Oavsett om du deltar i ett snabbt samtal eller en lång strategisession är det viktigt att föra effektiva mötesanteckningar för att hålla dig organiserad och se till att viktiga detaljer inte glöms bort. Men med så många sätt att samla in information kan det vara svårt att veta vilken metod som fungerar bäst för dig. Ska du hålla dig till den traditionella metoden med papper och penna eller använda dig av de digitala verktygens bekvämlighet? Vad sägs om röstinspelning eller gemensamma anteckningar med ditt team?

I den här bloggen går vi igenom fem olika sätt att föra mötesanteckningar, vart och ett med sina egna fördelar. Vi hjälper dig att avgöra vilken metod som passar bäst för din stil och din typ av möte, så att dina möten blir mer produktiva och dina uppföljningar mer effektiva.

Traditionell penna och papper

I den digitala tidsåldern kan det tyckas som om traditionell penna och papper är föråldrade metoder för att föra mötesanteckningar. Detta är dock en klassisk teknik som många väljer att använda sig av, och det av goda skäl. Det finns många fördelar med att anteckna på det gamla hederliga sättet, särskilt när det gäller att engagera och behålla medarbetare.

Fördelar med att skriva för hand

Forskning visar att handskrivande bidrar till att förbättra minnesförmågan och förståelsen. När du antecknar med papper och penna är det mer sannolikt att du bearbetar den information du skriver, snarare än att bara transkribera den. Att fysiskt skriva ner något kräver mer kognitiv ansträngning, vilket kan leda till en djupare förståelse av det material som har diskuterats under mötet.

Dessutom upplever många att de kan fokusera bättre när de skriver för hand. Penna och papper är en enkel metod för att göra anteckningar, utan distraktioner som e-post eller meddelanden.

När denna metod kan fungera bäst

Att föra anteckningar med papper och penna kan vara särskilt fördelaktigt vid mindre och mer intima möten. Den här metoden gör att du kan vara fullt engagerad utan att distraheras av en bärbar dator eller telefon.

En annan typ av möte där det är bäst att anteckna för hand är vid kreativa brainstormingmöten. Att skriva för hand ger dig friheten att snabbt skissa på diagram eller anteckna idéer utan att oroa dig för formatering eller behöva organisera dem omedelbart.

Korta eller informella möten kan också vara bra för att föra anteckningar för hand. Den här metoden kan vara snabbare och mer effektiv än andra metoder, särskilt om du inte behöver oroa dig för att organisera dina anteckningar omedelbart.

Maskinskrivna anteckningar

Om du skriver dina anteckningar på en bärbar dator eller telefon går det mycket snabbare, blir mer organiserat och lättillgängligt. Du kan använda appar som Evernote, OneNote eller en enkel ordbehandlare, och alla erbjuder olika fördelar.

Fördelar med att skriva dina anteckningar på maskin

En av de största fördelarna med att skriva dina anteckningar digitalt är organisationen. Du kan enkelt skapa, redigera och kategorisera dina anteckningar i olika mappar och se till att allt är prydligt organiserat och lätt att hämta när du behöver det. Du kan också använda molnlagring, vilket gör att du kan synkronisera dina anteckningar mellan flera enheter, så att du kan komma åt dem var du än befinner dig. Detta kan vara särskilt användbart om du arbetar i hybridform eller på distans.

Att skriva dina anteckningar digitalt ger också större flexibilitet. Du har möjlighet att lägga till bilder, länkar och till och med ljudinspelningar direkt i dina anteckningar, vilket kan vara till hjälp om ditt möte innehåller visuella hjälpmedel eller presentationer. Om någon till exempel delar med sig av ett bildspel under mötet kan du ta ett foto eller infoga en skärmdump av en viktig bild direkt i dina anteckningar.

En annan fördel med att skriva dina anteckningar digitalt är möjligheten att söka i dem. Du kan snabbt söka efter specifika detaljer, nyckelord eller idéer, vilket kan spara dig mycket tid jämfört med att manuellt leta igenom sidor med handskrivna anteckningar.

