İster hızlı bir sohbet ister uzun bir strateji oturumuna katılıyor olun, etkili toplantı notları almak, düzenli kalmak ve önemli ayrıntıların unutulmamasını sağlamak için çok önemlidir. Ancak, bilgi toplamanın pek çok yolu olduğundan, hangi yöntemin sizin için en uygun olduğunu bilmek zor olabilir. Geleneksel kalem ve kağıt yaklaşımına sadık mı kalmalısınız yoksa dijital araçların rahatlığını mı benimsemelisiniz? Ses kaydı veya ekibinizle ortak notlar almaya ne dersiniz?

Bu blogda, toplantı notları almanın her biri kendine özgü avantajlara sahip beş farklı yolunu inceleyeceğiz. Tarzınız ve toplantı türünüz için hangi yaklaşımın en iyisi olabileceğine karar vermenize yardımcı olarak toplantılarınızı daha üretken ve takiplerinizi daha verimli hale getirmenize yardımcı olacağız.

Geleneksel kalem ve kağıt

Dijital çağda, geleneksel kalem ve kağıt toplantı notları almak için modası geçmiş yöntemler gibi görünebilir. Ancak bu, birçok kişinin uygulamayı tercih ettiği klasik bir tekniktir ve bunun iyi bir nedeni vardır. Özellikle katılım ve akılda tutma söz konusu olduğunda, eski usul not almanın birçok faydası vardır.

El ile yazmanın faydaları

Araştırmalar, elle yazmanın hafızada tutma ve anlamayı geliştirmeye yardımcı olduğunu göstermektedir. Kalem ve kağıtla not aldığınızda, yazdığınız bilgileri sadece yazıya dökmek yerine işleme olasılığınız daha yüksektir. Bir şeyi fiziksel olarak yazma eylemi daha fazla bilişsel çaba gerektirir ve bu da toplantıda tartışılan malzemenin daha derinlemesine anlaşılmasına yol açabilir.

Buna ek olarak, birçok kişi elle yazmanın daha iyi odaklanmalarını sağladığını düşünüyor. Kalem ve kağıt, e-postalar veya bildirimler gibi dikkat dağıtıcı unsurlardan arınmış bir şekilde not almak için basit bir yöntem sağlar.

Bu yöntem en iyi ne zaman işe yarayabilir

Kalem ve kağıtla not almak özellikle daha küçük, daha samimi toplantılar için faydalı olabilir. Bu yöntem, dizüstü bilgisayar veya telefonun dikkat dağıtıcı unsurları olmadan tamamen meşgul olmanızı sağlayacaktır.

Elle not almanın en iyi olabileceği bir başka toplantı türü de yaratıcı beyin fırtınası oturumlarıdır. Elle yazmak, biçimlendirme konusunda endişelenmeden veya bunları hemen düzenlemek zorunda kalmadan hızlı bir şekilde diyagramlar çizme veya fikirleri not alma özgürlüğü verir.

Kısa veya resmi olmayan toplantılar da elle not almak için iyi olabilir. Bu yöntem, özellikle notlarınızı hemen düzenleme konusunda endişelenmeniz gerekmiyorsa, diğer yöntemlerden daha hızlı ve verimli olabilir.

Daktilo edilmiş notlar

Notlarınızı bir dizüstü bilgisayarda veya telefonda yazmak, not almanızı çok daha hızlı, düzenli ve kolay erişilebilir hale getirebilir. Evernote, OneNote veya basit bir kelime işlemci gibi uygulamaları kullanabilirsiniz ve hepsi çeşitli avantajlar sunar.

Notlarınızı yazmanın faydaları

Notlarınızı dijital olarak yazmanın en büyük avantajlarından biri organizasyondur. Notlarınızı kolayca oluşturabilir, düzenleyebilir ve farklı klasörler halinde kategorize edebilir ve her şeyin düzgün bir şekilde organize edilmesini ve ihtiyacınız olduğunda kolayca alınmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, notlarınızı birden fazla cihazda senkronize etmenize olanak tanıyan bulut depolamayı da kullanabilirsiniz, böylece onlara nerede olursanız olun erişebilirsiniz. Bu, özellikle hibrit veya uzaktan çalışıyorsanız faydalı olabilir.

