Regelbundna utvecklingssamtal kan vara till stor nytta både för den enskilda medarbetaren, teamet i stort och för företaget. Förutom att utvärdera prestationer kan utvecklingssamtal bidra till att höja teamets moral genom att visa individen att de är en värdefull del av företaget.

Nedan förklarar vi hur utvecklingssamtal kan vara avgörande för att upprätthålla en god team moral och de bästa sätten att genomföra ett effektivt utvecklingssamtal.

Utvecklingssamtalets betydelse

Ett utvecklingssamtal är ett formellt möte mellan en anställd och dennes närmaste chef. Syftet med ett utvecklingssamtal är att ge båda parter möjlighet att gå igenom och diskutera medarbetarens framgångar, utmaningar, utveckling och tillväxt under en viss period, vanligtvis sex eller tolv månader.

Hur kan utvecklingssamtal förbättra teamets moral?

Utvecklingssamtal kan vara bra för att förbättra teamkänslan, och det finns några sätt på vilka ett effektivt utvecklingssamtal kan stärka teamkänslan.

Identifiera hinder och lösningar

Ett utvecklingssamtal ger individen möjlighet att ta upp utmaningar som de kan ställas inför i sitt arbete. Det kan handla om att de saknar de färdigheter som krävs för att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt, att de anser att deras ansvarsområden har flyttats bort från deras arbetsbeskrivning eller att de har svårigheter med andra medlemmar i teamet.

I en sund arbetsmiljö bör medarbetarna kunna ta upp dessa frågor när som helst under året, men ofta är ett medarbetarsamtal en lämplig tidpunkt för att ta upp problemen och hitta lösningar.

Det kan ha en mycket negativ inverkan på arbetsmoralen om medarbetare känner att de måste kämpa sig igenom hinder utan stöd från sin närmaste chef. Att ge människor utrymme att diskutera sina problem och sedan vidta åtgärder för att undanröja hinder kan förbättra deras arbetsliv och välbefinnande. Det kan bidra till att minska stressen och säkerställa att de vet att de får stöd.

Hitta möjligheter till utveckling

De flesta medarbetare vill inte stagnera i sina roller. När en individ känner att det inte finns utrymme för utveckling kan de ofta börja leta efter roller någon annanstans. Att leta efter utvecklingsområden i ett utvecklingssamtal kan ge medarbetaren en chans att utöka sin kompetens och kunskap, vilket bidrar till den personliga utvecklingen och tillväxten i rollen.

Att erbjuda utveckling till individen visar också att de värdesätts. Det visar att företaget är villigt att investera i personen och vill behålla honom eller henne. Detta kan bidra till att förbättra teamets moral genom att visa att företaget bryr sig om de anställda som människor, inte bara som resurser.

Sätt upp mål

Många människor tycker om att ha något att arbeta mot. Att sätta upp mål och syften kan bidra till att förbättra teamets moral genom att ge en induvial mening med sitt arbete. Det ger också en möjlighet att granska något konkret, så att du kan fira framgångar när de uppnår sina mål.

Att sätta upp mål och syften i ett utvecklingssamtal ger också medarbetaren en chans att tänka på vad de vill ha ut av rollen, och berätta vad de vill uppnå. Detta ger dem självständighet i sin roll, vilket kan bidra till att öka deras självförtroende och engagemang i sitt arbete.

Visa uppskattning

Att visa uppskattning till dina anställda är en viktig del av att upprätthålla en god arbetsmoral. Varje företag bör kunna visa att det värdesätter sin personal och det arbete som de utför.

Varje utvecklingssamtal bör innehålla en del där man firar individens prestationer. Det kan handla om att de har överträffat sina mål, att kvaliteten på deras arbete har förbättrats eller att de har visat prov på god laganda och samarbetsförmåga. Oavsett vad det är, att ta sig tid att uppmärksamma framgångar visar individen att de värdesätts, och att deras goda arbete inte går obemärkt förbi.

Du kan även visa din uppskattning efter mötet. Att använda en anslagstavla i ett gemensamt utrymme för att sätta upp meddelanden om varje individs prestationer kan vara ett bra sätt att låta hela teamet fira framgångarna.

Diskutera lön

Människor vill bli rättvist kompenserade för sitt arbete. Om en medarbetare upplever att hans eller hennes roll har utvidgats kan han eller hon tycka att en löneökning är motiverad. Att diskutera lönen i ett utvecklingssamtal visar individen att företaget värdesätter dem och vill betala dem en rättvis lön för deras arbete.

Naturligtvis behöver inte varje utvecklingssamtal kräva en förändring av lönen, särskilt om du har några per år. Men även om diskussionen förs kan det förbättra arbetsmoralen, eftersom det visar att företaget bryr sig och inte vill utnyttja sina anställda.

