Om du har lett eller deltagit i långa möten har du utan tvekan haft ögonen på klockan. Även de mest engagerande och produktiva möten kan bli enformiga, särskilt när vissa punkter på dagordningen inte är relevanta för alla deltagare.

Även om du är ett mötesproffs och har hittat knep för att engagera dig själv, kan breakout-sessioner vara precis vad du behöver för att få ett avbrott och fokusera på nytt. I den här artikeln går vi igenom vad en breakout-session är, de olika typerna, fördelarna och hur du kan implementera dem i nästa möte eller konferens.

Vad är en breakout-session?

En breakout session är en diskussion eller aktivitet i en mindre grupp som hålls inom ramen av ett större möte, konferens eller evenemang. Det är ett tillfälle för deltagarna att delta i interaktiva och mer fokuserade diskussioner som rör huvudtemat för mötet eller evenemanget.

Från ett fåtal personer till flera dussin deltagare - storleken på en breakout-session har inga gränser och beror på storleken på mötet eller konferensen samt vilka parter som behöver delta. De kan ledas av en facilitator eller moderator som styr diskussionen och ser till att alla får en chans att prata. Ofta är det ett utmärkt tillfälle för tystlåtna deltagare att göra sin röst hörd utan att skrämmas av en stor publik.

Breakout-sessioner används ofta för att lösa problem eller utbyta idéer mellan kollegor. De kan struktureras på olika sätt, inklusive paneldiskussioner, brainstorming-sessioner, interaktiva workshops och gruppövningar.

Under breakout-sessioner är en whiteboard eller ett blädderblock ett bra sätt att fånga upp anteckningar, spontana brainstorming-idéer och uppföljningsåtgärder. De är ett ovärderligt samarbetsverktyg som uppmuntrar till deltagande och underlättar för alla gruppmedlemmar att bidra.

5 fördelar med breakout-sessioner

Breakout-sessioner erbjuder flera fördelar, bland annat ökat engagemang bland deltagarna, djupdykningar i ämnen och riktat innehåll för olika deltagargrupper. Nedan går vi igenom dessa på djupet:

1. Ökat engagemang

I breakout-sessionerna får deltagarna möjlighet att bidra med sina egna idéer och perspektiv. Sessionerna är inte lika formella och grupperna är mindre, vilket öppnar upp och uppmuntrar till diskussioner i stället för att endast delta som åskådare. Detta bidrar ofta till att deltagarna hålls engagerade och intresserade eftersom de vet att deras röst kommer att höras.

2. Skräddarsydd utbildning

Oftast är breakout-sessioner strukturerade för att fokusera på specifika ämnen eller intresseområden. Deltagarna kan till exempel delas in efter erfarenhetsnivå, avdelning eller kompetens. Det innebär att deltagarna kan skräddarsy sin inlärning och få mer djupgående kunskaper om specifika ämnen.

3. Möjligheter till nätverkande

Breakout-sessioner är särskilt användbara för större möten och evenemang med deltagare från flera företag. De kan ge deltagarna möjlighet att komma i kontakt med varandra, dela med sig av sina erfarenheter och bygga relationer. Det kan vara särskilt värdefullt för personer som vill utöka sitt professionella nätverk eller få kontakt med andra som delar deras intressen.

4. Interaktivt lärande

Breakout-sessioner innehåller ofta interaktiva aktiviteter, t.ex. gruppdiskussioner eller praktiska övningar, som gör det möjligt för deltagarna att tillämpa det de har lärt sig på ett praktiskt sätt. Detta kan bidra till att förstärka nyckelbegrepp och göra inlärningsupplevelsen mer engagerande och minnesvärd. Dessutom känns det roliga inslaget av interaktivt lärande som en paus, vilket kan vara mycket välkommet under långa möten eller konferenser.

5. Flexibilitet

Breakout-sessioner kan struktureras på en mängd olika sätt, beroende på deltagarnas behov och intressen. Detta gör det möjligt för mötesledare att skräddarsy och skapa anpassade sessioner för sina deltagare, vilket skapar en mer meningsfull och effektiv upplevelse för alla.

4 exempel på breakout-sessioner

Breakout-sessioner bör planeras och ingå i evenemanget eller mötet. De kan vara relaterade till mötets innehåll, men det kan också vara en fristående rolig aktivitet för att hjälpa människor att lära känna varandra, eller för att helt enkelt få njuta av en paus. Nedan följer en rad olika idéer för breakout-sessioner.

