Möten är ett ovärderligt verktyg i arbetslivet och hjälper individer att samarbeta, fatta beslut och följa upp framsteg. Inflödet av möten har dock resulterat i en oförutsedd kostnad - möteströtthet. Detta är tyvärr ett vanligt problem som drabbar yrkesverksamma inom alla branscher, vilket leder till sänkt produktivitet och ökade stressnivåer.

Som experter på produktiva möten undersöker vi i den här bloggen exakt vad mötesutmattning är, vilken inverkan det har på individer och produktivitet samt hur man identifierar det. Vi undersöker hur det kan undvikas och erbjuder praktiska strategier och vägledning för att säkerställa effektiva och engagerande möten varje gång.

Vad är möteströtthet?

Möteströtthet omfattar de känslor av utmattning, stress och frustration som kommer från personer som deltar i för många möten.

Möteströtthet kan uppstå när någon känner sig överväldigad av hur många möten de måste delta i varje vecka eller till och med varje dag. Mötesutmattning kan också uppstå när möten pågår under för lång tid med oklara strukturer och/eller mål.

Effekter av mötesutmattning

Mötesutmattning kan ha ett antal negativa effekter. Det kan påverka individen negativt genom att orsaka onödig stress och ångest. När någon har många möten att delta i kommer de sannolikt inte att kunna fokusera på sitt vanliga arbete. Detta kan leda till att mer arbete läggs på hög, vilket leder till att individen känner sig extremt överväldigad. Detta kan inträffa när någon har många möten att gå på under en dag, men också när dessa möten är utspridda över hela dagen. Om någon inte har tillräckligt med tid mellan mötena för att fokusera på sitt arbete kan de hamna på efterkälken.

En annan negativ effekt av möteströtthet är att produktiviteten under mötena minskar. Deltagarna kan vara oengagerade, inte uppmärksamma vad som sägs och missa viktig information, antingen på grund av utmattning eller kanske för att de tänker på annat arbete som måste göras. De kan också vara ointresserade och undvika att bidra med idéer och detaljer som skulle behövas för ett framgångsrikt och produktivt möte.

Vilka är varningstecknen på möteströtthet?

Som nämnts är en effekt och ett symptom på möteströtthet personer som är stressade, oroliga och överbelastade med arbete. Detta kan visa sig i möten när personer som vanligtvis är engagerade verkar ointresserade och inte bidrar.

Ett annat varningstecken på att medarbetare upplever möteströtthet är att de undviker möten. De kan ställa in i sista minuten, eller så kan de ofta begära att få skjuta upp möten till ett datum längre fram i tiden. Detta kan vara särskilt vanligt vid regelbundna möten som hålls varje vecka.

Mötesutmattning kan också visa sig i form av missade projektdeadlines. Om människor måste tillbringa större delen av sin tid i möten kommer de inte att kunna fortsätta med sitt arbete. Detta kommer utan tvekan att innebära att deadlines kommer att missas eftersom arbetet inte kan utföras. Detta kan ytterligare bidra till möteströtthet, eftersom projektmötena kommer att ha färre uppdateringar, vilket resulterar i ett bortkastat möte.

Hur man förebygger möteströtthet

Det finns ett antal åtgärder som kan vidtas för att undvika möteströtthet och skapa en sund och produktiv möteskultur i ett företag.

Håll bara ett möte när det är absolut nödvändigt

Möten kan vara ett användbart och praktiskt verktyg som bidrar till att förbättra kommunikationen och ger människor en plattform för att ta upp frågor och lösa problem i samarbete. Det är dock inte alltid det bästa alternativet för att hålla ett möte. Om en teamledare till exempel vill ha uppdateringar om ett projekt kan det vara bättre att i stället be om en projektrapport från dem som arbetar med det. Denna rapport kan alltid distribueras till andra teammedlemmar för att säkerställa att alla har nödvändiga uppdateringar, men kan innebära att människor inte slösar tid på att delta i ett möte som de inte behöver vara med på.

Du kan också se över dina regelbundna möten. Det kan vara till hjälp för teamkommunikationen att hålla regelbundna möten för alla i teamet för att informera andra om vad de arbetar med och var de kan behöva stöd. Det kan dock vara bra att se över hur ofta ni har det här mötet. Om ni för närvarande har dagliga avstämningar med teamet, kan dessa minskas till en gång i veckan? Om ni för närvarande har ett timslångt teammöte varje vecka, kan det minskas till 30 minuter? Notera vad som sägs på det ordinarie mötet och se om det går att korta ner eller förkorta.

Planera ett kortfattat möte

När du har bestämt dig för att ett möte är nödvändigt kan du planera en kortfattad mötesagenda. Se till att dagordningen innehåller de viktigaste punkterna för att uppfylla syftet med mötet. Du kan skicka ut den till deltagarna när du bjuder in dem till mötet.

