Effektiv kommunikation är en viktig del av varje arbetsplats. Det möjliggör inte bara ett produktivt och effektivt samarbete, utan bidrar också till att skapa en positiv och inkluderande arbetsmiljö.

Varje individ i ett team kan dock kommunicera på olika sätt. Nyckeln till effektiv kommunikation är att förstå dessa olika kommunikationsstilar, identifiera hur de uppstår och ta fram praktiska strategier för att förbättra kommunikationen. Genom att få en djup förståelse för de olika kommunikationsstilarna kan vi förbättra vår interaktion på arbetsplatsen, bygga bättre relationer mellan kollegor och öka produktiviteten.

De fyra huvudsakliga kommunikationsstilarna

Det finns fyra huvudsakliga kommunikationsstilar som människor kan använda sig av. Ofta använder människor främst en typ av kommunikationsstil, men beroende på situationen kan man ibland använda en blandning av dem alla.

Assertiv kommunikation

Assertiv kommunikation innebär att talaren står upp för vad han eller hon vill. Det kan handla om deras egna behov och välbefinnande, men också om andras behov. De är vanligtvis lugna, respektfulla och artiga, men är ofta direkta och kommer snabbt till saken.

Assertiva kommunikatörer tar gärna på sig projekt, men skyddar sina egna och andras gränser. De blir dock sällan överdrivet aggressiva eller defensiva när de kommunicerar. Istället strävar de efter att kommunicera sina behov och känslor på ett enkelt sätt och samtidigt se till att andra människor känner sig bekväma. De försöker samarbeta för att nå en slutsats som passar deras behov, och de kompromissar när det behövs.

Passiv kommunikation

Passiva kommunikatörer är ofta tysta i diskussioner och undviker att uttrycka sina tankar, känslor eller idéer. De undviker vanligtvis att ta ställning på det ena eller andra sättet i en debatt och väntar kanske på att någon annan ska ta ledningen. De kan ibland använda ett indirekt språk för att tala kring ett ämne i stället för att ta upp det direkt, vilket kan leda till missförstånd.

Personer som använder en passiv kommunikationsstil försöker ofta undvika konflikter. De följer i allmänhet gärna strömmen och är ganska lättsamma, men det kan också innebära att de inte säger ifrån när det uppstår problem. De kan ha svårt att sätta gränser och kan tycka att det är svårt att säga ifrån och säga "nej" när det behövs.

Aggressiv kommunikation

Personer som använder en aggressiv kommunikationsstil är självsäkra och direkta. De dominerar ofta samtalet, avbryter ibland andra och tar kontroll över diskussionen. Deras främsta mål är att få fram sin egen åsikt, att kommunicera sina egna behov, ofta på andras bekostnad.

Aggressiva kommunikatörer kan vara så burdusa att de ibland är oförskämda. De är ofta ovilliga att kompromissa med andra och vill i stället få sin vilja igenom. Detta kan leda till att de ignorerar andras gränser och ibland till och med går till personangrepp mot andra.

Passiv-aggressiv kommunikation

Som namnet antyder är en passiv-aggressiv kommunikationsstil en blandning av både aggressiv och passiv kommunikation. De verkar vanligtvis passiva på ytan men har mer aggressiva syften. De kommunicerar i allmänhet inte sina behov på ett tydligt sätt, vilket kan leda till missförstånd.

Den här typen av kommunikatörer är ofta indirekta och undviker att ta itu med problemet direkt. De säger ofta inte vad de menar eller använder ett förtäckt språk som de kan förneka senare. De vill undvika direkt konflikt men kan ändå ta till personangrepp, genom sarkasm eller genom att tala till andra bakom ryggen på dem.

Hur man interagerar med olika kommunikationsstilar på jobbet

Varje typ av kommunikationsstil kräver ett något annorlunda tillvägagångssätt för att interagera effektivt.

Hur man hanterar en självhävdande kommunikatör

Självhävdande kommunikatörer uppskattar direkta samtal. När du talar med en assertiv kommunikatör ska du sträva efter att tala kortfattat och kärnfullt. När du ger feedback ska du vara ärlig och försöka hålla dig till praktiska punkter som går att genomföra.

