Att skapa en inkluderande arbetsplats handlar inte bara om de fysiska utrymmena - det handlar om att se till att alla kan delta fullt ut i alla aspekter av arbetslivet. Möten är en viktig del av samarbetet och beslutsfattandet för många team, men de kan innebära utmaningar för personer med funktionsnedsättning om de inte genomförs med tillgänglighet i åtanke.

Från syn- eller hörselnedsättningar till personer som är neurodivergenta eller har rörelseproblem, olika individer kommer att ha olika behov för att kunna kommunicera och delta i möten. I den här guiden utforskar vi några praktiska strategier och tillvägagångssätt för att säkerställa att dina möten blir mer tillgängliga, så att alla kan bidra på ett meningsfullt sätt.

Planera ett tillgängligt möte

Det viktigaste när du planerar ett tillgängligt möte är att tala med de personer som kan ha utmaningar med tillgängligheten. De kommer att kunna ge råd om hur mötet bäst kan anpassas så att de kan delta fullt ut.

Du bör sträva efter att samla in denna information före mötet. Du kan fråga de inbjudna deltagarna om någon har behov av tillgång, vilka de är och hur de kan tillgodoses. Detta kan också vara ett tillfälle att ta reda på hur mycket stöd människor vill ha eller inte vill ha - vissa personer kanske uppskattar täta kontakter, medan andra kanske föredrar att klara sig med minimala avstämningar.

När du planerar ett tillgängligt möte kan du i allmänhet ta hänsyn till vilken tid på dagen mötet hålls, hur långt mötet är och var mötet hålls. Det kan vara bäst att hålla ett möte på förmiddagen eller tidig eftermiddag, så att de som behöver extra tid kan resa till jobbet eller hem. Om mötet ska vara längre än en timme kan det vara bra att lägga in en paus, eftersom vissa personer kan behöva koncentrera sig för att följa med i vad som sägs och vissa personer kan ha svårt att sitta på samma plats under längre perioder.

Den som leder mötet bör sträva efter att sammanfatta diskussionerna under hela mötet. Detta kan göra det lättare för personer med olika tillgänglighetsproblem att vara medvetna om vad som har sagts och var folk står.

Att göra ett möte tillgängligt för personer med synnedsättning

Personer med synnedsättning kan ha svårt att ta del av skriftligt material på möten och att uppfatta icke-verbala signaler som kroppsspråk.

Ett sätt att stödja deltagare med synnedsättning är att se till att allt skriftligt material finns tillgängligt i en stor utskriftsstorlek - storlek 14 rekommenderas vanligtvis för personer med synproblem, men vissa personer kan begära större format. Du bör alltid använda ett tydligt, sans-serif-typsnitt, till exempel Arial, och undvika kursiv stil.

Det ska alltid finnas en bra kontrast mellan bakgrunden och texten, så försök att hålla dig till svart text på vit bakgrund. Vissa människor kanske föredrar att läsa ljusare text på en mörkare bakgrund, så var beredd på att anpassa det du producerar beroende på någons specifika behov.

Ibland kanske det inte är möjligt att förbereda skriftligt material, till exempel om du använder en whiteboard för att anteckna idéer under en brainstormsession. I det här fallet bör mötesledaren sträva efter att tydligt och kortfattat sammanfatta idéer som har skrivits på tavlan, samt att alltid skriva tydligt och tillräckligt stort. Det kan krävas att brainstorm-idéerna kopieras i ett tillgängligt format efter mötet och delas med personer som kan behöva det.

Slutligen bör du vara medveten om att du bara talar med kroppsspråk, dvs. pekar på personer som vill tala. Försök i stället att säga namnet på den person som ska tala härnäst, t.ex. "Richard, vad har du att säga?" På så sätt blir det tydligt för personer med synnedsättning vem som ska tala härnäst.

Att göra ett möte tillgängligt för personer med hörselnedsättning

Det finns olika sätt att göra möten mer tillgängliga för personer med hörselnedsättning. Om mötet är virtuellt kan du använda live-textning i verktyg som Zoom och Microsoft Teams, som producerar realtidstexter för det som sägs. Du kan också använda transkriberingsverktyg i realtid som antecknar vad som sägs under ett möte, vilket kan användas vid en fysisk konferens.