Notlarınızı dijital olarak yazmak da daha fazla esneklik sağlar. Notlarınıza doğrudan resimler, bağlantılar ve hatta ses kayıtları ekleme seçeneğine sahip olacaksınız; bu da toplantınız görsel araçlar veya sunumlar içeriyorsa yararlı olabilir. Örneğin, birisi toplantı sırasında bir slayt destesi paylaşıyorsa, önemli bir slaydın fotoğrafını çekebilir veya ekran görüntüsünü doğrudan notlarınıza ekleyebilirsiniz.

Notlarınızı dijital olarak yazmanın bir diğer faydası da arama yapabilmenizdir. Belirli ayrıntıları, anahtar kelimeleri veya fikirleri hızlı bir şekilde arayabileceksiniz, bu da el yazısı notların sayfalarını manuel olarak aramaya kıyasla size çok zaman kazandırabilir.

Bu yöntem en iyi ne zaman işe yarayabilir

Notlarınızı dijital olarak yazmak, ekibiniz özellikle teknoloji meraklısıysa ve dijital araçları sıklıkla kullanıyorsa en iyi sonucu verebilir. Daktilo, sadece not alma sürecini değil, aynı zamanda bunları ekibin geri kalanıyla paylaşma sürecini de kolaylaştırmaya yardımcı olabilir, özellikle de ekip üyeleriniz uzaktan veya hibrit olarak çalışıyorsa.

Notlarınızı yazmak karmaşık içerikli toplantılarda da işe yarayabilir. Bu ayrıntılı tartışmaları, verileri veya medyayı içerebilir - dijital notlar metin, grafikler ve hatta videolar dahil olmak üzere her şeyi kolayca yakalamanıza ve düzenlemenize olanak tanır.

Dijital not alma, toplantıdan sonra notlarınızı ekibin geri kalanıyla paylaşmanız gerektiğinde de işe yarar. Notlarınızı e-posta yoluyla veya bulut tabanlı bir belgenin bağlantısını paylaşarak hızlı bir şekilde düzenleyebilir ve dağıtabilirsiniz. Bu, özellikle toplantı kısa bir zaman dilimi veya yaklaşan son teslim tarihi olan bir projeyi içeriyorsa faydalı olabilir.

Ses kaydı

Ses kaydı, özellikle yazmaktan ziyade konuşmayı tercih edenler için toplantı notlarını yakalamak için popüler bir yöntem haline geliyor. Akıllı telefonlar, tabletler ve sesli not uygulamaları sayesinde, toplantıları, tartışmaları ve hatta kendi düşüncelerinizi elle yazmaya gerek kalmadan kaydetmek her zamankinden daha kolay. Ses kaydı, özellikle büyük miktarda bilgiyi hızlı bir şekilde yakalamanız gerektiğinde veya toplantı sırasında yazamadığınızda veya yazamadığınızda yararlıdır.

Ses kaydının faydaları

Toplantı notlarını sesli kaydetmenin temel faydalarından biri verimliliktir. Tüm konuşmayı veya önemli bölümleri kaydedebileceğiniz için hızlı tempolu tartışmalara ayak uydurmak zorunda kalma konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Bu, önemli ayrıntıları kaçırma riski olmadan toplantıya bağlı kalmanızı sağlayacaktır. Buna ek olarak, notlarınızı yazarken veya yazarken kaçırabileceğiniz ton ve vurgu gibi nüansları yakalayabileceksiniz.

Bir toplantıyı ses kaydına almanın bir diğer faydası da daha az müdahaleci olabilmesidir. Dizüstü bilgisayarda yazı yazmak potansiyel olarak rahatsız edici olabilir, oysa kayıt, bir şeyler yazarak akışınızı bozmak zorunda kalmadan tamamen konuşmaya odaklanmanızı sağlar.

