Çalışanlarınızla düzenli olarak bire bir toplantılar yapmak, bireye, ekibe ve genel olarak işletmeye birçok fayda sağlayabilir. Ancak zamanın etkili bir şekilde kullanıldığından emin olmak için bire bir toplantı sırasında doğru soruları sormak çok önemlidir.

Burada bire bir toplantıların neden önemli olduğunu, bire bir toplantıyı nasıl yapılandırabileceğinizi ve ne tür sorular sorabileceğinizi konuşuyoruz.

Bire bir toplantıların faydaları nelerdir?

Bire bir toplantının birkaç işlevi vardır. Siz ve çalışanınız arasındaki iletişimi geliştirmede etkili olabilir ve iyi bir ilişki kurmaya ve sürdürmeye yardımcı olabilirler.

Çalışanların amaç ve hedeflerini izlemek için de yararlı olabilirler. Bu hedefler yıllık değerlendirmede belirlenebilir, ancak düzenli olarak bire bir görüşmek çalışanın ilerlemesini izlemeye yardımcı olabilir.

Bire bir görüşmenin önemli bir işlevi, çalışanınıza kendisini etkileyen konuları tartışabileceği bir platform sağlamaktır. İster ekip dinamikleri, ister çalışma süreçleri, isterse de çalışanınızın kendisi ile ilgili olsun, herhangi bir sorunu tespit etmenin ve ihtiyaç duyulan yerde destek sağlamanın kolay bir yoludur. Bire bir toplantılar aynı zamanda çalışanınızın kendisini ekibin değerli bir üyesi gibi hissetmesine yardımcı olur ve kendisini izole edilmiş hissetmesini önler.

Bire bir toplantı nasıl yapılandırılır

Bire bir toplantıya buzları kırmak için kısa bir gayri resmi sohbetle başlamak en iyisidir. Toplantıya hemen resmi sorularla başlamak itici olabilir ve çalışanınızın kendini huzursuz hissetmesine neden olabilir. Bunun yerine, onları selamlayın ve nasıl oldukları, ailelerinin nasıl olduğu gibi genel konular hakkında konuşun.

Tartışmayı başlattıktan sonra, daha resmi bire bir görüşme sorularına geçebilirsiniz. Bunlar işleriyle ve nasıl ilerledikleriyle, karşılaştıkları zorluklarla ve ileride ihtiyaç duyabilecekleri destekle ilgili olmalıdır. Aşağıda birebir görüşmeniz için bazı örnek sorular yer almaktadır.

Sorularınız üzerinde çalıştıktan sonra, çalışana sizin değinmediğiniz ancak konuşmak isteyebileceği herhangi bir konuyu gündeme getirmesi için bir şans verebilirsiniz. Herhangi bir sorunun çözülebilmesi için, onlara herhangi bir konuyu tartışmaları için yeterli zaman bırakmak önemlidir. Çalışanınıza ne istediği hakkında konuşma fırsatı vermemek, bir sorunla mücadele etmesine ya da duyulduğunu veya takdir edildiğini hissetmemesine neden olabilir.

Herkes neye ihtiyacı olduğunu tartıştıktan sonra toplantıyı kapatabilirsiniz. Bu, toplantıda ne konuşulmuş olursa olsun, her zaman mümkün olduğunca sıcak ve samimi bir tonda yapılmalıdır. Bu, çalışanınız iş gününün geri kalanına devam ederken moralini yüksek tutmaya yardımcı olabilir.

Çalışanınıza sormak için 10 bire bir toplantı sorusu

Aşağıda bire bir toplantılarınızda sorabileceğiniz birkaç örnek soru bulunmaktadır. Uygun olduğunda soruları kişiselleştirmek faydalı olabilir, böylece belirli bir proje veya çalışanınızın üzerinde çalıştığını bildiğiniz bir şey hakkında konuşabilirsiniz. 

• Geçtiğimiz hafta/ay nasıl geçti?

Bu soru, çalışanınıza son toplantınızdan bu yana işlerin nasıl gittiğini genel bir şekilde tartışma fırsatı verdiği için iyi bir başlangıç olabilir. İşlerin iyi gidip gitmediğini ve çalışanınızın işle ilgili olumlu mu yoksa olumsuz mu hissettiğini belirlemenize yardımcı olabilir.

• Şu anda iş için öncelikleriniz nelerdir?

Bu soru toplantı için bir odak noktası oluşturmanıza yardımcı olabilir. Çalışanınızın ne üzerinde çalıştığını ve şu anda onlar için en önemli iş olarak neyi gördüğünü öğrenebilirsiniz. Öncelikleri sizinkilerle veya ekibinkilerle uyuşmuyorsa, bunları yeniden düzenlemenize yardımcı olabilirsiniz.

• Önümüzdeki haftalar için planlarınız nelerdir?

Bu, çalışanınızın neye odaklanacağını ve gelecekteki iş planlarını belirlemenize yardımcı olur. Bunun ekip için yaptığınız planlarla uyumlu olmasını sağlayabilirsiniz. Bu aynı zamanda çalışana iş yükünü ve yapacak çok fazla veya çok az işi olduğunu hissedip hissetmediğini tartışma şansı verir.

• Son zamanlarda işinizle ilgili öne çıkan bir konu nedir?

