Bir toplantının etkili bir şekilde takip edilmesi, kararların ve planların iletilmesini ve eylemlerin tamamlanmasını sağlamanın hayati bir yoludur. Aşağıda, bir toplantıyı takip etmenin neden bu kadar önemli olduğunu ve nasıl doğru ve başarılı bir şekilde takip edebileceğinizi açıklıyoruz.

Toplantıyı takip etmek neden önemlidir?

Bir toplantıda çok şey ele alınabilir. Toplantının takibi, katılımcıların geri dönüp bakabilecekleri bir kayıt oluşturur, böylece toplantıda nelerin ele alındığı ve hangi eylemlerin gerçekleştirildiği konusunda net olurlar.

Toplantının takibi yapılmazsa, önemli ayrıntılar unutulabilir ve kararlaştırılan görevler tamamlanmayabilir. Bunun üretkenlik ve hatta marka itibarı üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir.

Toplantının takibi, toplantıya katılamayan herkes için de yararlı olabilir. İhtiyaç duyabilecekleri tüm ilgili bilgilere sahip olmaları için neler konuşulduğunu öğrenebileceklerdir.

Toplantıdan sonra bir takip e-postası kullanmak, kişilerin eylemlerdeki ilerlemeyi takip etmeleri ve görevlerin ne zaman tamamlandığına veya gecikmeler olup olmadığına dair geri bildirimde bulunmaları için bir başlık da sağlayabilir.

Etkili takip için toplantıya yönelik en iyi uygulamalar

Toplantıyı etkili bir şekilde takip etmek için toplantı sırasında atmanız gereken bazı adımlar vardır.

Tutanak tutun

Toplantıda bir kişiyi tutanak tutmak için seçmek, toplantıyı takip ederken kullanmak için yararlı bir araçtır. Düzenli toplantılar yapıyorsanız, tutanak tutan kişiyi dönüşümlü olarak görevlendirebilir veya her seferinde bir kişiyi tutanak tutması için atayabilirsiniz. Kişinin daha önce tutanak tutmuş olması faydalı olabilir, böylece en iyi nasıl tutanak tutulacağını ve nelerin dahil edileceğini bilir.

Tutanaklar hangi konuların tartışıldığını, kimin ne söylediğini ve hangi eylemlerin belirlendiğini, not edilen son tarihlerle birlikte özetlemelidir. Bir toplantı gündemi varsa, bu notları almak için bir şablon olarak kullanılabilir, böylece neyin ne zaman tartışıldığı netleşir.

Tutanaklar toplantıdan sonra bir takip e-postasına dahil edilebilir, ancak dahil edilen tek şey olmamalıdır. Referans olarak kullanılmaları faydalı olsa da, her toplantı katılımcısı için çok fazla bilgi içerebilir ve önemli eylemler kaybolabilir.

Eylemleri belirleyin ve sahiplerini atayın

Eylemleri açıkça belirlemek ve her eylemin bir sahibini atamak her toplantının hayati bir parçasıdır, böylece insanlar toplantıdan sonra nelerden sorumlu olduklarını bilirler.

Bir toplantıda potansiyel eylemler ortaya çıktığında, ne yapılması gerektiğini ve bunun hangi tarihe kadar yapılması gerektiğini tartışın. Her bir eylem için sorumluluk alacak en iyi kişiyi belirleyin ve kendilerinden ne isteneceğini anladıklarından emin olun.

Bir eylemin tamamlanması için birden fazla kişi gerekebilir. Bu durumda bile, yalnızca bir sahip atayın. Bu, eylemi takip etmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır ve herhangi bir karışıklığı ve işin tekrarlanmasını önlemeye yardımcı olur.

Bazen, bir eylemin sahibi olacak en iyi kişi toplantıda bulunmayabilir. Bu durumda, bir kişiye neyin gerekli olduğunu iletmesi için bir kişi görevlendirin.

Ortak çalışmanın fotoğraflarını çekin

Toplantılarda genellikle beyaz tahtalar veya bir flipchart şövale not almak ve beyin fırtınası yapmak için. Bunlar, herkese neyin tartışıldığını net bir şekilde görme şansı verdiği için toplantıda yardımcı olabilir.

Ancak, alınan notların toplantıdan sonra bir takipte paylaşılabilmesi önemlidir. Aksi takdirde, toplantı sonrasında kaybolacak ve unutulacak yararlı ve önemli notlar ve fikirler almış olabilirsiniz.

Beyaz tahtalara aldığınız notların fotoğraflarını çekebilir ve daha sonra bunları bir takip toplantısı e-postasında paylaşabilirsiniz. Ya da notlar yeterince net değilse, fotoğraf çekebilir ve ardından bilgileri bir belgeye aktarması için birini görevlendirebilirsiniz. Bu, her kelimenin okunabilir olmasını sağlarken görsel akışı koruyabileceğiniz için beyin fırtınaları için yararlı olabilir.

