Ett företags framgång är beroende av dess förmåga att anpassa sig, förnya sig och strategiskt navigera genom utmaningar och möjligheter. En central del av detta är strategimöten - viktiga sammankomster där team kan samlas för att brainstorma, planera och staka ut kursen för framtiden.

För att organisera ett effektivt strategimöte krävs rätt verktyg och resurser för att stödja samarbete, effektivisera kommunikationen och driva fram konkreta resultat. I den här bloggen diskuterar vi de bästa och viktigaste verktygen och teknikerna som behövs för framgångsrika strategimöten. Från förberedelser inför mötet till uppföljning efter mötet kommer vi att utforska hur rätt verktyg kan öka produktiviteten, främja kreativiteten och i slutändan driva organisationen mot dess mål.

Vad är ett strategimöte?

Ett strategimöte är ett tillfälle för relevanta intressenter att träffas och diskutera hur man bäst utformar och genomför en effektiv strategi för verksamheten. Vanligtvis handlar det om hur verksamheten på ett effektivt och framgångsrikt sätt kan utnyttja resurser för att uppnå sina mål.

I idealfallet har ledningen redan formulerat en affärsstrategi som är redo att implementeras. Det är sedan upp till intressenterna att avgöra hur strategin bäst ska genomföras.

Vikten av strategimöten

En affärsstrategi är i allmänhet ett omfattande, övergripande mål. Det är därför viktigt att bryta ner strategin i mindre, mer hanterbara syften och mål. Ett strategimöte ger tid för att göra just detta.

Ett strategimöte innebär också att intressenter från hela verksamheten kan samlas för att dela med sig av sina insikter och erfarenheter, vilket säkerställer att strategin är genomförbar för hela verksamheten. Genom att samarbeta kan man ta fram en omfattande och detaljerad plan som kan följas av alla i företaget.

Under ett strategimöte får personer från alla avdelningar möjlighet att bidra till hur affärsstrategin bäst ska genomföras. De kan också ta upp eventuella farhågor om utmaningar som kan uppstå och få möjlighet att ta fram beredskapsplaner.

Ett strategimöte är alltså avgörande för att ett företag ska kunna genomföra sin strategi på ett framgångsrikt sätt. Det ger intressenterna tydliga och uppnåeliga mål och en riktning, så att alla vet vart företaget är på väg och hur de ska ta sig dit tillsammans.

Vilka verktyg behövs för ett strategimöte?

För att maximera effektiviteten i ditt strategimöte är det viktigt att använda rätt verktyg. Strategimötet kommer att bestå av tre huvudfaser - förmöte, själva mötet och eftermöte - som alla kräver olika verktyg.

Viktiga verktyg för förmötet

Inför strategimötet är målet att samla de personer som behövs och skapa en plats där man kan dela dokument och kunskap. Så du måste använda schemaläggningsappar för att se till att alla vet när och var mötet kommer att hållas och skapa en samarbetsplattform.

Schemaläggning

Ditt företag kanske redan använder en schemaläggnings- och/eller kalenderapp för att organisera möten, och det är bäst att använda den som dina kollegor redan känner till. När du bokar in mötet ska du klargöra var mötet ska hållas. Om mötet hålls virtuellt via videosamtal ska du inkludera tydliga instruktioner om hur man ansluter sig i inbjudan.

Om du håller mötet personligen ska du överväga om någon behöver ringa in på distans. Detta kan vara fallet om du har hybridarbetare och/eller personer som arbetar utomlands. Se till att mötesrummet har den utrustning som behövs, t.ex. en telefon för konferenssamtal eller en bärbar dator så att enskilda personer kan delta via video.

Kommunikation och samarbete

Tiden före mötet är ett bra tillfälle att bygga upp ett utrymme för samarbete och fildelning. Om den redan finns på plats före mötet innebär det att du har en plats där du kan dela dokument som du vill att deltagarna ska läsa före strategimötet. Det innebär också att deltagarna kan använda den direkt efter mötet, så att alla verkligen kan komma igång.

Ditt företag kanske redan använder en särskild app för kommunikation/meddelanden, till exempel Slack eller Microsoft Teams. Om så är fallet kan du skapa en särskild kanal för strategimötet och lägga till alla i den, så att de kan kommunicera med varandra om projektet.

Om du ska samarbeta om dokument kan du behöva en mer specifik plattform för dokumentdelning, till exempel Google Workspace. Detta gör det möjligt för enskilda personer att arbeta med dokument tillsammans, samt att enkelt länka till Google Chat och Google Meet, som kan användas för kommunikation och distansmöten.

Om projektet kräver mer djupgående samarbete kan en mer omfattande projekthanteringsplattform behövas, till exempel Basecamp eller Monday.com. Med dessa kan du skapa och tilldela ärenden, ange deadlines och ha allt på ett ställe och lättillgängligt för intressenter.

