En effektiv uppföljning av ett möte är ett viktigt sätt att säkerställa att beslut och planer kommuniceras och att åtgärder slutförs. Nedan förklarar vi varför det är så viktigt att följa upp ett möte och hur du kan göra det på rätt sätt.

Varför är det viktigt att följa upp mötet?

Det kan hända mycket under ett möte. Genom att följa upp mötet skapas en dokumentation som deltagarna kan gå tillbaka till, så att de vet vad som avhandlades och vilka åtgärder som vidtogs.

Utan en uppföljning av mötet kan viktiga detaljer glömmas bort och överenskomna uppgifter kanske inte slutförs. Detta kan ha en negativ inverkan på produktiviteten och till och med varumärkets rykte.

En uppföljning av mötet kan också vara användbar för alla som inte kunde delta i mötet. De kommer att kunna ta reda på vad som diskuterades så att de har all relevant information de kan behöva.

Att använda ett uppföljningsmejl efter mötet kan också ge människor en tråd för att spåra framsteg med åtgärder och feedback om när uppgifter har slutförts eller om det har uppstått förseningar.

Bästa praxis för mötet för att möjliggöra effektiv uppföljning

För att effektivt kunna följa upp mötet finns det några steg du bör ta under själva mötet.

Ta protokoll

Att välja en person i mötet att ta protokoll är ett användbart verktyg att använda när man följer upp ett möte. Om ni har regelbundna möten kan ni antingen rotera protokollföraren eller utse en person som ska föra protokoll varje gång. Det kan vara bra om personen har skrivit protokoll tidigare, så att de vet hur man bäst skriver protokoll och vad som ska ingå.

Protokollet bör sammanfatta vilka ämnen som har diskuterats, vem som sa vad och vilka åtgärder som identifierades, med eventuella tidsfrister som noterades. Om det finns en mötesagenda kan denna användas som mall för anteckningarna, så att det tydligt framgår vad som diskuterades när.

Protokollet kan skickas med i ett uppföljningsmejl efter mötet, men det bör inte vara det enda som skickas med. Även om de kan vara bra att använda som referens kan de innehålla för mycket information för alla mötesdeltagare, och viktiga åtgärder kan gå förlorade.

Identifiera åtgärder och tilldela ägare

Det är en viktig del av varje möte att tydligt identifiera åtgärder och tilldela varje åtgärd en ägare, så att alla vet vad de är ansvariga för efter mötet.

När potentiella åtgärder uppstår under ett möte, diskutera då vad som måste hända och utifrån vilken deadline. Identifiera den person som bäst kan ta ansvar för varje åtgärd och se till att de förstår vad som krävs av dem.

Det kan hända att en åtgärd kräver att flera personer utför den. Även i detta fall ska endast en ägare utses. Detta gör det enkelt att följa upp och spåra åtgärden och bidrar till att undvika förvirring och dubbelarbete.

Ibland kanske den bästa personen att äga en åtgärd inte är närvarande vid mötet. I detta fall ska du utse en person som ska kommunicera vad som krävs till individen.

Ta bilder av gemensamt arbete

I möten använder du ofta whiteboards eller ett konferensställ för att göra anteckningar och brainstorma. Dessa kan vara till hjälp under mötet, eftersom de ger alla en chans att tydligt se vad som diskuteras.

Det är dock viktigt att de anteckningar som görs kan delas efter mötet i en uppföljning. Annars kan du ha gjort användbara och viktiga anteckningar och idéer som försvinner och glöms bort efter mötet.

Du kan ta foton av anteckningar som du gör på whiteboards och sedan dela dessa via mail. Eller, om anteckningarna inte är tillräckligt tydliga, kan du ta foton och sedan ge någon i uppdrag att överföra informationen till ett dokument. Detta kan vara till hjälp vid brainstorming, eftersom du kan behålla det visuella flödet samtidigt som varje ord är läsbart.

