Günümüzün hızlı tempolu dünyasında toplantılar profesyonel yaşamın her yerde bulunan bir parçasıdır. İster sanal ister yüz yüze olsun, toplantılar işbirliği, beyin fırtınası, karar alma ve bilgi paylaşımı için temel forumlar olarak hizmet eder. Ancak, bazı katılımcılar tartışmaları domine ederken, diğerlerinin seslerini duyurmakta zorlanması alışılmadık bir durum değildir. Verimli ve kapsayıcı toplantılar sağlamak için, tüm katılımcıları güçlendiren ve onlara söz hakkı veren toplantı görgü kurallarını uygulamak çok önemlidir. Bu blogda bu dengeyi sağlamaya yönelik strateji ve teknikleri inceleyeceğiz.

Net hedefler belirleyin

Herkesin sesinin duyulmasını sağlamanın ilk adımı toplantı için net hedefler belirlemektir. Katılımcılarla paylaşılabilmesi için amacı, istenen sonuçları ve gündemi önceden belirleyin. Bu, onların tartışmadaki rollerini üstlenmeye hazır bir şekilde katılmalarını sağlayacaktır. Ortak bir hedefe sahip olmak, toplantıyı rayında tutmanın ve tüm seslerin konuyla ilgili olduğundan emin olmanın daha kolay olduğu anlamına gelir.

Toplantı boyutunu sınırlayın

Toplantınızın boyutunu dikkatlice düşünmelisiniz. Sayıyı belirleyemeseniz de, daha küçük gruplar genellikle kapsayıcı tartışmalara daha elverişlidir. Daha az sayıda katılımcı olduğunda, herkesin katkıda bulunması ve aktif olarak katılması daha kolay olur. Daha büyük toplantılar, bazı seslerin bastırılması veya göz ardı edilmesi olasılığının daha yüksek olduğu bir ortam yaratma eğilimindedir. Büyük bir grup gerekliyse, daha odaklanmış katılımı teşvik etmek için grubu daha küçük alt gruplara ayırmayı veya ara oturumları kullanmayı düşünün.

Kapsayıcı bir ortam yaratın

Tüm sesleri güçlendirmek için güvenli ve kapsayıcı bir toplantı ortamı oluşturmak çok önemlidir. Bu, saygılı iletişim için aşağıdaki gibi temel kurallar oluşturmak anlamına gelir:

• Söz kesmek yok
• Fikirlere saygı duymak
• Katılımı teşvik etmek
• Kapsayıcı bir dil kullanmak

Bu temel kuralları toplantının başında belirlemek, herkesin konuşurken kendini rahat hissettiği saygılı bir atmosfer yaratmaya yardımcı olabilir. Toplantıda herkesin görebilmesi için bu temel kuralları kaydetmek üzere bir Flipchart Easel kullanmayı düşünün.

Kolaylaştırıcı rolünü dönüşümlü olarak üstlenin

Eğer sık sık toplantıyı yöneten kişi oluyorsanız, kimin ne kadar süre konuşacağı konusunda ne kadar etkili olduğunuzu ilk elden deneyimlemişsinizdir. Bu sorumluluğu daha eşit bir şekilde dağıtmak için kolaylaştırıcı rolünü diğer ekip üyeleri arasında dönüşümlü olarak üstlenmeyi düşünün. Diğer çalışanların sizden farklı tarzları ve öncelikleri olabilir, bu da zaman içinde daha geniş bir yelpazeden seslerin duyulmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Bir konuşma düzeni kullanın

Toplantınızdaki herkesin konuşma şansı bulmasını sağlamak için bir konuşma düzeni oluşturun. Bu, gündemin bir parçası olan bir listeye sahip olmak veya sanal ya da fiziksel odada belirli bir yönde dolaşmak kadar basit olabilir. Alternatif olarak, uzaktan toplantılar için katılımcılar, büyük iletişim platformlarında yaygın olan dijital bir 'el kaldırma' kullanabilirler. Bu yöntem, konuşmanın sorunsuz bir şekilde akmasını ve herkesin katkıda bulunma fırsatı bulmasını sağlar.

