditt företag.