Sammanfatta i slutet av mötet

I slutet av mötet bör du ta några minuter till att kort sammanfatta vad som diskuterades och beslutades, tillsammans med åtgärderna. Berätta hur och vem som kommer att följa upp mötet och när de kan förvänta sig att få uppföljningen.

Hur man följer upp ett möte

Skapa en handlingsplan

En av de viktigaste delarna av en mötesuppföljning är att skapa en handlingsplan. Du bör använda mötesanteckningarna som grund för att skapa din handlingsplan. Detta dokument visar exakt vilka åtgärder som ska vidtas, vem som ansvarar för dem och inom vilken tidsram de ska vara genomförda.

Du kan också använda handlingsplanen för att kategorisera åtgärder och identifiera vilka som är brådskande och vilka som är mindre brådskande. Det kan vara bra att göra dokumentet öppet, så att berörda personer kan uppdatera det under hela projektet med status för sina åtgärder.

Dela mötesuppföljningen

När du har mötesprotokollet och handlingsplanen måste du sedan dela uppföljningen. Det vanligaste sättet att göra detta är att skicka en uppföljning via mail. Om mötet är relaterat till ett pågående projekt kan det vara bra att skapa en särskild meddelandekanal på Slack eller Teams och använda den för all kommunikation, inklusive mötesuppföljningen.

Du bör skicka mötesuppföljningen så snart som möjligt efter mötet - vanligtvis inom 24-48 timmar, så att protokoll och andra dokument hinner förberedas.

Din uppföljning av ett möte bör skickas till alla som deltog i mötet, samt till alla andra relevanta parter som antingen inte hade möjlighet att delta eller inte deltog men som nu kan vara involverade i en åtgärd.

Din uppföljning av mötet bör innehålla mötesprotokoll och åtgärdsplan. Du bör också inkludera en kort sammanfattning av mötet, för att friska upp minnet av vad som diskuterades och för att informera dem som inte var närvarande. Om du har gjort anteckningar på en whiteboard ska du även bifoga foton eller dokumentversioner av dessa. Om mötet innehöll en presentation kan det också vara bra att bifoga bilderna.

Exempel på uppföljningsmail:

Ämne:  Uppföljning av [mötesämne]

Hej,

Tack för att ni tog er tid att delta i mötet idag. Jag uppskattar ert engangemang och era ansträngningar för att göra det produktivt.

För att följa upp mötet skulle jag vilja sammanfatta de viktigaste faktorerna som diskuterades:

[punktlista över de viktigaste diskussionspunkterna]

Följande åtgärder beslutades:

[punktlista över åtgärder och åtgärdsansvariga]

Jag har bifogat ett dokument med en handlingsplan som hjälper oss att arbeta igenom dessa åtgärder. [Detta dokument är ett samarbetsdokument och sparas i [mapp] Använd denna handlingsplan för att hålla alla uppdaterade om statusen för dina uppgifter. Om ni stöter på några problem med att genomföra åtgärderna ber jag er att meddela mig så att vi kan hålla teamet informerat.

Jag har också bifogat protokollet och andra dokument som stödde vårt möte, för er referens.

Vårt nästa möte kommer att hållas den [datum] och jag ser fram emot att träffa er alla då.

Bästa hälsningar,

[Namn]

Hur man följer upp mellan möten

Det är viktigt att inte bara skicka din mötesuppföljning och sedan inte checka in igen förrän nästa möte, särskilt om det är ett stort glapp mellan mötena. Håll koll på vad som händer med din handlingsplan.

Om det verkar som om saker inte blir klara inom överenskommen tid, ta kontakt med dina kollegor för att se om det finns något problem. Det kan handla om ett hinder som kräver input från resten av teamet, eller så kan det vara så att de bara har glömt att uppdatera dokumentet. Oavsett vad problemet är, hjälp dem att lösa det och se till att den bredare projektgruppen hålls informerad.