När denna metod kan fungera bäst

Att skriva dina anteckningar digitalt kan fungera bäst om ditt team är särskilt tekniskt kunnigt och ofta använder digitala verktyg. Att skriva på maskin kan hjälpa till att effektivisera processen med att inte bara ta anteckningar utan också dela dem med resten av teamet, särskilt om dina teammedlemmar arbetar på distans eller på hybridbasis.

Att skriva in dina anteckningar kan också fungera bra för möten med komplext innehåll. Det kan handla om detaljerade diskussioner, data eller media - med digitala anteckningar kan du enkelt fånga och organisera allt, inklusive text, grafer och till och med videor.

Digitala anteckningar är också bra när du behöver dela med dig av dina anteckningar till resten av teamet efter mötet. Du kommer snabbt att kunna organisera och distribuera dina anteckningar, antingen via e-post eller genom att dela en länk till ett molnbaserat dokument. Detta kan vara särskilt fördelaktigt när mötet gäller ett projekt som har en kort tidsram eller en nära förestående deadline.

Röstinspelning

Röstinspelning håller på att bli en populär metod för att föra mötesanteckningar, särskilt för dem som föredrar att tala framför att skriva. Tack vare smartphones, surfplattor och röstmemo-appar är det enklare än någonsin att spela in möten, diskussioner eller till och med dina egna tankar utan att behöva skriva ner saker manuellt. Röstinspelning är särskilt användbart när du behöver fånga stora mängder information snabbt eller när du inte kan skriva eller skriva under mötet.

Fördelar med röstinspelning

En av de största fördelarna med röstinspelning av mötesanteckningar är effektivitet. Du behöver inte oroa dig för att behöva hålla jämna steg med snabba diskussioner, eftersom du helt enkelt kan spela in hela samtalet eller viktiga segment. På så sätt kan du hålla dig engagerad i mötet utan att riskera att missa viktiga detaljer. Dessutom kommer du att kunna fånga nyanser som tonfall och betoning som annars kan missas om du skriver eller skriver dina anteckningar.

En annan fördel med röstinspelning av ett möte är att det kan vara mindre påträngande. Att skriva på en laptop kan potentiellt vara störande, medan inspelning gör att du kan fokusera helt på samtalet utan att behöva avbryta ditt flöde genom att skriva ner saker.

Röstinspelningar ger också flexibilitet. Efter mötet kan du spela upp inspelningen när du behöver och transkribera den i din egen takt. Du har också möjlighet att få det automatiskt transkriberat med hjälp av tal-till-text-verktyg. Denna flexibilitet gör att du kan föra noggranna och detaljerade anteckningar från mötet utan att behöva skriva ner allt under själva mötet.

När denna metod kan fungera bäst

Röstinspelning kan vara särskilt användbart vid möten som innehåller teknisk jargong eller komplexa begrepp. Inspelningen säkerställer att du inte missar några viktiga detaljer som kan vara svåra att skriva ner snabbt, särskilt om du inte är bekant med termerna.

Ett annat möte där inspelning kan vara till nytta är vid långa möten eller presentationer. I dessa möten kan det vara svårt att fånga upp allt som händer. Genom att spela in den kan du gå tillbaka och granska hela sessionen, så att du kan plocka ut de viktiga punkterna och se till att inget glöms bort eller utelämnas.

Röstinspelning kan också vara till hjälp för att spela in dina egna reflektioner efter mötet. Det är en snabb och enkel metod för att fånga upp dina egna tankar när du har dem, utan att du behöver ta dig tid att skriva ner allt.

Tankekartor

Mind mapping är en visuell anteckningsmetod som hjälper dig att organisera information på ett sätt som återspeglar hur din hjärna naturligt bearbetar idéer. I stället för linjära anteckningar kan du med en tankekarta fånga idéer och koncept i en webbliknande struktur.

Du börjar med ett centralt ämne, som bör vara huvudämnet för mötet. Skriv detta mitt på sidan, eller använd ett digitalt verktyg. Du kan sedan dra grenar från det centrala ämnet till underämnen, som ska representera de teman, idéer eller avsnitt som diskuteras under hela mötet. Från dessa kan du lägga till fler grenar och mindre underämnen.

