Her işletmenin başarısı, uyum sağlama, yenilik yapma ve zorluklar ve fırsatlar karşısında stratejik olarak yol alma becerisine bağlıdır. Bunun merkezinde, ekiplerin beyin fırtınası yapmak, planlamak ve geleceğin rotasını çizmek için bir araya gelebilecekleri önemli toplantılar olan strateji toplantıları yer alır.

Etkili bir strateji toplantısı düzenlemek, işbirliğini desteklemek, iletişimi kolaylaştırmak ve eyleme geçirilebilir sonuçlar elde etmek için doğru araç ve kaynakları gerektirir. Bu blogda, başarılı strateji toplantıları için gereken en iyi ve temel araçları ve teknolojileri tartışıyoruz. Toplantı öncesi hazırlıktan toplantı sonrası takibe kadar, doğru araçlardan yararlanmanın verimliliği nasıl artırabileceğini, yaratıcılığı nasıl teşvik edebileceğini ve nihayetinde kuruluşunuzu hedeflerine doğru nasıl ilerletebileceğini keşfedeceğiz.

Strateji toplantısı nedir?

Strateji toplantısı, ilgili paydaşların bir araya gelerek işletme için etkili bir stratejinin en iyi şekilde nasıl tasarlanacağını ve yürütüleceğini tartışmaları için bir fırsattır. Tipik olarak bu, işletmenin hedeflerine ulaşmak için kaynakları nasıl verimli ve başarılı bir şekilde kullanabileceği ile ilgili olacaktır.

İdeal olarak, liderlik zaten uygulanmaya hazır bir iş stratejisi formüle etmiş olacaktır. Daha sonra bu stratejinin en iyi şekilde nasıl yürütüleceğini belirlemek paydaşlara düşer.

Strateji toplantılarının önemi

Bir iş stratejisi genellikle kapsamlı, kapsayıcı bir hedef olacaktır. Bu nedenle, bu stratejiyi daha küçük, daha yönetilebilir amaç ve hedeflere ayırmak önemlidir. Bir strateji toplantısı tam da bunu yapmak için özel bir zaman sağlar.

Bir strateji toplantısı aynı zamanda işletmenin dört bir yanından paydaşların bir araya gelerek görüşlerini ve deneyimlerini paylaşabileceği ve stratejinin tüm işletme için ulaşılabilir olmasını sağlayabileceği anlamına gelir. İşbirliği yaparak, şirketin her üyesi tarafından takip edilebilecek kapsamlı ve ayrıntılı bir plan oluşturulabilir.

Bir strateji toplantısı sırasında, tüm departmanlardan insanlar iş stratejisinin en iyi şekilde nasıl yürütüleceğine katkıda bulunma fırsatına sahip olacaktır. Ayrıca karşılaşılabilecek zorluklarla ilgili endişelerini dile getirebilir ve acil durum planları geliştirme şansına sahip olabilirler.

O halde bir işletmenin stratejisini başarılı bir şekilde yürütebilmesi için strateji toplantısı şarttır. Paydaşlara net ve ulaşılabilir hedefler ve yön verir, böylece herkes şirketin nereye gittiğini ve oraya birlikte nasıl ulaşacaklarını bilir.

Bir strateji toplantısı için hangi araçlar gereklidir?

Strateji toplantınızın etkinliğini en üst düzeye çıkarmak için doğru araçları kullanmak önemlidir. Strateji toplantınızın üç ana aşaması olacaktır - toplantı öncesi, toplantının kendisi ve toplantı sonrası - bunların hepsi farklı araç setleri gerektirecektir.

Toplantı öncesi temel araçlar

Strateji toplantısından önce amacınız gerekli kişileri bir araya getirmek ve belge ve bilgi paylaşımı için bir alan yaratmak olacaktır. Bu nedenle, herkesin toplantının ne zaman ve nerede yapılacağını bilmesini sağlamak ve bir işbirliği platformu oluşturmak için zamanlama uygulamalarını kullanmanız gerekecektir.

Zamanlama

İşletmeniz toplantıları düzenlemek için zaten bir zamanlama ve/veya takvim uygulaması kullanıyor olabilir ve iş arkadaşlarınızın zaten aşina olduğu bir uygulamayı kullanmak en iyisi olacaktır. Toplantıyı planlarken, toplantının nerede yapılacağını açıkça belirtin. Toplantı sanal olarak video görüşmesi yoluyla yapılacaksa, davete nasıl katılacağınıza dair açık talimatlar ekleyin.

