Om du har fått i uppgift att föra mötesprotokoll för första gången känner du dig förmodligen överväldigad. Hur ska jag kunna anteckna allt som sägs?

Men med rätt verktyg kan det bli enkelt att föra protokoll över de diskussioner och beslut som fattas under ett möte. Mötesprotokoll är ett viktigt verktyg för att hålla koll på utvecklingen, säkerställa att alla är på samma sida och för referens i framtiden.

För att hjälpa dig att skriva mötesprotokoll effektivt har vi sammanställt några tips för att finslipa dina färdigheter och leverera tydliga, koncisa och korrekta protokoll. Vi tillhandahåller också en gratis mall för mötesprotokoll som du kan använda.

Förbered i förväg

Förberedelser är avgörande när det gäller att föra mötesprotokoll. Du bör bekanta dig med dagordningen och deltagarna innan mötet äger rum. Detta hjälper dig att fånga upp all viktig information och tillämpa den på rätt personer.

Att skapa en mall för mötesprotokoll baserat på dagordningen kan också vara till hjälp. Det är ett bra sätt att hålla ordning och se till att du har anteckningar för varje diskussionspunkt.

Välj rätt verktyg

Människor arbetar på olika sätt och hur du bäst skriver mötesprotokoll kan skilja sig helt från en kollegas. Vissa föredrar att skriva protokollet direkt på en bärbar dator, medan andra föredrar papper och penna eller mini whiteboard, så att nyckelord och fraser kan markeras när protokollet skrivs ut i sin helhet.

Att skriva maskin kan vara bra, särskilt om du är en skicklig maskinskrivare. Ljudet av tangenter som knackar kan dock vara avskräckande för dem som deltar i mötet. Handskrivna anteckningar är perfekta om du har erfarenhet av att skriva för hand eller föredrar att skriva ditt protokoll efter mötet.

Gör tydliga och koncisa anteckningar

Att göra tydliga och koncisa anteckningar under mötet är viktigt. Glöm dock inte att du kan gå tillbaka och städa upp ditt arbete efter mötet.

Du bör se till att du lyssnar noga och fångar upp de viktigaste punkterna. Det är viktigt att du håller dig objektiv.

Vissa människor gillar att skriva mötesanteckningar, vilket gör det lättare att redigera dem senare. Om detta inte är möjligt, avstå från att skriva ner varje ord - använd stenografi eller nyckelord och fraser som du kan bygga vidare på senare.

Identifiera de viktigaste punkterna

Det kan vara förvirrande att bestämma vilka viktiga punkter man ska anteckna när man skriver mötesprotokoll. Alltför ofta försöker protokollförare täcka in för mycket information, vilket innebär att de missar nästa punkt på dagordningen.

Du kan identifiera de viktigaste punkterna genom att lyssna efter följande:

• Beslut som fattas
• Åtgärder som tilldelas
• Ny information som delas
• Frågor som ställs

Registrera besluten och åtgärderna

Beslut och åtgärder är de viktigaste ämnena att registrera i mötesprotokollet. Denna information kommer att påverka framtiden och hjälpa alla att arbeta mot samma mål.

När beslut och åtgärder registreras är det viktigt att vara tydlig med vem som är ansvarig för varje uppgift och när den ska vara slutförd. Du kanske också vill ange en deadline för varje uppgift.

Gör en sammanfattning

I slutet av dina mötesanteckningar kan det vara bra att sammanfatta diskussionen. Detta ger en slutsats och säkerställer att alla har en klar uppfattning om hur man ska gå vidare.

Din sammanfattning bör vara kort och saklig. Det bör innehålla de viktigaste punkterna i diskussionen samt eventuella beslut eller åtgärder som fattades.

Korrekturläs ditt protokoll

När du har skrivit ut den slutliga versionen av ditt mötesprotokoll är det viktigt att du korrekturläser det noggrant. Du vill försäkra dig om att de är felfria och att de förmedlar de budskap som krävs.

Det kan vara bra att be en kollega att korrekturläsa mötesprotokollet åt dig. Ibland upptäcker ditt öga inte fel i ett arbete som du har fokuserat på.

Distribuera protokollet

När ditt protokoll är korrekturläst och felfritt kan du distribuera det till mötesdeltagarna. Du kanske vill skicka ut dem via e-post eller lägga upp dem på en delad enhet.

Det är viktigt att distribuera protokollet snabbt efter mötet så att alla har den information de behöver för att följa upp åtgärder och beslut.

Att föra mötesprotokoll effektivt är en viktig färdighet som kan hjälpa dig att bli en mer effektiv kommunikatör och samarbetspartner. Genom att följa dessa tips kan du skriva mötesprotokoll som är tydliga, koncisa och korrekta. Nedan finns en gratis mall för mötesprotokoll som du kan använda nästa gång du ska dokumentera ett möte.

Mall för mötesprotokoll

Mötesdatum: visas vanligtvis som dag-månad-år med inledande nollor.

Mötestid: visas vanligtvis med tjugofyratimmarsnotation.

Mötesplats: detta kan vara virtuellt eller i ett specifikt rum.

Deltagare: lista alla som är närvarande både fysiskt och virtuellt.

Frånvarande: lista alla inbjudna som inte kunde komma till mötet.

Dagordning: beskriv den dagordning som delades ut före mötet.

Protokoll: i detta avsnitt beskrivs diskussioner kring mötespunkter som inte är beslut eller åtgärder.

Beslut och åtgärder: förmedla resultat, inklusive eventuella tidsfrister för åtgärder.

Nästa steg: detta är ett idealiskt utrymme för att ange datum och tid för nästa möte.

Anteckningar: markera eventuell kompletterande information som kan vara användbar.

Distribution: beskriv i detalj hur mötesanteckningarna kommer att tillhandahållas.