Zaman sınırlamaları uygulayın

Uzun toplantılarda, katılımı sürdürmek ve herkese konuşma fırsatı vermek zor olabilir. Bireysel katkılar için zaman sınırlamalarının uygulanması yardımcı olabilir. Örneğin, her katılımcıya başlangıçta düşüncelerini ifade etmesi için iki dakika verebilirsiniz ve daha sonra takip eden yorumlar bir dakika ile sınırlandırılabilir. Bu yaklaşım, tek bir sesin konuşmaya hakim olmasını önleyerek kısa ve odaklanmış katkıları teşvik eder.

Aktif dinlemeyi teşvik edin

Aktif dinleme, etkili iletişimin hayati bir bileşenidir. Katılımcıları her bir konuşmacıyla aktif olarak ilgilenmeye teşvik edin:

• Yüz yüze toplantılar sırasında göz temasını sürdürmek
• Telefonları kontrol etmek veya çoklu görev yapmak gibi dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak
• Anladığınızı ve ilgilendiğinizi göstermek için açıklayıcı sorular sormak.
• Önemli noktaları ve fikirleri yakalamak için not almak.

Teknolojiyi akıllıca kullanın

Günümüzün dijital çağında, teknoloji toplantılarda hem bir lütuf hem de bir lanet olabilir. Ancak, sesleri susturmak yerine onları güçlendirmek için akıllıca kullanılabilir. Sanal toplantılar için, tüm katılımcıların gerekli araçlara ve sabit bir internet bağlantısına erişebildiğinden emin olun. Ekran paylaşımı veya sohbet işlevleri gibi dijital özelliklerin iletişim çabalarını engellemek yerine geliştirdiğinden emin olmak için bunların nasıl kullanılacağına dair açık talimatlar verin.

Yazılı katkıları teşvik edin

Bazen insanlar düşüncelerini bir toplantıda sözlü olarak ifade etmek yerine yazılı olarak ifade etmekte daha rahat hissedebilirler. Katılımcıları toplantı öncesinde veya sırasında yazılı katkı sunmaya teşvik edebilirsiniz. Bu, özellikle konuşma fırsatlarının sınırlı veya göz korkutucu olabileceği büyük toplantılarda yararlı olabilir. Tartışmaya dahil edilmelerini sağlamak için bu katkıları yüksek sesle okuduğunuzdan veya bir ekranda ya da duyuru panosunda gösterdiğinizden emin olun.

Düşünmek için zaman ayırın

Bir toplantıda önemli tartışmalar veya kararlar alındıktan sonra, sonuçları kesinleştirmeden önce düşünmek için zaman ayırmak değerlidir. Bu, toplantınızın daha sessiz katılımcılarının düşüncelerini toplamalarına ve daha etkili bir şekilde katkıda bulunmalarına yardımcı olabilir. Katılımcıları ara vermeye veya konuyu tekrar ele almak üzere daha sonra yeniden bir araya gelmeye teşvik edin. Bu yaklaşım, tüm seslerin duyulmasını ve kararların iyi düşünülmesini sağlar.

Geri bildirim isteyin

Toplantı sona erdikten sonra, katılımcılardan toplantı süreci hakkında geri bildirim isteyin. Toplantının kapsayıcılığını ve etkinliğini nasıl geliştirebileceğinize dair girdi isteyin. Bu sadece toplantı adabınızı geliştirmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda sürekli gelişime ve ekibinizdeki veya işletmenizdeki tüm sesleri güçlendirmeye olan bağlılığınızı gösterir.

Etkili toplantılar sadece hedeflere ulaşmakla ilgili değildir; aynı zamanda işbirliğini geliştirmek, farklı bakış açılarını teşvik etmek ve tüm sesleri güçlendirmekle ilgilidir. Bu toplantı adabı stratejilerini uygulayarak, herkesin sesinin sadece duyulduğu değil aynı zamanda değer verildiği daha kapsayıcı ve üretken bir toplantı ortamı yaratabilirsiniz. Başarılı toplantıların anahtarının, her katılımcının tartışmada görüldüğünü, duyulduğunu ve saygı duyulduğunu hissetmesini sağlamak olduğunu ve sonuçta daha iyi karar alma ve daha güçlü ekip uyumuna yol açtığını unutmayın.