Verktyg för under strategimötet

Under strategimötet måste du se till att det finns tydliga sätt att kommunicera med deltagarna och att det finns gott om möjligheter att samarbeta och spela in vad som har sagts.

Presentationer

Under ett strategimöte kan det vara bra att inkludera en presentation som beskriver affärsmålen. När den används som en introduktion ger den deltagarna en tydlig uppfattning om vilka målen är, vilka resurser som finns tillgängliga och vilka tidsramar som måste beaktas.

Om du använder en presentation i ditt strategimöte måste du använda presentationsverktyg som projektionsskärmar. En portabel projektorduk kan vara bra om du ska ha löpande strategimöten och ska vara i olika mötesrum, eller så kan du välja ett mötesrum där det redan finns en väggmonterad projektorduk.

Nobo har olika projektordukar i olika storlekar som passar perfekt för alla typer av möten. Våra projektionsdukar ger en skarp, detaljerad bild som enkelt kan ses av alla deltagare, så att alla alltid är på samma sida. Våra bärbara projektordukar kan enkelt plockas undan när de inte används, och våra väggmonterade skärmar kan placeras över en whiteboard och sedan plockas undan när presentationen är klar och samarbetet börjar.

Samarbete

Under hela strategimötet vill du kunna brainstorma och registrera idéer. Ett av de bästa sätten att göra detta är att använda en whiteboard. Med en stor whiteboard kan du anteckna frågor, utmaningar och lösningar som tas upp under hela mötet, så att alla kan se exakt vad som händer.

Det kan vara praktiskt att färgkoda dina anteckningar på whiteboarden, så att allt blir tydligt och koncist. Nobo erbjuder ett praktiskt whiteboardtillbehörs- och rengöringskit som innehåller färgade raderpennor, magneter, rengöringsdukar och ett whiteboardgummi, så att du har allt du behöver för ett produktivt strategimöte.

Om du vill göra gemensamma anteckningar och behålla dem behöver du ett blädderblock. Med ett blädderblock kan du använda varje sida för olika arbetssätt eller avdelningar och sedan sätta ihop dem, t.ex. genom att fästa dem på en magnetisk whiteboardtavla. Efter mötet kan du behålla sidorna och kanske be en deltagare att skriva ner dem i en mjuk kopia, eller ta foton och ladda upp dem till din samarbetsplattform så att folk kan hänvisa tillbaka till dem.

Anteckningar

Slutligen bör du se till att deltagarna har vad de behöver för att göra egna anteckningar. Det kan vara i anteckningsböcker, och i så fall kan du behöva ha reservpennor till hands för att undvika förseningar i mötet.

Vissa föredrar att anteckna på sina egna bärbara datorer. I så fall måste du se till att mötesrummet har gott om laddningsstationer så att deltagarna kan hålla sig laddade under hela mötet.

Verktyg för uppföljning och genomförande efter mötet

Vi har redan diskuterat hur du behöver använda samarbetsverktyg och programvara för projektledning för att effektivt genomföra det som kommer ut av dina strategimöten. Under tiden efter mötet måste det också finnas möjlighet att analysera, anpassa och samla in feedback.

Dataanalys

Dataanalys är en viktig del av arbetet med att säkerställa att strategimötet når sina mål. Därför kommer du att behöva samla in data under hela perioden efter mötet. Dessa uppgifter bör sammanfalla med dina affärsmål - om din affärsstrategi går ut på att öka försäljningen bör du samla in och följa upp försäljningsdata.

Det är bra att ha uppföljningsmöten efter det första strategimötet för att se till att allt fortsätter på rätt spår. Under dessa möten bör du presentera de uppgifter som har samlats in så att resultaten kan diskuteras och planen kan anpassas om siffrorna behöver förbättras.

Återkoppling och enkätverktyg

Du bör sträva efter att samla in löpande återkoppling under hela projektperioden. På så sätt säkerställs att alla har möjlighet att ta upp eventuella problem som har uppstått efter mötet. Ofta kommer inte allt att redovisas, och problem kan uppstå först när projektet är igång. Du kan använda enkätverktyg som SurveyMonkey eller Google Forms för att skapa enkäter och få feedback.

Genom att regelbundet samla in feedback från intressenter kan du se till att inget problem går under radarn. Du kan använda dina pågående strategimöten för att ta upp problem och hitta lösningar tillsammans med andra intressenter. Detta kommer att stödja ett framgångsrikt genomförande av affärsstrategin.

Är du redo för ditt strategimöte?

Nobo har en rad praktiska verktyg och arbetsplatslösningar för att stödja effektiva och ändamålsenliga möten. Från whiteboards till projektionsverktyg, skyltar och planeringstavlor har vi allt du behöver för att hålla dig organiserad och produktiv. Ta en titt på vårt sortiment idag för att se vad vi har som kan hjälpa ditt företag.