Fördelar med mind mapping

En av de största fördelarna med mind mapping är att det uppmuntrar dig att tänka kreativt. Du kommer att kunna visualisera komplexa relationer mellan olika ämnen och se hur de hänger ihop. Detta kan vara särskilt användbart för ämnen som omfattar flera teman eller kräver strukturerad problemlösning.

Tankekartor kan också vara bra för att hålla minnet vid liv. Eftersom en tankekarta är mer visuell kan det vara lättare att återkalla information, eftersom du kan föreställa dig layouten i ditt huvud och lättare hitta de detaljer du behöver.

Tankekartor är också flexibla. Du kan rita dem för hand eller skapa en digital version, så att du kan ändra och utöka den allteftersom diskussionen utvecklas under mötet. Med hjälp av en tankekarta kan du välja de bästa sätten att fånga och organisera informationsflödet, beroende på vad som diskuteras.

När denna metod kan fungera bäst

Mind mapping kan vara särskilt användbart vid brainstorming. Dessa möten innehåller ofta många idéer, och med mind mapping kan du snabbt fånga upp tankarna när de diskuteras.

Mind mapping kan också vara användbart för komplex problemlösning. En tankekarta kan bryta ner huvudproblemet i mindre delar, som kan vara mer hanterbara. Tankekartan kan också göra det lättare att identifiera mönster och samband, liksom utmaningar och potentiella lösningar.

Tankekartor fungerar också utmärkt vid projektplanering eller strategimöten där ni diskuterar ämnen som hänger ihop. Du kommer att kunna organisera uppgifter, deadlines, resurser och ansvarsområden på ett visuellt sätt, vilket gör uppgiften mer hanterbar.

Anteckningar i samarbete

Gemensamma anteckningar med hjälp av delade dokument är en bra metod för team som vill arbeta tillsammans för att samla in, förfina och lagra mötesanteckningar i realtid. Detta tillvägagångssätt är särskilt lämpligt när team arbetar på distans eller i olika tidszoner. Du kan använda molnbaserade verktyg som Google Docs, Microsoft OneNote eller Notion för att låta flera personer bidra till samma uppsättning anteckningar under ett möte. Detta kan bidra till att säkerställa att alla perspektiv fångas upp och att inget missas.

Fördelar med gemensamt anteckningsarbete

En av de största fördelarna med att använda delade dokument för att göra anteckningar är samarbete i realtid. Alla har möjlighet att lägga till sina egna tankar under mötet, lägga till åtgärder och förtydliganden. Detta minskar risken för att viktig information utelämnas och resulterar i en mer omfattande uppsättning anteckningar.

En annan fördel är att delade dokument blir lättillgängliga för hela teamet. Anteckningarna kommer att lagras i molnet, där alla ska kunna komma åt dem när som helst och från vilken enhet som helst. Detta kan vara bra för team som arbetar på olika platser och snabbt behöver kunna gå tillbaka till mötesanteckningar. Ett delat dokument är också lätt att uppdatera och redigera efter mötet, så att du kan lägga till detaljer som saknas och följa upp åtgärder.

När denna metod kan fungera bäst

Samarbetsanteckningar fungerar särskilt bra när ditt team arbetar på distans eller på en hybridbasis. När alla är geografiskt utspridda säkerställer gemensam anteckningshantering att alla kan bidra till och ta del av mötesanteckningarna.

Samarbetsanteckningar är också bra för teammöten eller brainstorming-sessioner där flera personer kan behöva bidra med idéer, feedback och detaljer. Det delade dokumentet gör det möjligt för alla att delta i realtid och säkerställer att allas förslag fångas upp och registreras.

Att använda ett delat dokument för mötesanteckningar kan också vara fördelaktigt för möten om pågående projekt. Dokumentet kan fungera som en central informationskälla som alla kan hänvisa till och uppdatera efter behov.

Håll effektiva möten med Nobo

Nobo har en rad olika verktyg och arbetsplatslösningar som hjälper dig att hålla effektiva och produktiva möten. Från projektionsskärmar till whiteboards, vi har vad du behöver för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen och hålla ditt team engagerat.