Toplantı odası düzeniniz, katılımcılarınızın toplantıya ne kadar katılacağı üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Ancak doğru düzen, toplantınızın amacının ne olduğuna bağlı olacaktır. Aşağıda, toplantı odası düzeninin tam olarak neden katılımı kolaylaştırabileceğini, kullanabileceğiniz farklı toplantı odası düzeni seçeneklerinden bazılarını ve toplantınız için en iyisini nasıl seçeceğinizi inceliyoruz.

Toplantı odası düzeni neden önemlidir

Toplantı odanızın düzeninin önemli olmasının birçok nedeni vardır. Doğru düzen, ekibin daha ilgili hissetmesine ve toplantıya katkıda bulunabilmesine yardımcı olacaktır. Fikirleri ve tartışmaları kolaylaştırmaya yardımcı olabilir ve sonuçta daha verimli bir toplantıya yol açabilir.

Beklenenden farklı bir toplantı odası düzeni kullanmak, işleri değiştirmenin iyi bir yolu olabilir. İnsanların her zamanki alışkanlıklarından kurtulmalarına ve yeni fikir ve deneyimlere açık olmalarına yardımcı olabilir.

Toplantı odası düzeniniz için nelere dikkat etmelisiniz

Toplantı odası düzeni seçeneklerinize karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç faktör vardır. Bunlar:

• Katılımcı sayısı

Toplantınıza kaç kişi katılacak? Bu, hangi toplantı odası düzeni stillerini seçebileceğiniz üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır. Bazı seçenekler büyük gruplar için uygun olmayacaktır ve diğerleri daha küçük sayılar için işe yaramayacaktır.

• Erişilebilirlik

Toplantı odası düzeninizin sağlık ve güvenlik kurallarına uyması gerekecektir. Acil çıkışlara giden yolların açık olduğundan emin olmanız ve gerekirse tekerlekli sandalye erişimini sağlamanız gerekir.

• Toplantı odasının boyutu

Toplantı odanızın boyutu, toplantı odası yerleşim seçeneklerinizi kısıtlayabilir. Oda çok küçükse, odayı nasıl düzenleyebileceğiniz konusunda çok az seçeneğiniz olabilir. Bununla birlikte, aşağıda daha ayrıntılı olarak ele alacağımız ilgi çekici seçenekler de olacaktır.

• Görsel araçlar

Toplantınızda ne tür görsel araçlar kullanacaksınız? Merkezi bir ekran projeksiyonu ihtiyacınız var mı?  beyaz tahtalar üzerinde işbirliği içinde plan yapmayı planlıyor musunuz? Kullanacağınız araçlar, gereksinimleriniz için en iyi toplantı odası düzenini belirleyecektir.

• Katılımcı ekipmanı

Katılımcılarınız hangi ekipmanı kullanacak? Dizüstü bilgisayarları olacaksa, toplantı odası düzeninizin şarj noktalarını barındırması gerekecektir, böylece insanlar kesintisiz çalışmaya devam edebilir ve aynı zamanda kablolar takılma tehlikesi oluşturmaz.

• Ekstra ihtiyaçlar

Toplantı odası düzeninize karar verirken, toplantınızda olacak ekstra ihtiyaçları da göz önünde bulundurmanız gerekecektir. Örneğin, toplantı odasında yemek yiyecekseniz, yemek için bir alan eklemeniz gerekecektir. Çay ve kahve sunulacaksa, bunun için bir alana ihtiyacınız olacak veya insanların çalışacağı masalara bunları eklemeniz gerekecektir.

• Hedefler

Son olarak, ama belki de en önemlisi, toplantınızda ne elde etmek istediğinizi düşünmeniz gerekecektir. Bu, maksimum katılımı teşvik etmek için en iyi toplantı odası düzeni üzerinde en büyük etkiye sahip olacaktır. Toplantınız bilgi aktarmak için mi? İşbirliği yapmak ve fikir üretmek için mi? Öğretmek ve eğitmek için mi? Her toplantı odası yerleşim tarzının avantajları ve dezavantajları olacaktır, bu nedenle toplantı hedefleriniz net olmalıdır.

Toplantı odası düzeni seçenekleri

U-şekli

U-şekli toplantı odası düzeni, özellikle sunum veya konuşmacı gibi merkezi bir odak noktanız olduğunda belki de en yaygın düzenlerden biridir. U şeklindeki düzende masaları at nalı şeklinde yerleştireceksiniz. Açık uçta bir beyaz tahta, projeksiyon perdesi veya hoparlör (veya toplantınız gerektiriyorsa yukarıdakilerin tümü) bulundurabilirsiniz.

Toplantınız için gerekli değilse, masasız bir U şekli de kurabilirsiniz. Bu durumda, sandalyeleri U şeklinde düzenleyerek herkesin odak noktasını görmesini sağlayabilirsiniz.