Ses kayıtları da esneklik sağlar. Toplantıdan sonra, ihtiyaç duyduğunuzda kaydı tekrar oynatabilir ve kendi hızınızda yazıya dökebilirsiniz. Ayrıca, konuşmadan metne araçları kullanılarak otomatik olarak yazıya dökülmesini sağlama seçeneğiniz de olacaktır. Bu esneklik, toplantı sırasında her şeyi yazmak zorunda kalmadan toplantının doğru ve ayrıntılı kayıtlarını yapmanıza olanak tanır.

Bu yöntem en iyi ne zaman işe yarayabilir

Ses kaydı özellikle teknik jargon veya karmaşık kavramlar içeren toplantılarda faydalı olabilir. Kayıt, özellikle terimlere aşina değilseniz, hızlı bir şekilde yazılması zor olabilecek önemli ayrıntıları kaçırmamanızı sağlayacaktır.

Kaydın faydalı olabileceği bir başka toplantı da uzun toplantılar veya sunumlardır. Bu toplantılarda her şeyi olduğu gibi yakalamak zor olabilir. Bunu kaydetmek, geri dönüp tüm oturumu gözden geçirmenize olanak tanıyacak, böylece önemli noktaları seçebilecek ve hiçbir şeyin unutulmadığından veya atlanmadığından emin olabileceksiniz.

Ses kaydı, toplantıdan sonra kendi düşüncelerinizi kaydetmek için de yararlı olabilir. Her şeyi yazmak için zaman ayırmanıza gerek kalmadan kendi düşüncelerinizi kaydetmek için hızlı ve kolay bir yöntem sağlar.

Zihin haritalama

Zihin haritası, bilgileri beyninizin fikirleri doğal olarak nasıl işleyeceğini yansıtacak şekilde düzenlemenize yardımcı olan görsel bir not alma yöntemidir. Doğrusal notlar yerine bir zihin haritası, fikirleri ve kavramları ağ benzeri bir yapıda yakalamanıza olanak tanır.

Toplantının ana konusu olması gereken merkezi bir konu ile başlayacaksınız. Bunu sayfanın ortasına yazın veya dijital bir araç kullanabilirsiniz. Daha sonra ana konudan alt konulara dallar çizebilirsiniz, bunlar toplantı boyunca tartışılan temaları, fikirleri ve bölümleri temsil etmelidir. Bunlardan daha fazla dal ve daha küçük alt konular ekleyebilirsiniz.

Zihin haritalamanın faydaları

Zihin haritalamanın temel faydalarından biri de sizi yaratıcı düşünmeye teşvik etmesidir. Farklı konular arasındaki karmaşık ilişkileri görselleştirebilecek ve bunların nasıl bağlantılı olduğunu görebileceksiniz. Bu, özellikle birden fazla tema içeren veya yapılandırılmış problem çözme gerektiren konular için yararlı olabilir.

Zihin haritalama hafızada tutma için de iyi olabilir. Bir zihin haritası daha görsel olduğundan, düzeni zihninizde canlandırabileceğiniz ve ihtiyacınız olan ayrıntıları daha iyi alabileceğiniz için bilgileri hatırlamak daha kolay olabilir.

Zihin haritaları da esnektir. Bunları elle çizebilir veya toplantıda tartışma geliştikçe değiştirmenize ve genişletmenize olanak tanıyacak dijital bir versiyon oluşturabilirsiniz. Zihin haritasının çerçevesi, tartışılan konuya bağlı olarak bilgi akışını yakalamak ve düzenlemek için en iyi yolları seçmenize olanak tanır.

Bu yöntem en iyi ne zaman işe yarayabilir

Zihin haritalama özellikle beyin fırtınası oturumlarında yardımcı olabilir. Bu toplantılar genellikle çok sayıda fikir üretmeyi içerecektir ve zihin haritalama, düşünceleri tartışılırken hızlı bir şekilde yakalamanızı sağlayacaktır.