Uppmuntra personer som använder en självhävdande kommunikationsstil att dela med sig av sina idéer. Du bör alltid muntligen bekräfta och respektera deras perspektiv, även om du har en annan åsikt, men du bör inte dra dig för att uttrycka dina egna idéer.

Hur man kommunicerar effektivt som en assertiv kommunikatör

Om du vet att du är en assertiv kommunikatör kan du ibland behöva ha tålamod i en diskussion. Alla kanske inte talar så direkt som du vill, men du bör sträva efter att behålla lugnet och låta folk säga det de vill säga på det sätt de vill säga det. Tänk på att vissa situationer kräver olika kommunikationsstilar.

Du kan också behöva lugna andra. Vissa människor kan förväxla din direkthet med trubbighet, så var medveten om hur andra kan reagera på ditt tal och ge lugnande besked när det kan behövas så att folk förstår att du kommer från en bra plats.

Hur man hanterar en passiv kommunikatör

Människor som ofta använder en passiv kommunikationsstil kan behöva extra stöd och uppmuntran för att bidra till diskussioner. Det kan handla om att fråga dem direkt om deras tankar eller åsikter i en grupp och se till att de får utrymme att säga vad de tycker.

Det kan också vara bra att se till att du har skapat en miljö där de känner sig bekväma med att säga vad de tycker. De ska inte känna sig pressade att bidra utan istället känna sig trygga att tala utan att bli dömda. Ibland kan det vara till hjälp att erbjuda en alternativ kommunikationsplattform. Vissa personer kanske inte vill ta upp en fråga i en grupp, men de kanske känner sig mer bekväma med att tala enskilt eller via skriftlig kommunikation som e-post.

Hur man kommunicerar effektivt som passiv kommunikatör

Om du ofta använder en passiv kommunikationsstil kan det vara bra att öva på ett mer självsäkert språk. Det kan hjälpa dig att få fram din åsikt i diskussioner och se till att du får det stöd du behöver på jobbet. Vissa tycker att det är bra att repetera vad de vill säga före ett möte, även om det ofta kommer att uppstå situationer där du måste vara spontan.

Se till att du vet vilka dina mål och syften är. Sätt gränser för dig själv och påminn dig själv om att det är okej att säga "nej" för att skydda ditt välbefinnande. Var öppen för samarbete och diskutera dina behov och idéer med andra.

Hur man hanterar en aggressiv kommunikatör

När du interagerar med någon som använder en aggressiv kommunikationsstil är det viktigt att behålla lugnet. Det kan vara lätt att gå i försvarsställning, särskilt om någon har använt sig av personangrepp, men det leder inte till någon effektiv kommunikation. Undvik i stället att själv gå till personangrepp och se till att samtalet håller sig till sakfrågan. Fokusera på vad de faktiskt försöker säga och arbeta för att nå en lösning.

Du bör också se till att sätta gränser för aggressiva kommunikatörer. Du bör låta dem veta att du vill bli bemött på ett professionellt och respektfullt sätt, och att detta gäller alla i teamet. Om någon är ofta och allvarligt aggressiv bör du vända dig till närmaste chef eller HR för mer stöd.

Hur man kommunicerar effektivt som en aggressiv kommunikatör

Om du tycker att du använder en aggressiv kommunikationsstil på jobbet kan det vara bra att identifiera vad som triggar dig till aggressivitet. Ofta kommunicerar människor på ett aggressivt sätt på grund av frustration eller stress - försök ta reda på vad som driver dig till aggressivitet och diskutera detta med din chef för att försöka lösa problemet.

Du kan också ha nytta av att ta ett andetag innan du svarar. Ofta reagerar aggressiva kommunikatörer innan de tänker, vilket kan leda till ett olämpligt språkbruk. Tänk i stället efter innan du talar och försök att ta hänsyn till andras behov, känslor och gränser.