Ett annat alternativ är att tillhandahålla en teckenspråkstolk, vilket kan göras virtuellt via ett videosamtal eller personligen. Du bör alltid kommunicera direkt med den person du talar med, och inte med någon som är där som kommunikationsstöd.

Du kan också använda dig av slingor för personer med hörapparat, och dessa kan vara permanent installerade i ett mötesrum eller så kan du ha ett bärbart system. Observera att alla hörapparater inte är anpassade för att fungera med slingor, så prata med de personer som har hörselnedsättningar för att kontrollera vilken typ av lösning de behöver.

Oavsett vilken typ av översättningslösning du behöver bör du uppmuntra alla mötesdeltagare att tala tydligt och i lagom takt. Du bör hindra folk från att prata i mun på varandra, eftersom det kan göra det svårt att tolka - om en diskussion förs som känns stressad eller där flera personer pratar samtidigt bör du sammanfatta vad som sades.

Under mötet bör du använda visuella hjälpmedel som diagram, tabeller och presentationsbilder som visas på en projektionsskärm. De ska alla vara tydliga och koncisa, så att de är lätta att förstå utan verbala ledtrådar.

Göra ett möte tillgängligt för personer med rörelsehinder

Det finns många olika typer av rörelsehinder som kräver olika tillvägagångssätt för att tillgodose människors behov under ett möte. Ett av de viktigaste sätten är att se till att mötesrummet är fullt tillgängligt, inklusive om det finns en ramp, hiss och/eller trappor med ledstång, även om stegfri tillgång vanligtvis är att föredra.

Det måste finnas en tillgänglig toalett med ledstång och tillräckligt med utrymme för en rullstol att manövrera. Entréer, korridorer och själva mötesrummet ska vara tillräckligt breda för att rullstolar ska kunna ta sig in. Om du utformar mötesrummets layout bör du se till att det finns tillräckligt med utrymme mellan möblerna för att en rullstol ska kunna röra sig i rummet, med tillgängliga sittplatser på en central, inkluderande plats och inte längst bak i rummet.

Du kan behöva erbjuda möjligheten för personer att delta i mötet virtuellt om det inte är möjligt att resa. Använd verktyg för virtuella möten online, till exempel Microsoft Teams eller Zoom, och se till att nödvändig teknik finns på plats i mötesrummet så att virtuella deltagare kan se och höra vad som händer.

Vissa personer kan ha svårt att tala, så du kan behöva planera mötet för att ta hänsyn till detta. Se till att alla får en chans att dela med sig av sina bidrag och ta hänsyn till om du planerar isbrytare eller andra energigivande aktiviteter för mötet.

Att göra ett möte tillgängligt för personer med neurodivergens

Neurodivergens omfattar flera olika tillstånd, bland annat ADHD, autism och dyslexi. Dessa kräver olika anpassningar för att människor ska kunna delta fullt ut i möten, så det är alltid bäst att prata med människor individuellt om vad de specifikt behöver.

I allmänhet kan du se till att möten är tillgängliga genom att skapa och dela en detaljerad, strukturerad dagordning före mötet, så att människor kan smälta informationen och förstå vad som kommer att hända. Du kan också dela annat läsmaterial, t.ex. presentationer, som deltagarna kan läsa i förväg och i sin egen takt.

Instruktionerna till deltagarna ska vara tydliga, direkta och koncisa. Detta omfattar åtgärder som behövs före mötet, t.ex. starttid och var mötet ska hållas, samt under själva mötet, t.ex. att tala om för deltagarna hur och när de ska bidra.

Sträva efter att skapa en lugn mötesmiljö med minimal sensorisk stimulans. Det kan till exempel vara ett mötesrum som har gott om naturligt ljus, snarare än starkt artificiellt ljus, med minimalt bakgrundsljud och inga starka dofter.

Välj Nobo som stöd för dina möten

Nobo har en rad verktyg och arbetsplatslösningar som hjälper dig att hålla effektiva och inkluderande möten. Från whiteboardtavlor och tillbehör till whiteboardtavlor till blädderblock och projektionsskärmar har vi vad du behöver för att hålla ditt team engagerat och stöttat under hela sessionen.