Toplantının sonunda özetleyin

Toplantının sonunda, tartışılanları ve kararlaştırılanları eylemlerle birlikte kısaca özetlemek için birkaç dakikanızı ayırmalısınız. İnsanlara toplantıyı nasıl ve kimin takip edeceğini ve takibi ne zaman almayı bekleyebileceklerini söyleyin.

Bir toplantı nasıl takip edilir

Bir eylem planı oluşturun

Bir toplantı takibinin en önemli parçalarından biri bir eylem planı oluşturmaktır. Toplantı notlarını eylem planınızı oluşturmak için bir temel olarak kullanmalısınız. Bu belge tam olarak hangi eylemlerin gerçekleştirileceğini, bunlardan kimin sorumlu olacağını ve bunların hangi zaman çizelgesine kadar ele alınıp tamamlanması gerektiğini gösterecektir.

Eylem planını, hangilerinin acil hangilerinin daha az acil olduğunu belirleyerek eylemleri kategorize etmek için de kullanabilirsiniz. Belgeyi işbirliğine dayalı hale getirmek yararlı olabilir, böylece insanlar proje boyunca eylemlerinin durumuyla ilgili olarak güncelleyebilirler.

Toplantı takibini paylaşın

Toplantı tutanaklarını ve eylem planını aldıktan sonra, takibi paylaşmanız gerekecektir. Bunu yapmanın en yaygın yolu, toplantı e-postasına bir takip e-postası göndermektir. Toplantı devam eden bir projeyle ilgiliyse, Slack veya Teams üzerinde özel bir mesaj kanalı oluşturmak ve toplantı takibi de dahil olmak üzere tüm iletişim için bunu kullanmak yararlı olabilir.

Toplantı takibini toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede göndermelisiniz - genellikle bu, tutanakların ve diğer belgelerin hazırlanmasına izin vermek için 24-48 saat içinde olacaktır.

Toplantı takibiniz, toplantıya katılan herkesin yanı sıra toplantıya katılamayan veya katılmayan ancak şimdi bir eyleme dahil olabilecek diğer ilgili taraflara da gönderilmelidir.

Toplantı takibiniz toplantı tutanaklarını ve eylem planını içermelidir. Ayrıca, insanların tartışılan konulara ilişkin hafızalarını tazelemek ve orada bulunmayanları bilgilendirmek için toplantının kısa bir özetini de eklemelisiniz. Beyaz tahta üzerine not aldıysanız, bunların fotoğraflarını veya belge versiyonlarını da ekleyin. Toplantı bir sunum içeriyorsa, slaytları eklemek de yardımcı olabilir.

Toplantı takip e-posta örneği

Konu:  [Toplantı konusu] takibi

Sevgili Ekip,

Bugünkü toplantımıza katılmak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Toplantının verimli geçmesi için gösterdiğiniz yoğun çabayı takdir ediyorum.

Toplantıyı takip etmek için, tartışılan temel faktörleri özetlemek istiyorum:

[temel tartışma noktalarının madde işaretli listesi]

Aşağıdaki eylemler kararlaştırıldı:

[eylemlerin ve eylem sahiplerinin madde işaretli listesi]

Bu eylemler üzerinde çalışmamıza yardımcı olacak bir eylem planı belgesi ekledim. [Bu belge işbirliğine dayalıdır ve [klasör]'e kaydedilmiştir] Lütfen eylemlerinizin ilerleyişi hakkında herkesi bilgilendirmek için bu eylem planını kullanın. Eylemlerin tamamlanmasıyla ilgili herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, lütfen bana bildirin, böylece ekibi bilgilendirebiliriz.

Referansınız için toplantımızı destekleyen tutanakları ve diğer belgeleri de ekledim.

Bir sonraki toplantımız [tarih] tarihinde yapılacak ve o zaman hepinizi görmeyi dört gözle bekliyorum.

En iyi dileklerimle,

[İsim]

Toplantıyı takip ederken nasıl takip edilir

Toplantı takibinizi gönderip bir sonraki toplantıya kadar tekrar kontrol etmemek önemlidir, özellikle de toplantılar arasında büyük bir boşluk varsa. Eylem planınızda neler olup bittiğini takip edin.

İşler kararlaştırılan sürede tamamlanmıyor gibi görünüyorsa, bir sorun olup olmadığını öğrenmek için iş arkadaşlarınıza ulaşın. Ekibin geri kalanının katkısını gerektiren bir engelle uğraşıyor olabilirler ya da belgeyi güncellemeyi unutmuş olabilirler. Sorun ne olursa olsun, bu sorunu çözmelerine yardımcı olun ve daha geniş proje ekibinin bilgilendirildiğinden emin olun.