Att lansera ett nytt projekt är en spännande tid för alla företag och team. Men för att lyckas är det viktigt att se till att alla är på samma linje, informerade och motiverade redan från början. Det är här som projektets startmöte spelar en avgörande roll.

Startmötet är det tillfälle då intressenterna kan samlas för att skapa en gemensam vision, klargöra målen och skapa förutsättningar för samarbete. Nyckeln till ett lyckat startmöte för ett projekt är att ha en tydlig och kortfattad agenda som hjälper till att styra diskussionerna och säkerställa att alla relevanta punkter tas upp.

I den här guiden utforskar vi de viktigaste stegen för att skapa den perfekta agendan för startmötet för ett projekt. Från att upprätta en handlingsplan till att strukturera diskussioner och hantera tid, vi täcker allt du behöver veta för att genomföra ett effektivt möte som startar ett framgångsrikt projekt.

Varför ha ett kick-off möte för projektet?

Ett kick-off möte är en viktig del av alla projekt. Det hjälper till att lägga grunden för ett framgångsrikt projekt genom att klargöra mål, anpassa intressenter, fastställa resurser och bygga upp teamsamarbete. Det ger också individerna en möjlighet att identifiera möjliga risker och utmaningar samt ta fram potentiella lösningar och beredskapsplaner.

Det yttersta syftet med ett startmöte för ett projekt är att säkerställa att varje teammedlem som kommer att vara involverad vet vad som förväntas av dem. Det gör det också möjligt för varje individ att träffa resten av teamet och fastställa vem som ska ansvara för vad. Det öppnar för kommunikation som sedan kan fortsätta genom hela projektet.

Hur man förbereder ett kick-off-möte för ett projekt

Ett framgångsrikt kick-off-möte för ett projekt kräver noggrann planering. Ni måste först fastställa vilka som kommer att vara involverade i projektet och vilka som behöver delta i startmötet. Du kan komma fram till att inte alla teammedlemmar som kommer att bidra till projektet behöver delta i mötet. Det kan t.ex. vara mer effektivt att bara bjuda in avdelningscheferna än hela avdelningsteam. Avdelningscheferna kan sedan kommunicera vad som behövs till sina team.

Ni måste sedan bestämma ett datum och en tid då alla relevanta intressenter kan närvara. Du bör bestämma om mötet ska äga rum personligen eller via videosamtal. Personliga möten kan ofta vara mer gynnsamma för samarbete, men du kan behöva ta hänsyn till distansarbetare. Ibland är den bästa lösningen att hålla ett fysiskt möte för dem som kan närvara och be distansarbetare att ringa in via telefon eller video.

När deltagarlistan är klar och datumet är inplanerat kan du skapa agendan för kick-off-mötet. När dagordningen är klar kan du skicka den till deltagarna tillsammans med deras kallelse till mötet, samt eventuella stöddokument som kan vara bra för dem att ha inför mötet.

Viktiga komponenter och överväganden för din dagordning för kick-off-mötet

En dagordning för kick-off-mötet för ett projekt bör vara fokuserad och kortfattad. Det kommer utan tvekan att finnas mycket att diskutera på ett kick-off-möte, särskilt om det handlar om ett stort projekt. Genom att hålla dagordningen fokuserad på de viktigaste frågorna undviker du att mötet hamnar på sidospår eller fastnar i information som kanske inte är relevant just nu.

Du bör se till att du har tillräckligt med tid för att gå igenom varje punkt på dagordningen, samt att du har extra tid avsatt för frågor. Om du har tidsbrist, till exempel om du bara kan avsätta en timme för mötet, men du tror att det kommer att finnas mycket att ta upp, kan du behöva boka ett uppföljningsmöte för att diskutera saker mer i detalj. Detta kan vara en fördel eftersom teammedlemmarna får mer tid att gå igenom den inledande projektbeskrivningen på egen hand och kan ta upp frågor och problem vid ett särskilt möte senare.

Din agenda bör omfatta alla avdelningar som kommer att vara involverade och ge dem en chans att bidra. Du bör vara beredd att justera och ändra din dagordning utifrån teamets behov - det kan hända att du slutför den ursprungliga dagordningen och skickar den till teamet, och någon märker att något viktigt saknas. Om detta inträffar kan du helt enkelt distribuera en version 2 av dagordningen före mötet.