Öppen debatt

Deltagarna kan delta i en strukturerad och vägledd debatt med en värd som fungerar som medlare för att diskutera en fråga. Det kan vara ett effektivt sätt att lösa problem i en verksamhet och även ett värdefullt verktyg för att hjälpa högre chefer att förstå hur medarbetarna verkligen känner inför vissa frågor.

Blixtföreläsningar

Blixtföreläsningar är korta och koncisa och bör endast pågå i 5-10 minuter. Blixtföreläsningar fokuserar vanligtvis på ett enda ämne och kan användas i affärssammanhang eller för att deltagarna snabbt ska lära känna en person.

Målsättningsworkshops

Målsättningsworkshops är fantastiska för personlig utveckling och kan användas för personliga eller yrkesmässiga frågor. Uppmuntra till diskussion om hur framgång ser ut och uppmuntra deltagarna att skriva ner specifika mål för de kommande 5 dagarna, 5 månaderna, 5 åren och potentiella sätt att uppnå dessa. Använd en whiteboardtavla på skrivbordet eller en väggmonterad whiteboardtavla för att skriva ner dina långsiktiga och kortsiktiga mål som en daglig påminnelse och referenspunkt.

Workshop för kompetensutveckling

Att prova på en ny färdighet eller förbättra en befintlig talang kan vara givande och frigöra dold potential hos medarbetarna. Finns det någon anställd som vill prova på videoredigering? Har en av dina medarbetare en hemlig passion för kodning? Vill ni helt enkelt bryta av dagen med en teambuildingövning? Workshops för kompetensutveckling kan vara precis vad du vill att de ska vara.

Agendamall för breakout-sessioner: att sätta ihop din egen session

Nedan finns en agendamall för breakout-sessioner. Detta kan dock justeras för att passa sessionens mål, syften och tidsramen av sessionen. De flesta breakout-sessioner varar mellan 30 minuter och 1 timme. Vår mall är baserad på en 60-minuters breakout-session.

Att använda ett visuellt verktyg, t.ex. en mobil whiteboard eller ett blädderblock för att skissa ner agendan och målen hjälper grupperna att hålla fokus och tiden. Som med alla möten är det lätt att tappa bort vad målet är. När idéer som inte hör till ämnet kommer upp, skriv ner dem på en annan del av whiteboarden för att kunna följa upp dem vid ett senare tillfälle.

Inledning - 10 minuter

En chans att välkomna den mindre gruppen och ge en översikt över breakout-sessionen. Facilitatorn kan förklara uppgiften eller presentationen och uppmuntra deltagarna att presentera sig själva om det behövs.

Huvudpresentation eller aktivitet - 30 minuter

Det huvudsakliga innehållet i sessionen presenteras, t.ex. en paneldiskussion, case-analys eller en workshop för kompetensutveckling. Du kan använda ett av våra 5 exempel på breakout-sessioner eller hitta på något eget.

Återrapportering - 15 minuter

Varje mindre grupp eller individ presenterar sina resultat eller idéer för den större gruppen, följt av en faciliterad diskussion för att utforska olika perspektiv och insikter.

Avslutning - 5 minuter

Facilitatorn tar upp de viktigaste slutsatserna från sessionen och uppmanar deltagarna att ge feedback eller ställa frågor.

Breakout-sessioner är ett effektivt sätt att engagera deltagarna på en konferens eller i ett möte. Det ger deltagarna möjlighet att interagera med varandra, utbyta idéer och diskutera ämnen i en mindre, mer fokuserad miljö.

För att säkerställa att gruppmötena blir lyckade är det viktigt att planera dem noggrant, ge tydliga instruktioner och fastställa mål och syften. Facilitatorerna bör också utbildas i att hantera gruppdynamik och uppmuntra till deltagande.

Breakout-sessioner kan också ge fördelar utöver själva workshopen eller mötet. De kan bidra till att bygga relationer mellan deltagarna, främja samarbete och innovation och ge möjligheter till professionell utveckling.

Sammantaget är breakout-sessioner ett värdefullt verktyg för alla konferens- eller mötesledare som vill skapa en engagerande och produktiv miljö.