Toplantıyı yüz yüze yapacaksanız, herhangi birinin uzaktan arama yapması gerekip gerekmeyeceğini göz önünde bulundurun. Hibrit çalışanlarınız ve/veya yurt dışında çalışan bireyleriniz varsa bu durum söz konusu olabilir. Toplantı odanızda konferans görüşmeleri için bir telefon veya bireylerin video aracılığıyla katılabileceği bir dizüstü bilgisayar gibi gerekli ekipmanların bulunduğundan emin olun.

İletişim ve işbirliği

Toplantı öncesi dönem, işbirliği ve dosya paylaşımı için alanınızı oluşturmak için iyi bir zaman olacaktır. Toplantıdan önce hazır olması, strateji toplantısı öncesinde insanların okumasını istediğiniz belgeleri paylaşabileceğiniz bir alana sahip olmanız anlamına gelecektir. Aynı zamanda insanların toplantıdan hemen sonra kullanabilecekleri anlamına gelir, böylece herkes gerçekten işe koyulabilir.

İşletmeniz zaten Slack veya Microsoft Teams gibi belirli bir iletişim/mesajlaşma uygulaması kullanıyor olabilir. Öyleyse, strateji toplantısı için özel bir kanal oluşturabilir ve herkesi bu kanala ekleyebilirsiniz, böylece proje hakkında birbirleriyle iletişim kurabilirler.

Belgeler üzerinde işbirliği yapacaksanız, Google Workspace gibi daha özel bir belge paylaşım platformuna ihtiyacınız olabilir. Bu, bireylerin belgeler üzerinde birlikte çalışmasının yanı sıra iletişim ve uzaktan toplantılar için kullanılabilen Google Chat ve Google Meet'e kolayca bağlanmasına olanak tanır.

Proje daha derinlemesine işbirliği gerektiriyorsa, Basecamp veya Monday.com gibi daha kapsamlı bir proje yönetimi platformu gerekebilir. Bunlar bilet oluşturmanıza ve atamanıza, son tarihleri belirlemenize ve her şeyin tek bir yerde ve paydaşlar tarafından kolayca erişilebilir olmasına olanak tanır.

Strateji toplantısı sırasında kullanılacak araçlar

Strateji toplantısı sırasında, katılımcılarla iletişim kurmanın açık yollarının yanı sıra işbirliği yapmak ve söylenenleri kaydetmek için bolca fırsatınız olduğundan emin olmanız gerekir.

Sunumlar

Strateji toplantısında iş hedeflerini ortaya koyan bir sunum yapmak faydalı olabilir. Giriş olarak kullanıldığında, katılımcılara amaçların ne olduğu, hangi kaynakların mevcut olduğu ve dikkate alınması gereken zaman dilimleri hakkında net bir fikir verecektir.

Strateji toplantınızda bir sunum kullanıyorsanız, projeksiyon ekranları gibi sunum araçlarından yararlanmanız gerekecektir. Sürekli strateji toplantıları yapacaksanız ve farklı toplantı odalarında bulunacaksanız taşınabilir bir projeksiyon perdesi faydalı olabilir veya zaten duvara monte edilmiş bir projeksiyon perdesi içeren bir toplantı odası seçebilirsiniz.

Nobo, her türlü toplantı için mükemmel olan çeşitli boyutlarda projeksiyon perdelerine sahiptir. Projeksiyon ekranlarımız, her katılımcı tarafından kolayca görülebilen keskin ve ayrıntılı bir görüntü sağlar, böylece herkes her zaman aynı sayfada olur. Taşınabilir projeksiyon ekranlarımız kullanılmadığında kolayca toplanabilir ve duvara monte edilen ekranlarımız bir beyaz tahtanın üzerine yerleştirilebilir ve sunum bitip ortak çalışma başladığında kaldırılabilir.

Ortak çalışma

Strateji toplantısı boyunca beyin fırtınası yapabilmek ve fikirleri kaydedebilmek isteyeceksiniz. Bunu yapmanın en iyi yollarından biri beyaz tahta kullanmaktır. Büyük bir beyaz tahta ile toplantı boyunca gündeme gelen soruları, zorlukları ve çözümleri not edebilirsiniz, böylece insanlar neler olup bittiğini tam olarak görebilir.