Exempel på dagordning för kick-off

Dagordningen för kick-off-mötet kommer att variera något beroende på detaljerna i ert specifika projekt. Som ett minimum bör dock ett startmöte innehålla de grundläggande frågorna om vem, vad, var, när, varför och hur. Ett exempel på en agenda för ett kick-off-möte kan se ut som följer:

• Presentation av teamet
  • Varje intressent presenterar sig och förklarar kortfattat sin roll
• Vad är bakgrunden till projektet är
  • Ge en bakgrund till projektet
• Varför projektet behövs
  • Förklara vilka brister eller mål i verksamheten projektet kommer att ta itu med
• Vad den inledande handlingsplanen är
  • Diskutera den inledande skissen för hur projektet kommer att se ut se ut och hur det ska genomföras
• När projektet ska vara klart
  • Ange önskad tidsplan för projektet, inklusive den övergripande tidsfristen samt tidsfrister för specifika delar av projektet
• Vem ska ansvara för vad
  • Varje intressent kommer att tilldelas ansvarsområden att ta kontroll över under projektets gång
• Hur teamet kommer att samarbeta och kommunicera
  • Förklara hur teamet kommer att arbeta tillsammans, t.ex. genom att använda specifika verktyg och programvara samt om regelbundna möten kommer att krävas
• Hur potentiella risker kommer att hanteras
  • Identifiera potentiella risker och diskutera hur de kan minskas, samt hur individer kan kommunicera problem under hela projektet
• Hur framgång kommer att se ut och hur den kommer att mätas
  • Diskutera önskade resultat och hur data kommer att samlas in för att avgöra om projektet har varit framgångsrikt eller inte

Tips för ett framgångsrikt kick-

Du kan hjälpa ditt projekt att bli framgångsrikt med ett effektivt kick-off-möte som använder praktiska verktyg.

Använd presentationsverktyg

En presentation är ett utmärkt komplement till projektets kick-off-möte. Du kan skapa en presentation som matchar agendan för ditt kick-off-möte, med bilder som ger användbar stödinformation för varje punkt. Det kan till exempel vara bra för deltagarna att tydligt se datum och tidslinjer för projektet, så att de kan diskutera hur de kan bidra.

Nobo har en mängd olika projektionsdukar till stöd för ditt kick-off-möte. Våra projektordukar ger en skarp och tydlig bild och finns i olika storlekar för att passa alla mötesrum och projektbehov.

Efter mötet kan du skicka presentationen till deltagarna så att de kan återkomma till den för viktig information.

Möjliggör samarbete

Under mötet är det viktigt att varje avdelning är representerad och har möjlighet att delta. Varje intressent kan ha olika idéer och farhågor om sin del av projektet och det är viktigt att alla relevanta faktorer tas upp under detta inledande möte.

Förutom att låta någon föra protokoll kan det vara bra att låta någon anteckna idéer på en whiteboard eller blädderblock under hela mötet. Detta kan säkerställa att viktiga idéer hålls i framkant och kan refereras till när mötet fortskrider. Om du använder ett blädderblock kan du ta bort sidor och fästa dem på en magnetisk whiteboard så att de alltid är synliga. Nobo har ett sortiment av whiteboards, blädderblock och whiteboardtillbehör inklusive pennor och magneter för att stödja samarbete på dina möten.

Tillhandahåll planeringsverktyg

När du arbetar med en tidslinje är det viktigt att alla håller sig fokuserade och på rätt spår. Det är här planeringstavlor kan komma in i bilden. Du kan använda en planeringstavla vid ditt första möte, så att du kan fastställa datum och deadlines för projektet med hjälp av hela teamet. I det här skedet kan datum lätt behöva flyttas, så att använda en planerare på en whiteboard är till stor hjälp.

Du kan också stödja enskilda teammedlemmar genom att förse dem med egna planeringstavlor, till exempel en desktop whiteboard planner. Projektdatum kan försenas eller ändras när som helst under projektets gång. När människor kan se datumen i ett tydligt format och snabbt och smidigt flytta deadlines vid behov, kan de enkelt hålla sig organiserade och fokuserade.

Redo för ditt kick-off-möte för projektet?

Genom att investera tid och kraft i ett välplanerat kick-off-möte kan ditt företag uppnå projektmål och leverera värde till intressenterna.

Nobo finns på plats för att stödja alla dina möten, med en rad arbetsplatslösningar utformade för att stödja samarbetssessioner, effektiv kommunikation och produktivt arbete. Ta en titt på vårt produktsortiment idag för att se vad vi kan göra för dig.