Öne çıkan konular ve başarılar hakkında bire bir konuşmak çok önemlidir. Çalışanınızın başarılarını onunla birlikte kutlamalı ve çalışmalarına değer verildiğini bilmesini sağlamalısınız.

• Son zamanlarda sizin için zor olan neydi?

Çalışanınızın karşılaştığı zorluklar ve mücadeleler hakkında konuşmak, olumlu başarılardan bahsetmek kadar önemlidir. Burada, çalışanınızın ve/veya ekibinizin ve işletmenizin çalışma şeklinin zayıf yönlerini belirleyebilirsiniz. Daha sonra, süreçlerinizi değiştirerek ya da daha fazla eğitim veya daha iyi ekipman sağlayarak ihtiyaç duyulan yerlerde daha fazla destek sağlayabilirsiniz.

• Ekibinizle/iş arkadaşlarınızla işler nasıl gidiyor?

Çalışanınızın ekibin geri kalanıyla nasıl anlaştığı, çalışma şekli üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Çalışanınızın iş arkadaşları hakkında ne hissettiğini tartışmasına izin vermek, ilişkilerde nerede gerginlik olabileceğini ve ek destek vermek için nerede devreye girmeniz gerekebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.

• Günlük işlerinizi kolaylaştırmak için size verebileceğim herhangi bir destek var mı?

Bu, çalışanınıza nasıl yardımcı olabileceğinizi belirlemek için önemli bir sorudur. Bu, planlama ve iş akışlarını iyileştirmek için beyaz tahtalar gibi bazı ekstra ekipmanlara ihtiyaç duymaları kadar basit bir şey olabilir. Birlikte çalışmakta zorlandığınız bir iş arkadaşınıza yardımcı olmak için devreye girmeniz gerekebilir.

• İşin herhangi bir bölümünde veya ekipte olup biten herhangi bir şeyde haberdar olmadığınızı hissediyor musunuz?

Bazen ekip arasında iletişimi eksiksiz sürdürmek zordur ve insanlar yol kenarına düşebilir. Bu soru, iletişimi geliştirmeniz gereken noktaları belirlemenize yardımcı olurken, çalışanınızı daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duydukları herhangi bir konuda bilgilendirir.

• Üzerinde çalışmak istediğiniz yaklaşan projeler var mı?

Bu soru, çalışanınıza değer katabileceğini düşündüğü bir şey olup olmadığını tartışma şansı verir. Bu, mevcut rolleriyle ilgili olabileceği gibi rollerini genişletmek de olabilir. Burada, henüz farkında değillerse, hangi projelerin yaklaştığını bildirmek yararlı olabilir.

• Görevinizde gelişmenize yardımcı olmak için sağlayabileceğimiz herhangi bir eğitim var mı?

Son soru, çalışanınız için daha fazla gelişim hakkında olabilir. Mevcut becerilerinde, ekstra eğitimin daha kaliteli iş üretmelerine veya daha verimli olmalarına yardımcı olabileceği boşluklar olabilir. Belki de rollerini genişletmek istiyorlardır ve ek eğitim bu hedefe ulaşmalarına yardımcı olabilir. Bir iş arkadaşınızın gölgesi olmak veya çevrimiçi bir kursa katılmak gibi hem kurum içi hem de kurum dışı eğitim kursları sunabilmelisiniz.

Bire bir toplantı en iyi uygulamaları

Bire bir toplantıları ne kadar düzenli olarak gerçekleştireceğiniz, çalışanlarınızla ne kadar yakın çalıştığınıza, ne sıklıkta kontrol etmeniz gerektiğine ve ayrıca ekibinizin büyüklüğüne bağlı olacaktır. En azından aylık bire bir toplantılar yapmalısınız, ancak haftalık toplantılar yapmayı yararlı bulabilirsiniz. Sorularınızı sizin için uygun olan sıklığa göre ayarlayabilirsiniz - örneğin, çalışanınızın her hafta ekstra eğitime ihtiyacı olup olmadığını sormanız gerekmeyebilir.

Sorularınızın konusunu çeşitlendirmeli ve bunları o sırada ekibinizde ve işinizde olup bitenlerle ilişkilendirmelisiniz. Dolayısıyla, çalışanınızın parçası olduğu büyük bir projeniz varsa, toplantınızda bu projeye odaklanmanız uygun olabilir.

Toplantı sırasında, çalışanınızın konuşmak için yeterli zamana sahip olmasını sağlamalısınız. Söylediklerini aktif bir şekilde dinlemeli ve uygunsa not almalısınız. Çalışanınızın duyulduğunu ve ekibin bir parçası olarak değer gördüğünü hissetmesini sağlamak istersiniz.

Toplantının odak noktası çalışan ve onun nasıl ilerlediği olmalıdır. Toplantıyla ilgili olmadığı sürece durum raporları veya belirli iş parçalarıyla ilgili ilerlemeleri üzerinde çok uzun zaman harcamamalısınız.

Toplantı boyunca açık fikirli olmalı ve dürüst geri bildirim vermelisiniz. Toplantıdan sonra, görüşülen eylemleri veya sonraki adımları detaylandıran kısa bir takip göndermek faydalı olabilir. Konuştuğunuz ve bir sonraki toplantıda tekrar ele almanız gereken konuları da unutulmamaları için not edebilirsiniz.