En dagordning låter deltagarna veta vad de kan förvänta sig av mötet och försäkrar dem om att de inte kommer att slösa bort sin tid på att delta. Det hjälper också till att hålla mötet på rätt spår och hindrar människor från att gå in på sidospår som kanske inte är relevanta för mötet eller för andra deltagare.

Bjud bara in viktiga personer

När du vet huvudsyftet med mötet och har dagordningen kan du bestämma vilka som ska delta. Du bör sträva efter att bara bjuda in dem som kommer att ha nytta av att vara med på mötet och undvika att bjuda in personer som bara "kanske" behövs. Om du under mötet upptäcker att du behöver ställa en fråga till en kollega som inte är närvarande kan du alltid ringa eller skicka ett meddelande till dem. På så sätt kan de föra vidare information utan att behöva sitta med på ett helt möte som kanske inte är relevant för dem.

Ofta kan det vara bättre att bara bjuda in en eller två personer från ett visst team eller en viss avdelning, istället för hela teamet. De närvarande kan alltid vidarebefordra information till resten av sitt team, eller så kan du skicka runt protokollet så att alla kan hålla sig uppdaterade om vad som sades. 

Om du är osäker på vem som behöver delta kan du fråga dem individuellt eller bjuda in dem på "frivillig" basis, så att de kan bestämma själva. Du kan också sätta upp mötesagendan på en central plats, t.ex. på en anslagstavla i ett gemensamt utrymme, och ge människor möjlighet att delta om de tror att det kommer att vara till nytta för dem.

Försök att hålla mötet fokuserat

Använd mötesagendan för att se till att alla håller sig till ämnet. Ofta kan möten avledas, antingen för att någon tar upp en fråga som inte är helt relevant, eller för att en punkt tas upp som startar en separat diskussion. Ofta kan det vara värdefulla samtal, men mötet kanske inte är den lämpligaste platsen att föra dem.

Försök att hålla alla ovidkommande diskussioner till ett minimum. Om det uppstår en värdefull diskussion som inte är relevant för mötet, gör en anteckning om att den ska fortsätta efter mötet. De berörda personerna kan antingen stanna kvar på mötet en stund extra eller så kan ett separat möte eller telefonsamtal anordnas.

Använd användbara verktyg för engagemang

Ett sätt att hålla människor engagerade i ett möte är att använda visuella kommunikationsverktyg. Du kan t.ex. använda en whiteboard för att göra anteckningar under ett möte och skriva ner idéer som andra har bidragit med. Detta kan ge människor något att hänvisa till och bygga vidare på, vilket bidrar till att odla ett bättre samarbete.

Du kan också använda projektionsskärmar om du använder en presentation. Detta kan bidra till att hålla kvar människors uppmärksamhet genom att ge dem något att titta på och göra egna anteckningar från. Du kan sedan skicka runt presentationen till deltagarna efter mötet så att de kan hänvisa till den.

Ge någon i uppdrag att föra protokoll eller göra anteckningar

Någon som deltar i mötet bör ha ansvaret för att föra protokoll eller göra anteckningar. Detta bör omfatta de uppgifter som har tilldelats och vem som har tilldelats dem, samt eventuella risker som identifierats och vad uppföljningen kommer att bli. Den bör innehålla deadlines för uppgifter och projekt samt nästa steg.

Dessa anteckningar bör sedan delas ut till alla som deltog i mötet. Det kan också vara bra att skicka dem till relevanta personer som inte deltog i mötet, men som nu kanske har ett projektrelaterat ansvar eller behöver delta i nästa möte.

Uppmuntra feedback

För att undvika möteströtthet i din organisation bör du slutligen uppmuntra och samla in regelbunden feedback från medarbetarna. Individerna ska känna sig bekväma med att ge ärlig och konstruktiv feedback i samband med möten, till exempel om de anser att mötena skulle kunna vara mer strukturerade eller om de anser att det behövs färre möten.

Feedback kan samlas in via anonyma enkäter om du vill säkerställa att människor känner att de kan ge ärliga åsikter. Alternativt kan du helt enkelt fråga folk via e-post vad de tyckte om mötet och om de anser att det kan förbättras på något sätt. Du bör sedan sträva efter att agera på relevant feedback och hjälpa till att finslipa din möteskultur.

Genomför produktiva möten med Nobo

Nobo har ett stort utbud av praktiska kommunikationsverktyg som stödjer dina möten och hjälper  dig att undvika möteströtthet. Från whiteboards och anslagstavlor till projektionsverktyg och skyltar - vi har garanterat den lösning du behöver för effektiva möten och kommunikation. Ta en titt på vårt produktutbud idag för att se hur vi kan stödja din organisation.