Hur man hanterar en passivt aggressiv kommunikatör

När du interagerar med en passivt aggressiv kommunikatör måste du hålla dig lugn och professionell. I stället för att låta dig distraheras av deras beteende, fokusera på fakta i ärendet. Om de inte kommunicerar tydligt, be dem att förtydliga vad det är de säger. Ibland kan det vara bättre att be dem förtydliga skriftligen, så att det inte råder några oklarheter.

Du bör uppmuntra dem att vara direkta och öppna. Se till att du har skapat en miljö där de kan känna sig bekväma med att uttrycka sina verkliga tankar och behov. Om någon konsekvent använder sig av passivt-aggressivt beteende kan det vara bra att ta upp det i ett enskilt möte. Fråga dem vad de tror orsakar beteendet och försök hitta en lösning.

Hur man kommunicerar effektivt som passiv-aggressiv kommunikatör

Om du har tendenser till passiv-aggressiv kommunikation bör du försöka reflektera över vad som orsakar detta beteende. Det kan vara så att du inte känner dig bekväm med att vara direkt i diskussioner, eller så kan du känna att det finns problem med människor som inte tas upp. När du har identifierat grundorsaken kan du ta upp den med din chef eller någon annan lämplig kanal. Du bör försöka lösa problemet så snart som möjligt och inte låta det ligga och gro, eftersom det kan förvärra situationen.

Fundera på hur du kan kommunicera dina problem på ett konstruktivt sätt. Försök att diskutera dina frustrationer på ett sätt som leder till en lösning eller kompromiss med dina kollegor.

Tips för att förbättra kommunikationen på jobbet

Här följer några praktiska strategier för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen.

Skapa en miljö för öppen kommunikation

Ett av de viktigaste sätten att förbättra kommunikationen på jobbet är att se till att du har skapat en miljö som främjar öppen och ärlig kommunikation från alla teammedlemmar. Alla ska känna sig bekväma med att säga vad de tycker och veta att de kommer att bli lyssnade på utan att bli bedömda.

Ledningen bör sätta tonen för effektiv kommunikation. Du måste sätta standarden genom att använda en assertiv kommunikationsstil för att visa andra att det är OK att tala direkt samtidigt som du är empatisk mot andra. Du ska använda konstruktiv kritik när det behövs och alltid ta till dig andras perspektiv om de skiljer sig från dina egna.

Använd rätt plattformar för rätt diskussioner

Du ska alltid sträva efter att använda rätt plattform för rätt diskussioner. Om du till exempel har något som kräver samarbete kan ett möte vara det bästa. På så sätt kan alla i teamet bidra med sina tankar och idéer, ta upp problem och identifiera var de kan behöva extra stöd från andra.

Men om du bara behöver informera människor om något, snarare än att be om samarbete, kan ett e-postmeddelande vara det bästa alternativet. Du kan alltid börja med ett e-postmeddelande, låta alla läsa igenom informationen och detaljerna och sedan se om det behövs ett uppföljningsmöte.

Förutom att använda rätt plattformar bör du också använda rätt verktyg. I ett samarbetsmöte kan du använda en whiteboard för att anteckna allas idéer. På så sätt vet alla att de kommer att bli hörda och att deras idéer kommer att beaktas. Du kan sedan ta ett foto av whiteboardtavlan eller be någon att skriva upp den i ett dokument och dela med sig av det efter mötet, för att säkerställa att inga idéer går förlorade.

Samla regelbundet in feedback

Slutligen bör du regelbundet samla in feedback från teamet för att få deras tankar om kommunikationsstilarna på arbetsplatsen. Detta bör omfatta ledningens kommunikationsstil samt miljön och hur bekväma de känner sig med att säga vad de tycker. Du kan också fråga vad de tycker om hur teamet kommunicerar för närvarande och vilka eventuella förbättringar de anser kan göras. Försök att agera på denna feedback och gör ändringar där det behövs.

Kommunicera effektivt på jobbet med Nobo

Nobo har en rad verktyg och arbetsplatslösningar som hjälper dig att få ut mesta möjliga av din arbetsplats och få en effektiv och produktiv kommunikation. Från mobila whiteboards till blädderblocksstafflier har vi säkert det du behöver för att få ut mesta möjliga av dina möten.