Företag världen över utsätts för hård konkurrens och ständigt ökande kundkrav. För att ligga steget före måste organisationer kontinuerligt utvärdera och optimera sin verksamhet. Ett kraftfullt verktyg som har fått stor uppmärksamhet under de senaste åren är värdeflödeskartläggning (VSM). VSM är en visuell och analytisk teknik som används för att identifiera och eliminera slöseri, effektivisera processer och förbättra den övergripande affärseffektiviteten. I det här blogginlägget går vi närmare in på kartläggning av värdeflöden, hur du kan använda det i praktiken och vilka verktyg som är bäst lämpade.

Vad är kartläggning av värdeflöden?

Kartläggning av värdeflöden är att skapa en visuell representation av hela den process eller "värdeflöde" som en produkt eller tjänst går igenom, från den första kundförfrågan till leveransen. Kartan hjälper till att identifiera både värdeskapande aktiviteter och icke värdeskapande aktiviteter (slöseri), vilket gör att företag kan optimera sina processer systematiskt.

Vilka är de viktigaste principerna för kartläggning av värdeflöden?

• Kundcentrering

VSM börjar med en djup förståelse för kundernas behov och anpassar alla aktiviteter för att uppfylla dessa behov på ett effektivt sätt.

• Flödesoptimering

Syftet är att skapa ett smidigt och oavbrutet flöde av arbete genom värdekedjan och minska förseningar och flaskhalsar.

•  Reducering av spill

VSM identifierar och eliminerar olika typer av spill, t.ex. överproduktion, väntetider, defekter och lageröverskott.

• Kontinuerlig förbättring

VSM är en ständigt pågående process som uppmuntrar organisationer att kontinuerligt söka efter sätt att förbättra sin verksamhet.

Hur man genomför en kartläggning av värdeflöden

Det bästa sättet att genomföra en VSM är via ett möte. Det kan vara en del av mötet eller ligga till grund för hela sloten. I mötesanteckningarna bör du lyfta fram exakt vad som kommer att kartläggas för dina deltagare. Värdekartläggningen kan vara en produkts väg från råmaterial till kund eller en specifik process inom företaget som behöver effektiviseras.

När du väljer dina deltagare ska du se till att involvera alla teammedlemmar som kan ge värdefull input och/eller de som kommer att påverkas av beslut som kan fattas som ett resultat av VSM. Genom att samla ett tvärfunktionellt team får man en helhetssyn på den process som ska kartläggas.

Ett bra sätt att börja är att kartlägga nuläget. Rita en tidslinje från vänster till höger som visar processen från början till slut. Du kan använda symboler, etiketter och färgpennor för att särskilja olika element. För att komma igång är de vanligaste symbolerna:

• Rektanglar - processer
• Trianglar - lager
• Pilar - flöde
• Diamanter - beslutspunkter

Under kartläggningen av det aktuella läget kan du komplettera din visuella representation med data, identifiering av avfall och mätvärden.

Därefter kan ni gå vidare till att kartlägga det framtida tillståndet. Ibland börjar det med en brainstorming kring potentiella förbättringar utifrån kartläggningen av det aktuella läget. Som team kan ni kartlägga den ideala processen och även räkna om mätvärden för att se effekterna av era potentiella förbättringar.

Ni måste hålla alla relevanta intressenter informerade om förändringarna efter ert VSM-seminarium och tillhandahålla utbildning efter behov för att säkerställa att alla förstår och kan anpassa sig till den nya processen.

Verktyg för value stream mapping

Det är viktigt att få med det visuella elementet i value stream mapping, annars blir tekniken ineffektiv. För att skapa effektiva VSM-diagram behöver du rätt verktyg.

• Papper och whiteboards

Ibland är de enklaste verktygen de mest effektiva. Du kan skapa VSM-diagram med hjälp av papper och whiteboards under brainstormingsessioner eller samarbetsworkshops. Teammedlemmarna kan rita och kommentera kartan manuellt.

• Post-it-lappar

Post-it-lappar kan användas tillsammans med en whiteboard eller ett stort pappersark. De är praktiska för att fånga information, märka processteg och enkelt flytta element under brainstorming och kartläggning.

 

• Excel

Microsoft Excel är ett mångsidigt verktyg för att skapa grundläggande VSM-diagram. Du kan använda Excels former och linjer för att representera processteg och flöden. Det kanske inte är lika visuellt tilltalande som specialiserad VSM-programvara, men det är lättillgängligt och användarvänligt.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio är ett särskilt diagramverktyg som erbjuder VSM-mallar. Det ger ett mer strukturerat och professionellt sätt att skapa VSM-diagram, med former och symboler som är särskilt utformade för kartläggning.

• Lucidchart

Lucidchart är ett diagramverktyg online som erbjuder mallar för att skapa VSM-diagram. Den är samarbetsinriktad, vilket innebär att flera teammedlemmar kan arbeta med samma diagram samtidigt. Lucidchart kan också integreras med andra affärsprogram som Microsoft Office och Google Workspace.

• Visme

Visme är ett mångsidigt onlineverktyg för design och infografik som kan användas för att skapa VSM-diagram. Den erbjuder ett brett utbud av ikoner, former och mallar för att representera olika delar av ert värdeflöde. Det är användarvänligt och kan hjälpa dig att skapa visuellt tilltalande diagram.

• Miro

Miro är en whiteboardplattform för visuellt samarbete som är utformad för samarbete online. Den är utmärkt för virtuella team eller workshops på distans. Du kan skapa VSM-diagram, lägga till anteckningar och samarbeta i realtid.

• SmartDraw

SmartDraw är ett diagramverktyg som tillhandahåller mallar för VSM-diagram och andra diagram. Det erbjuder en mängd olika anpassningsalternativ och kan integreras med Microsoft Office och andra verktyg.

• Tallyfy

Tallyfy är ett verktyg för processhantering och automatisering av arbetsflöden som kan användas för att skapa VSM-diagram. Det är särskilt användbart om du vill dokumentera och automatisera dina värdeflödesprocesser samtidigt.

• Kumu

Kumu är en webbaserad plattform för att skapa systemkartor, som kan anpassas för värdeflödeskartläggning. Det är ett mer avancerat verktyg för att visualisera komplexa system och relationer inom ett värdeflöde.

• Gliffy

Gliffy är ett onlineverktyg för diagramframställning som erbjuder mallar för VSM. Det är enkelt att använda och har samarbetsfunktioner för teambaserad kartläggning.

När du väljer ett kontorsverktyg för värdeflödeskartläggning ska du ta hänsyn till teamets preferenser, hur komplexa dina processer är och om du behöver samarbetsfunktioner i realtid. Vilket verktyg som är rätt för ditt företag beror på dina specifika behov och vilken detaljnivå du vill fånga i dina VSM-diagram.