Mötesrummets utformning kan ha stor betydelse för hur engagerade deltagarna blir i mötet. Men rätt layout beror på vad syftet med ditt möte är. Nedan går vi igenom exakt varför mötesrummets layout kan underlätta engagemanget, några av de olika alternativ för mötesrummets layout som finns och hur du väljer den bästa för ditt möte.

Varför mötesrummets layout är viktig

Det finns många anledningar till varför mötesrummets layout är viktig. Rätt layout hjälper teamet att känna sig mer engagerade och kunna bidra till mötet. Det kan bidra till att underlätta idéer och diskussioner, vilket i slutändan leder till ett mer produktivt möte.

Att använda en annan mötesrumslayout än vad man kanske förväntar sig kan vara ett bra sätt att skaka om saker och ting. Det kan hjälpa människor att bryta sig loss från sina vanliga vanor och vara öppna för nya idéer och erfarenheter.

Vad du bör tänka på när det gäller mötesrummets utformning

När du bestämmer dig för hur mötesrummet ska utformas finns det några faktorer som du måste ta hänsyn till. Bland annat:

• Antal deltagare

Hur många personer kommer att delta i mötet? Detta kommer att ha en stor inverkan på vilka layoutstilar du kan välja. Vissa alternativ är inte lämpliga för stora grupper, och andra fungerar inte för mindre grupper.

• Tillgänglighet

Din mötesrumslayout måste följa hälso- och säkerhetsreglerna. Du måste se till att det finns tydliga vägar till nödutgångar och att rullstolar kan ta sig fram om det behövs.

• Mötesrummets storlek

Mötesrummets storlek kan begränsa dina möjligheter att utforma mötesrummet. Om rummet är för litet har du kanske få alternativ för hur du kan utforma rummet. Men det finns fortfarande engagerande alternativ för dig, som vi kommer att gå in mer i detalj nedan.

• Visuella verktyg

Vilken typ av visuella verktyg kommer du att använda på ditt möte? Behöver du en central skärmprojektion? Kommer ni att tillsammans planera på whiteboards? De verktyg ni kommer att använda avgör vilken mötesrumslayout som passar bäst för era behov.

• Deltagarnas utrustning

Vilken utrustning kommer era deltagare att använda? Om de har bärbara datorer måste mötesrummets layout rymma laddningsstationer, så att folk kan fortsätta arbeta utan avbrott men också så att kablar inte blir snubbelrisker.

• Extra nödvändigheter

När du beslutar om mötesrummets layout måste du också överväga eventuella extra nödvändigheter som kommer att finnas i ditt möte. Om du till exempel ska äta i mötesrummet måste du inkludera ett utrymme för mat. Om te och kaffe ska finnas tillgängligt behöver du ett utrymme för detta eller så måste du inkludera dem på de bord där människor kommer att arbeta.

• Mål

Slutligen, men kanske viktigast, måste du tänka på vad du vill uppnå med ditt möte. Detta kommer att ha störst inverkan på den bästa mötesrumslayouten för att främja maximalt engagemang. Är ditt möte till för att vidarebefordra information? Är det för att samarbeta och komma med idéer? Är det för att undervisa och utbilda? Varje typ av mötesrum har sina för- och nackdelar, så du bör vara tydlig med vad du vill uppnå med mötet.

Mötesrumslayout

U-form

Mötesrumslayouten U-form är kanske en av de vanligaste, särskilt när man har en central fokuspunkt, som en presentation eller en talare. Med en U-formad layout ställer du upp borden i en hästskoform. I den öppna änden kan du ha en whiteboard, projektionsskärm eller högtalare (eller alla ovanstående, om mötet kräver det).

Du kan också ställa in en U-form utan bord, om de inte behövs för ditt möte. I detta fall kan du helt enkelt placera stolarna i en U-form så att alla kan se fokuspunkten.

U-formen möjliggör bättre kommunikation mellan deltagarna, eftersom de alla kan se varandra. Samtidigt kan alla deltagare enkelt se talaren och/eller presentationen, så det är lätt för dem att hålla sig engagerade. När bord används kan deltagarna enkelt göra anteckningar på sina bärbara datorer eller på papper.

En nackdel med U-formens layout är att majoriteten av deltagarna kommer att se fokuspunkten från sidan. Det kan bli obehagligt om mötet ska pågå under en längre tid.

U-formen är inte heller den bästa om man har stora grupper. Om U-formen är för stor kommer människor inte att kunna kommunicera och kan ha svårt att se fokuspunkten. Du måste också tänka på att U-formen inte utnyttjar utrymmet på det mest effektiva sättet, så mindre mötesrum kanske inte kan rymma denna layout.

Styrelserum

Styrelserumslayouten är en annan populär mötesrumslayout. I denna stil har du vanligtvis ett stort rektangulärt bord med stolar runt om. Denna layout passar bäst för möten som fokuserar på en agenda snarare än en presentation, där information och potentiella idéer delas.

Fördelarna med denna layout för mötesrum är att alla deltagare kan kommunicera och samarbeta, eftersom alla kan se varandra direkt. Bordet ger gott om utrymme för bärbara datorer och pappersarbete, samt drycker och till och med mat.

En av nackdelarna med denna layout är att den inte är bäst för alla om en presentation måste visas. Vanligtvis måste vissa personer vända sig om på sina platser om det måste finnas en fokuspunkt.