U şekli, herkes birbirini görebildiği için katılımcılar arasında daha iyi iletişim kurulmasını sağlar. Aynı zamanda, katılımcıların hepsi konuşmacıyı ve/veya sunumu kolayca görebilir, bu nedenle katılımlarını sürdürmeleri kolaydır. Masalar kullanıldığında, katılımcılar dizüstü bilgisayarlarında veya kağıt üzerinde kolayca not alabilirler.

U şeklindeki yerleşimin bir dezavantajı, katılımcıların çoğunun odak noktasını yandan görecek olmasıdır. Toplantı uzun sürecekse bu durum rahatsız edici olabilir.

U şekli, büyük gruplarınız varsa da en iyisi değildir. U şekli çok büyükse, insanlar iletişim kuramayacak ve odak noktasını görmekte zorlanabileceklerdir. U şeklinin alanı en verimli şekilde kullanmadığını da göz önünde bulundurmanız gerekir, bu nedenle daha küçük toplantı odaları bu düzeni barındıramayabilir.

Toplantı Odası

Toplantı odası düzeni bir başka popüler toplantı odası düzenidir. Bu tarzda, genellikle etrafında sandalyeler bulunan büyük bir dikdörtgen masanız olur. Bu düzen, sunumdan ziyade gündeme odaklanan, bilgi ve potansiyel fikirlerin paylaşıldığı toplantılar için en iyi sonucu verir.

Bu toplantı odası düzeni stilinin avantajları, herkes birbirini doğrudan görebildiği için tüm katılımcıların iletişim kurmasına ve işbirliği yapmasına olanak tanımasıdır. Masa, dizüstü bilgisayarlar ve evrak işlerinin yanı sıra içecekler ve hatta yiyecekler için bolca alan sağlar.

Bu düzenin dezavantajlarından biri, bir sunumun izlenmesi gerekiyorsa herkes için en iyisi olmamasıdır. Genellikle, tek bir odak noktası olması gerekiyorsa, bazı kişilerin koltuklarında dönmesi gerekecektir.

Bir başka dezavantaj ise, katılımcıların dizüstü bilgisayarları önlerindeyse dikkatlerinin dağılabilmesidir. Bu durumda, e-postaların ve diğer işlerin toplantı sonrasına kadar beklemesi gerektiğini bildirmek önemlidir.

Yönetim kurulu toplantı düzeninin bir diğer potansiyel dezavantajı, masaların uzak uçlarındaki kişilerin kendilerini izole edilmiş hissedebilmeleridir. Bazen, odak noktası olması gereken bir toplantı başkanınız veya lideriniz varsa, uçlarda bir veya iki kişinin olması harika çalışabilir. Herkesin eşit düzeyde olması gereken bir toplantı yapıyorsanız, dairesel veya kare bir masa kullanmak dengeyi sağlamaya yardımcı olabilir.

Tiyatro

Tiyatro toplantı odası yerleşim tarzı, toplantının amacının bilgi aktarmak veya eğitim vermek olduğu çok büyük gruplar için mükemmeldir. Burada, sandalyeleri bir tiyatrodaki gibi sıralar halinde, hepsi bir odak noktasına bakacak şekilde yerleştireceksiniz. Genellikle odak noktası, insanların izleyebileceği bir sunum içeren bir projeksiyon ekranı olacaktır.

Bu yerleşim seçeneğinin avantajlarından biri, büyük insan gruplarını kolayca ağırlayabilmenizdir. Masalar olmadan, kolay erişime izin verirken daha fazla sandalye sığdırabilirsiniz. Katılımcıların hepsi konuşmacıyı ve/veya sunumu kolayca görebileceğinden ve önlerinde dikkatlerini dağıtabilecek dizüstü bilgisayarlar veya başka bir şey olmayacağından tamamen konuşmacıya ve/veya sunuma odaklanacaklardır.

Toplantınız katılımcılar arasında işbirliği gerektiriyorsa bu toplantı odası düzeni en iyisi olmayacaktır. Gerekirse yan yana oturanlar arasında tartışma ortamı yaratılabilir, ancak genel olarak odak noktası konuşmacı ve bilgi almak olmalıdır.

Bu düzende katılımcıların not alması zor olabilir. Not almak için küçük, ekli bir masa içeren üniversite tarzı koltuklar kullanabilirsiniz. Ya da sunumun toplantıdan sonra katılımcılara gönderilmesini sağlayabilirsiniz, böylece söylenenleri tazeleyebilirler.

