Toplantılar, çalışma dünyasında bireylerin işbirliği yapmasına, karar almasına ve ilerlemeyi takip etmesine yardımcı olan paha biçilmez bir araçtır. Ancak, toplantı akını öngörülemeyen bir maliyete yol açtı: toplantı yorgunluğu. Bu, ne yazık ki, tüm sektörlerdeki profesyonelleri etkileyen, üretkenliğin azalmasına ve stres seviyelerinin artmasına neden olan yaygın bir sorundur.

Verimli toplantılar konusunda uzman olarak, bu blogda toplantı yorgunluğunun tam olarak ne olduğunu, bireyler ve üretkenlik üzerindeki etkisini ve nasıl tespit edileceğini araştırıyoruz. Her seferinde verimli, ilgi çekici toplantılar sağlamak için pratik stratejiler ve rehberlik sunarak nasıl önlenebileceğini araştıracağız.

Toplantı yorgunluğu nedir?

Toplantı yorgunluğu, bireylerin çok fazla toplantıya katılmasından kaynaklanan yorgunluk, stres ve hayal kırıklığı duygularını kapsar.

Toplantı yorgunluğu, bir kişi her hafta ve hatta her gün katılmak zorunda olduğu çok sayıda toplantıdan bunalmış hissettiğinde ortaya çıkabilir. Toplantı yorgunluğu, toplantılar belirsiz yapılar ve/veya hedeflerle çok uzun sürdüğünde de ortaya çıkabilir.

Toplantı yorgunluğunun etkisi

Toplantı yorgunluğunun bir dizi olumsuz etkisi olabilir. Aşırı stres ve kaygıya neden olarak bireyi olumsuz etkileyebilir. Bir kişinin katılması gereken çok sayıda toplantı olduğunda, muhtemelen normal işlerine odaklanamayacaktır. Bu durum, işlerin daha da artmasına ve bireyin kendini aşırı derecede bunalmış hissetmesine neden olabilir. Bu durum, bir kişinin bir gün içinde katılması gereken çok sayıda toplantı olduğunda ortaya çıkabileceği gibi, bu toplantılar gün içine yayıldığında da ortaya çıkabilir. Eğer bir kişi toplantılar arasında işine odaklanmak için yeterli zamana sahip değilse, toplantıların gerisinde kalabilir.

Toplantı yorgunluğunun bir diğer olumsuz etkisi de toplantıların verimliliği üzerinedir. Katılımcılar ya yorgunluktan ya da yapılması gereken başka işleri düşündüklerinden, söylenenlere dikkat edemeyebilir ve hayati bilgileri kaçırabilirler. Ayrıca ilgisiz olabilirler ve başarılı ve verimli bir toplantı için gerekli olan fikirlere ve ayrıntılara katkıda bulunmaktan kaçınabilirler.

Toplantı yorgunluğunun uyarı işaretleri nelerdir?

Belirtildiği gibi, toplantı yorgunluğunun bir etkisi ve belirtisi stresli, endişeli ve aşırı iş yükü olan bireylerdir. Bu durum, toplantılarda genellikle ilgili olabilecek kişiler ilgisiz göründüğünde ve katkıda bulunmadığında ortaya çıkabilir.

Çalışanların toplantı yorgunluğu yaşadığına dair bir başka uyarı işareti de toplantılardan kaçınmalarıdır. Son dakikada iptal edebilirler veya sık sık toplantıları ileri bir tarihe ertelemeyi talep edebilirler. Bu durum özellikle her hafta düzenli olarak yapılan toplantılar için geçerli olabilir.

Toplantı yorgunluğu kaçırılan proje teslim tarihleriyle de kendini gösterebilir. İnsanlar zamanlarının çoğunu toplantılarda geçirmek zorunda kalırlarsa, işlerine devam edemeyeceklerdir. Bu da şüphesiz, işlerin yürütülememesi nedeniyle teslim tarihlerinin kaçırılması anlamına gelecektir. Proje toplantılarında daha az güncelleme yapılacağından bu durum toplantı yorgunluğuna daha fazla katkıda bulunabilir ve toplantıların boşa gitmesine neden olabilir.

Toplantı yorgunluğu nasıl önlenir

Toplantı yorgunluğunu önlemeye yardımcı olmak ve bir işletmede sağlıklı ve üretken bir toplantı kültürü oluşturmak için atılabilecek bir dizi adım vardır.