En annan nackdel är att deltagarna kan bli distraherade om de har sina bärbara datorer framför sig. I det här fallet är det viktigt att kommunicera att e-post och annat arbete bör vänta till efter mötet.

En annan potentiell nackdel med styrelsemöteslayouten är att personer längst bort vid borden kan känna sig isolerade. Ibland kan det fungera bra att ha en eller två personer i ändarna om du har en mötesordförande eller ledare som bör vara i fokus. Om du håller ett möte där alla ska ha samma förutsättningar kan ett runt eller fyrkantigt bord hjälpa till att skapa balans.

Teater

Mötesrumstypen teater är perfekt för mycket stora grupper där syftet med mötet är att förmedla information eller utbilda. Här ställer du upp stolar i rader, som i en teater, där alla är vända mot en fokuspunkt. Ofta är det en projektionsduk med en presentation som står i fokus.

En av fördelarna med detta layoutalternativ är att du enkelt kan ta emot stora grupper av människor. Utan bord kan du få plats med fler stolar samtidigt som det är lätt att komma åt. Deltagarna kommer att vara helt fokuserade på talaren och/eller presentationen, eftersom de alla enkelt kan se den och inte har bärbara datorer eller något annat framför sig som kan distrahera dem.

Denna mötesrumslayout är inte bäst om ditt möte kräver samarbete mellan deltagarna. Vid behov kan det finnas utrymme för diskussioner mellan dem som sitter bredvid varandra, men i allmänhet bör fokus ligga på talaren och att ta in information.

Det kan vara svårt för deltagarna att anteckna i detta upplägg. Du kan använda universitetsliknande stolar med ett litet bord för anteckningar. Eller så kan du se till att presentationen skickas ut till deltagarna efter mötet, så att de kan uppdatera sig om vad som sades.

Klassrum

Klassrummets layout liknar teaterns, men här finns det bord. Rummet kommer att vara uppbyggt som ett klassrum, med bord och stolar i rader vända mot den främre delen av rummet. Denna layout är utmärkt om du har en presentation och/eller talare men också kräver att deltagarna använder bärbara datorer eller andra enheter. Borden ger extra utrymme för att arbeta och även för dryck och mat om det behövs under mötet.

Precis som teaterstilen ger detta layoutalternativ inte möjlighet till enkelt samarbete mellan deltagarna, så det bör begränsas till användning när det inte är ett mål för mötet.

Ibland kan klassrumslayouten innebära att de som sitter längst bort i raderna har svårt att se den centrala punkten. Att arrangera raderna i chevrons så att de är i vinkel mot fokuspunkten kan hjälpa till att mildra detta.

Cabaret

Cabaret mötesrumslayouten är perfekt när du vill att deltagarna ska se en central fokuspunkt men också samarbeta i mindre grupper. Det kommer att bestå av ett antal mindre, runda bord. Sittplatserna placeras i en halvmåne runt ena halvan av bordet, med en öppen yta runt den andra halvan som vetter mot fokuspunkten.

Cabaret-mötesrummens utformning möjliggör maximalt engagemang eftersom deltagarna har en tydlig bild av talaren och/eller presentationen. Samtidigt kommer de att kunna diskutera och kommunicera med varandra i sina små grupper vid varje bord. Detta alternativ är perfekt för presentationer som kräver korta grupparbeten.

En potentiell nackdel med kabaréliknande sittplatser är att de kan uppmuntra till prat mellan deltagarna när det inte är relevant eller inte är rätt tillfälle. En engagerande presentation hjälper till att undvika detta.

Bankett

Mötesrumslayouten för bankett liknar cabaret genom att den består av ett antal mindre, runda bord. Vid en bankettplacering däremot placeras stolarna runt hela bordet och det finns inget ledigt utrymme.

Bankettplaceringen är perfekt när huvudsyftet med mötet är gruppsamarbete eller nätverkande. Det gör det enkelt att kommunicera mellan deltagarna, och bordet ger gott om plats för bärbara datorer, anteckningar och förfriskningar.

En nackdel med bankettliknande sittplatser är att det kan vara svårt att skapa nätverk mellan andra grupper. Du kan inkludera mingel i ditt möte, dvs. be deltagarna att flytta runt borden och ta lite tid på varje bord.

Bankettens mötesrumslayout tillåter inte heller enkel visning av en central fokuspunkt. Om du har en talare kan det vara bra om denne rör sig runt i rummet, så att människor inte behöver anstränga sig för mycket för att se och interagera med honom eller henne. Om du har en presentation kan det vara bättre att använda en alternativ mötesrumslayout, som cabaret, så att folk inte behöver vända sig i sina stolar för att se den.

Vilken är den bästa mötesrumslayouten för ditt möte?

Den bästa mötesrumslayouten beror på målen för ditt möte. Varje stil har olika fördelar som hjälper till att maximera deltagarnas engagemang.

Om du har en liten grupp och syftet med ditt möte är att utbyta information kan styrelserumsstilen fungera bäst.

Om du har en liten till medelstor grupp och du vill att deltagarna ska kunna se en presentation eller en central fokuspunkt och samtidigt kunna kommunicera med varandra kan U-stilen vara vad du behöver.

Om du har en medelstor till stor grupp och vill att deltagarna ska se en presentation eller talare med lite eller inget samarbete, kan layoutalternativen teater eller klassrum vara de bästa alternativen.

Om du har en medelstor till stor grupp som du vill ska samarbeta med varandra, fungerar bankett- eller kabaretstilarna bäst.