İyi planlanmış bir toplantı her zaman idealdir, ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. Çoğu zaman, acil bir durumla başa çıkmak için spontane işbirliği ve hızlı karar alma ihtiyacı doğar. Bu durumda, geçici bir toplantı düzenlemeniz gerekecektir.

Geçici toplantılar düzenli toplantılardan farklıdır ve biraz daha farklı bir yaklaşım gerektirecektir. Bu blogda, geçici toplantılar ile düzenli toplantılar arasındaki farkları, geçici bir toplantının ne zaman gerekli olduğunun nasıl anlaşılacağını ve verimli bir son dakika toplantısının nasıl yapılacağını ele alıyoruz.

Geçici bir toplantı ile düzenli bir toplantı arasındaki fark nedir?

Geçici bir toplantı, planlanmamış bir toplantı olacağı için düzenli bir toplantıdan farklı olacaktır. Acil müdahale gerektiren, önceden öngörülemeyen bir durum için yapılacaktır.

Dolayısıyla, geçici bir toplantı ile olağan bir toplantı arasındaki farklardan biri, daha gayri resmi bir gündemden oluşabilmesidir. Katılımcıların ve organizatörün bir toplantıya hazırlanmak için genellikle sahip oldukları kadar zamanları olmayacaktır, bu nedenle ayakları üzerinde düşünmeleri gerekebilir. Tipik olarak geçici bir toplantıda kararların hızlı bir şekilde alınması ve uygulamaya konulması gerekirken, normal bir toplantıda insanların eylemleri uygulaması için biraz daha süre tanınabilir.

Son dakika geçici toplantısı ne zaman yapılmalı

Son dakika geçici toplantısı yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda yapılmalıdır. İnsanları küçük bir uyarı ile bir toplantıya çekmek günlerini kesintiye uğratacaktır ve ne kadar kısa olursa olsun, toplantı sonrasında insanların kendi akışlarına geri dönmeleri biraz zaman alabilir.

Mümkün olan her yerde, insanlara bir toplantıya katılmaları için bolca haber vermeyi amaçlamalısınız. Ancak, bunun mümkün olmadığı ve geçici bir toplantının gerekli olduğu durumlar olacaktır. Bu acil bir durum olabileceği gibi, kısa bir süre içinde ortaya çıkan ve derhal harekete geçilmesini gerektiren bir fırsattan da kaynaklanabilir. Ekip üyelerinden hemen geri bildirim alınması veya bir projeyle ilgili acil güncellemelere ihtiyaç duyulması söz konusu olabilir. Ekipten ne istendiği konusunda kafa karışıklığı olabilir ve insanların net hedeflerle işlerine devam edebilmeleri için bir toplantıya ihtiyaç duyulabilir.

Bu durumlarda bile, bir toplantının en iyi çözüm olup olmadığını düşünmelisiniz. Sadece bir veya iki katılımcıyla yapılacak bir e-posta veya telefon görüşmesi yeterli olabilir. Bazen sorun e-posta yoluyla tartışılamayacak kadar karmaşık olabilir veya çok fazla kişiyi ilgilendirebilir - bu durumda çözüm bir toplantı olabilir.

Ayrıca bir son dakika toplantısı düzenlemenin etkisini de göz önünde bulundurmalı ve maliyetler ile ödüller arasında bir yol belirlemelisiniz. Birinin gününü bölmek asla ideal değildir, ancak bunu yapmak toplantıyı hiç yapmamaktan daha iyi olabilir.

Verimli bir ad hoc toplantı nasıl yürütülür

Ad hoc toplantılar genellikle yüksek öncelikli ihtiyaçları ele alır, bu nedenle verimli bir şekilde yürütülmeleri çok önemlidir.

Net toplantı hedefleri ve bir gündem belirleyin

Ad hoc bir toplantı için çok az hazırlık süresi olsa da, net toplantı hedefleri belirlemek yine de önemlidir. Bu hedefler kısa ve öz olabilir, ancak bunların belirlenmesi herkesin odaklanmasına yardımcı olarak daha verimli sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.

Hedefleri belirledikten sonra bir gündem oluşturabilirsiniz. Bu, normal bir toplantı gündeminden daha gayri resmi olabilir ancak yine de en hayati noktaları kapsamalıdır. Mümkünse bu belge toplantıdan önce katılımcılara dağıtılmalıdır - 10 dakika kadar önce gönderilmesi bile insanların biraz hazırlanmasına ve nelerin gerekli olduğunu düşünmeye başlamasına olanak tanıyacaktır. Bu, toplantının kendisinde değerli zamanın tasarruf edilmesine yardımcı olabilir.