Her şeyi açık ve net tutmak için beyaz tahtadaki notlarınızı renklerle kodlamak kullanışlı olabilir. Nobo kullanışlı bir beyaz tahta aksesuar ve temizlik kiti renkli kuru silme kalemler, mıknatıslar, temizlik bezleri ve beyaz tahta silgisi içerir, böylece verimli bir strateji toplantısı için ihtiyacınız olan her şeye sahip olursunuz.

Ortak notlar almak ve bunları saklamak istiyorsanız, bir flipcharta ihtiyacınız olacaktır. Bir flipchart ile her sayfayı farklı yaklaşımlar veya departmanlar için kullanabilir ve daha sonra örneğin manyetik bir beyaz tahtaya sabitleyerek hepsini bir araya getirebilirsiniz. Toplantıdan sonra, sayfaları saklayabilir ve belki de bir katılımcıdan bunları elektronik kopya olarak yazmasını isteyebilir veya fotoğraflarını çekip işbirliği platformunuza yükleyerek insanların bunlara geri dönmesini sağlayabilirsiniz.

Not alma

Son olarak, katılımcıların kendi notlarını almak için ihtiyaç duydukları şeylere sahip olduklarından emin olmalısınız. Bu notlar defterlere yazılabilir, bu durumda toplantıda herhangi bir gecikmeyi önlemek için elinizde yedek kalem bulundurmanız gerekebilir.

Bazı kişiler kendi dizüstü bilgisayarlarında not almayı tercih edebilir. Bu durumda, insanların toplantı boyunca enerjilerini koruyabilmeleri için toplantı odasında yeterli sayıda şarj noktası bulunduğundan emin olmanız gerekecektir.

Takip ve yürütme için toplantı sonrası araçları

Strateji toplantılarınızdan çıkan sonuçları etkili bir şekilde yürütmek için işbirliği araçlarını ve proje yönetimi yazılımını nasıl kullanmanız gerektiğini zaten tartışmıştık. Toplantı sonrası döneminizin analiz, uyarlama ve geri bildirim toplama fırsatlarını da içermesi gerekecektir.

Veri analizi

Verilerin analiz edilmesi, strateji toplantınızın amaçlarına ulaşmasını sağlamanın önemli bir parçasıdır. Bu nedenle, toplantı sonrası dönem boyunca veri toplamanız gerekecektir. Bu veriler iş amaçlarınız ve hedeflerinizle örtüşmelidir - yani iş stratejiniz satışları artırmayı içeriyorsa, satış verilerini toplamalı ve izlemelisiniz.

Her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak için ilk strateji toplantısının ardından takip toplantıları yapmak faydalı olacaktır. Bu toplantılar sırasında toplanan verileri sunmalısınız, böylece sonuçlar tartışılabilir ve rakamların iyileştirilmesi gerekiyorsa plan uyarlanabilir.

Geri bildirim ve anket araçları

Proje süresi boyunca sürekli geri bildirim toplamayı hedeflemelisiniz. Bu, herkesin toplantı sonrasında ortaya çıkan endişelerini dile getirme fırsatına sahip olmasını sağlayacaktır. Çoğu zaman her şey hesaba katılmaz ve sorunlar ancak proje başladıktan sonra ortaya çıkabilir. Anketler oluşturmak ve geri bildirim almak için SurveyMonkey veya Google Forms gibi anket araçlarını kullanabilirsiniz.

Paydaşlardan düzenli olarak geri bildirim toplayarak hiçbir sorunun gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz. Devam eden strateji toplantılarınızı sorunları ele almak ve diğer paydaşlarla birlikte çözümler bulmak için kullanabilirsiniz. Bu, iş stratejisinin başarılı bir şekilde yürütülmesini destekleyecektir.

Strateji toplantınıza hazır mısınız?

Nobo, etkili ve verimli toplantıları desteklemek için bir dizi pratik araç ve çalışma alanı çözümüne sahiptir. Beyaz tahtalardan projeksiyon araçlarına, tabelalara ve planlama panolarına kadar düzenli ve üretken kalmanız için ihtiyacınız olan her şeye sahibiz. İşletmenize yardımcı olabilecek ürünlerimizi görmek için bugün ürün yelpazemize bir göz atın.