Zihin haritalama karmaşık problemlerin çözümünde de faydalı olabilir. Bir zihin haritası, ana sorunu daha yönetilebilir olabilecek daha küçük bölümlere ayırabilir. Zihin haritası aynı zamanda kalıpların ve ilişkilerin yanı sıra zorlukların ve potansiyel çözümlerin belirlenmesini de kolaylaştırabilir.

Zihin haritaları, birbiriyle bağlantılı konuları tartışacağınız proje planlama veya strateji toplantılarında da harika sonuç verir. Görevleri, son tarihleri, kaynakları ve sorumlulukları görsel olarak düzenleyebilecek ve böylece görevi daha yönetilebilir hale getirebileceksiniz.

İşbirliğine dayalı not alma

Paylaşılan belgeleri kullanarak işbirliğine dayalı not alma, birlikte çalışmak isteyen ekiplerin toplantı notlarını gerçek zamanlı olarak yakalaması, iyileştirmesi ve saklaması için harika bir yöntemdir. Bu yaklaşım özellikle ekipler uzakta olduğunda veya farklı zaman dilimlerinde çalıştığında işe yarar. Google Docs, Microsoft OneNote veya Notion gibi bulut tabanlı araçları kullanarak bir toplantı sırasında birden fazla kişinin aynı not setine katkıda bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu, tüm perspektiflerin yakalanmasını ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasını sağlamaya yardımcı olabilir.

İşbirliğine dayalı not almanın faydaları

Not almak için paylaşılan belgeleri kullanmanın en büyük faydalarından biri gerçek zamanlı işbirliğidir. Toplantı sırasında herkes kendi düşüncelerini ekleyebilir, eylem maddeleri ve açıklama noktaları ekleyebilir. Bu, önemli bilgilerin atlanma riskini azaltır ve daha kapsamlı bir not seti ortaya çıkarır.

Bir diğer fayda ise paylaşılan belgelere tüm ekip tarafından kolayca erişilebilecek olmasıdır. Notlar, herkesin istediği zaman ve herhangi bir cihazdan erişebileceği bulutta saklanacaktır. Bu, farklı yerlerde çalışan ve toplantı notlarına hızlı bir şekilde geri dönmesi gereken ekipler için harika olabilir. Paylaşılan bir belgenin toplantıdan sonra güncellenmesi ve düzenlenmesi de kolay olacaktır, böylece eksik ayrıntıları ekleyebilir ve eylem öğelerini takip edebilirsiniz.

Bu yöntem en iyi ne zaman işe yarayabilir

İşbirliğine dayalı notlar özellikle ekibiniz uzaktan veya hibrit olarak çalıştığında işe yarar. Herkesin coğrafi olarak dağınık olduğu durumlarda, işbirliğine dayalı not alma herkesin toplantı notlarına katkıda bulunabilmesini ve bunlara erişebilmesini sağlayacaktır.

İşbirliğine dayalı notlar, birden fazla kişinin fikir, geri bildirim ve ayrıntılara katkıda bulunması gerekebilecek ekip toplantıları veya beyin fırtınası oturumları için de harikadır. Paylaşılan belge, herkesin gerçek zamanlı olarak katılmasına olanak tanıyacak ve herkesin önerilerinin yakalanıp kaydedilmesini sağlayacaktır.

Toplantı notları için paylaşılan bir belge kullanmak, devam eden projelerle ilgili toplantılar için de faydalı olabilir. Belge, herkesin başvurabileceği ve gerektiğinde güncelleyebileceği merkezi bir bilgi kaynağı olarak işlev görebilir.

Nobo ile etkili toplantılar düzenleyin

Nobo, etkili ve verimli toplantılar yapmanıza yardımcı olacak bir dizi araç ve işyeri çözümüne sahiptir.  projeksiyon ekranlarından  beyaz tahtalara kadar, işyerinde iletişimi geliştirmek ve ekibinizin katılımını sağlamak için ihtiyacınız olan her şeye sahibiz.