Sınıf

Sınıf toplantı odası düzeni tiyatro stiline benzer, ancak burada masalar olacaktır. Bu nedenle, oda bir sınıf gibi kurulacak, masalar ve sandalyeler odanın önüne bakacak şekilde sıralanacaktır. Bu düzen, bir sunumunuz ve/veya konuşmacınız varsa ancak aynı zamanda katılımcıların dizüstü bilgisayar veya diğer cihazları kullanmasını gerektiriyorsa harikadır. Masalar, çalışmak ve ayrıca toplantı sırasında gerekirse içecek ve yiyecek için ekstra alan sağlar.

Tiyatro tarzı gibi, bu düzen seçeneği de katılımcılar arasında kolay işbirliğine izin vermez, bu nedenle bunun bir toplantı amacı olmayacağı durumlarda kullanımla sınırlandırılmalıdır.

Bazen sınıf düzeni, sıraların uzak uçlarında bulunanların odak noktasını görmekte zorlandığı anlamına gelebilir. Sıraları, odak noktasına açılı olacak şekilde şevronlar halinde düzenlemek bunu hafifletmeye yardımcı olabilir.

Kabare

Kabare toplantı odası düzeni, katılımcıların merkezi bir odak noktasını görmelerini ama aynı zamanda daha küçük gruplar halinde işbirliği yapmalarını istediğiniz durumlar için mükemmeldir. Bir dizi küçük, yuvarlak masadan oluşacaktır. Koltuklar, masanın bir yarısının etrafında hilal şeklinde, diğer yarısının etrafında ise odak noktasına bakan açık bir alan olacak şekilde düzenlenecektir.

Kabare toplantı odası yerleşim stilleri, katılımcılar konuşmacıyı ve/veya sunumu net bir şekilde görebileceğinden maksimum katılım sağlar. Aynı zamanda, her masadaki küçük gruplarında birbirleriyle tartışabilecek ve iletişim kurabilecekler. Bu seçenek, kısa süreli grup çalışması gerektiren sunumlar için mükemmeldir.

Kabare tarzı oturma düzeninin potansiyel bir dezavantajı, katılımcılar arasında konuyla ilgili olmayan veya doğru zamanda olmayan sohbetleri teşvik edebilmesidir. İlgi çekici bir sunum bunu önlemeye yardımcı olacaktır.

Ziyafet

Ziyafet toplantı odası düzeni seçeneği, bir dizi küçük, yuvarlak masadan oluşması bakımından kabareye benzer. Ancak ziyafet tarzı oturma düzeninde sandalyeler tüm masanın etrafına dizilir ve boş alan kalmaz.

Ziyafet düzeni, toplantınızın ana amacı grup işbirliği veya ağ oluşturma olduğunda mükemmeldir. Katılımcılar arasında kolay iletişim kurulmasını sağlar ve masa, dizüstü bilgisayarları kullanmak, not almak ve içecek almak için bolca alan sağlar.

Ziyafet tarzı oturma düzeninin bir dezavantajı, diğer gruplar arasında ağ kurmanın zor olabilmesidir. Toplantınıza kaynaşmayı da dahil edebilirsiniz, yani katılımcılardan masalar arasında dolaşmalarını ve her birinde biraz zaman geçirmelerini isteyebilirsiniz.

Ziyafet toplantı odası düzeni de merkezi bir odak noktasının kolayca görüntülenmesine izin vermez. Bir konuşmacınız varsa, odanın içinde hareket etmesi en iyisi olabilir, böylece insanlar onları görmek ve onlarla etkileşime geçmek için çok fazla zorlanmak zorunda kalmazlar. Bir sunumunuz varsa, kabare gibi alternatif bir toplantı odası düzeni kullanmak daha iyi olabilir, böylece insanlar sunumu izlemek için sandalyelerinde dönmek zorunda kalmazlar.

Toplantınız için en iyi toplantı odası düzeni tarzı nedir?

En iyi toplantı odası düzeni, toplantınızın hedeflerine bağlı olacaktır. Her tarzın katılımcılarınızın katılımını en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olacak farklı avantajları vardır.

Küçük bir grubunuz varsa ve toplantınızın amacı bilgi alışverişinde bulunmaksa, toplantı odası tarzı en iyi sonucu verebilir.

Küçük ila orta ölçekli bir grubunuz varsa ve katılımcıların bir sunumu veya merkezi odak noktasını görmelerini ve aynı zamanda birbirleriyle iletişim kurabilmelerini istiyorsanız, ihtiyacınız olan şey U tarzı olabilir.

Orta ila büyük bir grubunuz varsa ve katılımcıların bir sunumu veya konuşmacıyı çok az işbirliği yaparak veya hiç işbirliği yapmadan görmelerini istiyorsanız, tiyatro veya sınıf düzeni seçenekleri en iyi seçenekler olabilir.

Birbirinizle işbirliği yapmanız gereken orta ila büyük bir grubunuz varsa, ziyafet veya kabare stilleri en iyi sonucu verecektir.