Sadece kilit paydaşları davet edin

Son dakikada yapılan geçici bir toplantı muhtemelen katılımcıların günlerini aksatacaktır. Bu nedenle, yalnızca kilit paydaşları davet ederek bu aksamayı en aza indirmeye çalışmalısınız. Bu toplantıya sadece durumla doğrudan ilgili olan ve/veya konu hakkında gerekli bilgi ve uzmanlığa sahip kişiler dahil edilmelidir.

Bazen toplantıda alınan kararlardan etkilenecek kişileri de toplantıya dahil etmek en iyisi olabilir, ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. Sadece ekip liderlerini davet etmek ve kararlar alındıktan sonra bilgi ve eylemleri ekiplerine dağıtmalarına ve delege etmelerine izin vermek daha pratik olabilir.

Toplantıyı rayında tutun

Toplantı sırasında zaman muhtemelen kısa olacaktır. Bu nedenle, tartışmaların odaklanması ve yolunda gitmesi çok önemlidir. Ele alınması gereken her şeyin mümkün olan en verimli şekilde ele alındığından emin olmak için toplantı gündemine başvurmalısınız. Konuşmalar başka yönlere kayarsa, insanları gündeme geri döndürmelisiniz.

Bazen, değerli olabilecek ancak mevcut konuyla tam olarak ilgili olmayan bir konuşma ortaya çıkabilir. Bu durumda, söylenenleri not edin ve tartışmaya daha sonraki bir tarihte devam etmek için başka bir toplantı veya gayri resmi telefon görüşmesi düzenleyin.

Katılımı teşvik edin

Son dakikada yapılan geçici bir toplantı kısa ve öz olsa da, yine de katılımcıların katılımını teşvik etmelisiniz. Toplantıda işbirliği yapmanız gerekmiyorsa, toplantı yapmak için herhangi bir neden olmayabilir ve bilgilendirici bir e-posta daha iyi olabilir.

İşbirliğini teşvik etmek için toplantı odanızın gerekli iletişim araçlarına sahip olduğundan emin olmalısınız. Bu, flipcharts, beyaz tahtalar ve hatta bir projeksiyon ekranı web sitesi veya analiz aracı gibi herkesin bir şey görmesini istiyorsanız. Herkesin görebileceği bir yere not almalı ve toplantı sırasında bunlara başvurmalısınız, böylece diğer kişilerin fikirlerini yansıtabilirler.

Planlanan zamana uyun

Çoğu toplantı için planlanan zamana uymak önemlidir, ancak bu geçici toplantılar için daha da önemlidir. Bir son dakika toplantısı, katılımcıların günlerinin aksamasını en aza indirmek için zamanında başlamalı ve bitmelidir.

Ayrılan süreye uymak da toplantının odaklanmasına yardımcı olacaktır. Zaman tutma konusunda katı olduğunuzda, gündeme bağlı kalmanız ve hızlı kararlar almanız gerektiğinin daha fazla farkında olacaksınız. Kendinizi ya da başka bir katılımcıyı zamanı takip etmekle görevlendirmeli ve işler planlanandan daha uzun sürüyorsa insanlara nazikçe hatırlatmalısınız.

Eylemleri ve sonraki adımları not edin

Verimli bir geçici toplantı yürütmek için katılımcılardan biri toplantı boyunca not almalıdır. Bu, eylemleri, kimin sorumlu olduğunu ve her bir eylem için son tarihleri içermelidir. Söylenenlerin ve alınan kararların kaydının tutulması, katılımcıların toplantı sona erdiğinde başvurabilecekleri bir şey olacağı ve böylece kendilerinden tam olarak ne istendiğini bilecekleri anlamına gelir.

Toplantı bittikten sonra notları göndermeli ve katılan herkese gittiğinden emin olmalısınız. Toplantıya katılmayan diğer ekip üyelerinin de sorumlulukları varsa, onların da iletişime dahil edilmesini sağlamalısınız.

Toplantıda alınan kararları ve belirlenen eylemleri takip etmek için sonraki adımların neler olacağını da belirleyebilirsiniz. Gelecekte başka bir planlı toplantı gerekebilir veya belki de proje raporları daha uygun olacaktır.

Geçici toplantınıza hazır mısınız?

Geçici bir toplantının nasıl planlanacağını ve düzenleneceğini bilmek değerli bir bilgidir. Artık acil müdahale gerektiren ani bir durum ortaya çıktığında bununla nasıl başa çıkacağınızı bilecek ve hızlı ve verimli bir şekilde hareket edebileceksiniz.

Nobo, işyerinde etkili toplantıları ve iletişimi desteklemeye yardımcı olmak için beyaz tahtalar, tabelalar, duyuru panoları ve projeksiyon ekipmanı dahil olmak üzere bir dizi pratik araç ve çözüme sahiptir. İşletmenize nasıl yardımcı olabileceğimizi görmek için bugün ürünlerimize bir göz atın.