Hur man genomför effektiva utvecklingssamtal för att höja arbetsmoralen

Ett effektivt utvecklingssamtal bör främja en öppen och ärlig kommunikation. Där det är möjligt bör fokus ligga på positivitet. Om den anställde inte har uppfyllt målen bör det inte ske någon attack. Diskutera istället vad som kan ha hindrat dem från att uppnå målet och vad som kan göras för att hjälpa dem framöver.

Dina medarbetare bör ha gott om tid att förbereda sig inför utvecklingssamtalet. Att meddela dem två veckor i förväg bör ge dem gott om tid att samla sina tankar. Ofta är det bra att skicka ett självutvärderingsformulär i förväg, så att de kan skriva ner sina tankar och känslor, framgångar och utmaningar, så att ni kan diskutera dem under mötet.

Du kan också kontakta teamet i stort för att få deras feedback på individen. Detta kallas ofta 360-graders feedback, eftersom det bidrar till att ge en fullständig bild av medarbetaren. Feedback som samlas in från teamet bör alltid hållas anonym. Kom ihåg att denna typ av feedback kanske inte alltid är helt korrekt, eftersom den baseras på uppfattningar och åsikter - men ibland kan den hjälpa till att få en bättre uppfattning om hur individen arbetar.

Se till att du har tillräckligt med tid för själva mötet, så att du inte behöver stressa igenom något. Att inte ge dina anställda tillräckligt med tid för att diskutera vad de behöver kan sänka deras moral och kan tyda på att de inte värdesätts.

När du förbereder dig för mötet, se till att du har allt du kan behöva redo. En whiteboard eller flipchart easel kan vara bra att ha när man antecknar och vill hålla mötet produktivt och engagerat. Du kan också ha en egen anteckningsbok eller laptop för att skriva ner åtgärderna i slutet av mötet.

Hur ofta bör du hålla utvecklingssamtal?

Hur ofta du vill hålla utvecklingssamtal för din personal beror på din verksamhet och dina processer. I allmänhet hjälper ett utvärderingsmöte en eller två gånger om året dig att få regelbunden feedback och hålla koll på ditt teams utveckling och framsteg.

Du kan komplettera utvärderingsmöten med månatliga enskilda möten. Det kan vara kortare, mer informella möten mellan den enskilde och dennes närmaste chef. De kan ge din medarbetare en möjlighet att diskutera eventuella behov och ge den närmaste chefen en chans att ta upp eventuella problem som kan ha uppstått.

Är ett årligt utvecklingssamtal tillräckligt?

Ett årligt utvecklingssamtal är vanligtvis det minimum som ett företag behöver för sin personal. Ofta kan det vara bra att hålla mer regelbundna utvecklingssamtal för att få regelbunden feedback.

Många förändringar kan ske på bara några månader, så genom att hålla utvecklingssamtal några gånger om året kan alla hålla sig uppdaterade om vad som händer och ta itu med eventuella utmaningar som behöver hanteras.

Exempel på dagordning för utvärderingsmöte

Du kan använda detta exempel på dagordning för utvärderingsmöte som grund för att skapa din egen dagordning och anpassa den efter dina affärsbehov och processer.

• Allmän bedömning

Börja mötet med en kort, allmän bedömning av om medarbetaren tycker att saker och ting går bra eller om det finns saker som behöver förbättras.

• 360 feedback / team feedback

Om du har samlat in feedback från teamet, diskutera vad de har sagt om medarbetaren. Fira framgångarna och låt dem ta upp eventuella negativa kommentarer.

• Gå igenom tidigare mål

Diskutera om medarbetaren har nått sina mål från det föregående utvecklingssamtalet eller inte. Om de inte har gjort det, diskutera varför det kan vara så. Om så är fallet, fira deras framgång.

• Framgångar

Prata om vad den anställde ser som sina bästa prestationer under den senaste perioden. Diskutera även de prestationer som du har sett hos dem.

• Utmaningar

Diskutera eventuella utmaningar eller förbättringsområden som du har identifierat i medarbetarens arbete. Ge dem möjlighet att berätta om eventuella problem och hinder som de har stött på och som har påverkat deras arbete. Försök att hitta en lösning för att övervinna dessa hinder.

• Mål

Fråga medarbetaren vilka mål han eller hon har för framtiden. Gå igenom detta tillsammans med deras mål från det föregående utvecklingssamtalet.

• Sätt nya mål

Sätt nya mål för nästa period. Kom ihåg att målen ska vara SMARTa - specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbaserade.

• Utvecklingsmöjligheter

Utvecklingsmöjligheter kan vara kopplade till förbättringsområden eller användas för att utöka den anställdes kompetens och kunskap för att utveckla sin roll.

• Annan feedback

Ge medarbetaren möjlighet att diskutera ytterligare feedback eller idéer om företagets arbetssätt och rutiner.

• Granska åtgärder

Se till att alla åtgärder är tydliga, inklusive vem som ska genomföra dem, t.ex. att den anställde ska leta efter kurser i personlig utveckling.