Sadece kesinlikle gerekli olduğunda toplantı yapın

Toplantılar, iletişimi geliştirmeye yardımcı olan ve insanlara endişelerini dile getirmek ve sorunları işbirliği içinde çözmek için bir platform sağlayan yararlı ve pratik bir araç olabilir. Ancak, toplantı yapmak için her zaman en iyi seçenek bu olmayabilir. Örneğin, bir ekip lideri bir proje hakkında güncelleme istiyorsa, bunun yerine proje üzerinde çalışanlardan bir proje raporu istemek daha iyi olabilir. Bu rapor, herkesin gerekli güncellemelere sahip olmasını sağlamak için her zaman diğer ekip üyelerine dağıtılabilir, ancak insanların bulunmaları gerekmeyen bir toplantıya katılarak zaman kaybetmemeleri anlamına gelebilir.

Ayrıca düzenli toplantılarınızı da gözden geçirebilirsiniz. Ekipteki herkesin diğerlerini ne üzerinde çalıştıkları ve nerede desteğe ihtiyaç duyabilecekleri konusunda bilgilendirmek için düzenli toplantılar yapması ekip iletişimi için yararlı olabilir. Ancak, bu toplantıyı ne sıklıkla yaptığınızı gözden geçirmeniz faydalı olabilir. Şu anda günlük bir ekip toplantısı yapıyorsanız, bu haftalık bir toplantıya indirilebilir mi? Şu anda haftalık ekip toplantınız bir saat sürüyorsa, bu süre 30 dakikaya indirilebilir mi? Normal toplantınızda şu anda neler söylendiğini not edin ve bunların nasıl kısaltılabileceğini veya azaltılabileceğini araştırın.

Kısa ve öz bir toplantı planlayın

Bir toplantının gerekli olduğuna karar verdikten sonra kısa ve öz bir toplantı gündemi planlayabilirsiniz. Gündemin, toplantının amacını gerçekleştirecek kilit noktaları içerdiğinden emin olun. Bunu katılımcıları toplantıya davet ettiğinizde onlara gönderebilirsiniz.

Gündem, insanların toplantıdan ne beklemeleri gerektiğini bilmelerini sağlar ve toplantıya katılarak zamanlarının boşa harcanmayacağı konusunda onlara güvence verir. Bu aynı zamanda toplantının yolunda gitmesine yardımcı olacak ve insanların toplantıyla ya da diğer katılımcılarla ilgili olmayan teğet geçmelerini önleyecektir.

Sadece gerekli kişileri davet edin

Toplantının ana hedefini öğrendikten ve gündemi belirledikten sonra, kimin katılması gerektiğine karar verebilirsiniz. Sadece toplantıda bulunmaktan fayda sağlayacak kişileri davet etmeyi hedeflemeli ve sadece "belki" ihtiyaç duyulabilecek kişileri davet etmekten kaçınmalısınız. Toplantı sırasında, toplantıya katılmayan bir meslektaşınıza soru sormanız gerektiğini fark ederseniz, her zaman onu arayabilir veya mesaj gönderebilirsiniz. Bu şekilde, kendileriyle ilgili olmayabilecek tüm bir toplantı boyunca oturmak zorunda kalmadan bilgi aktarabilirler.

Genellikle tüm ekip yerine belirli bir ekipten veya departmandan sadece bir veya iki kişiyi davet etmek daha iyi olabilir. Katılan kişiler her zaman ekiplerinin geri kalanına bilgi aktarabilir veya tutanakları etrafa gönderebilirsiniz, böylece insanlar konuşulanlardan haberdar olmaya devam edebilirler. 

Kimin katılması gerektiğinden emin değilseniz, onlara bireysel olarak sorabilir veya "isteğe bağlı" olarak davet edebilirsiniz, böylece kendileri karar verebilirler. Toplantı gündemini merkezi bir yere, örneğin bir duyuru panosuna ortak bir alana koyabilir ve insanlara kendileri için faydalı olacağını düşünüyorlarsa katılma seçeneği sunabilirsiniz.

Toplantının odak noktasını korumayı hedefleyin

Herkesin yolunda gittiğinden emin olmak için toplantı gündemini kullanın. Çoğu zaman toplantılar, ya birisinin konuyla tamamen ilgili olmayan bir endişeyi dile getirmesi ya da ayrı bir tartışma başlatan bir noktaya değinilmesi nedeniyle başka yöne çekilebilir. Çoğu zaman, bunlar değerli konuşmalar olabilir, ancak toplantı bunları yapmak için en uygun yer olmayabilir.

Teğet geçen tartışmaları minimumda tutmayı hedefleyin. Toplantı ile ilgili olmayan değerli bir tartışma ortaya çıkarsa, toplantıdan sonra devam etmek üzere not alın. İlgili kişiler toplantıda fazladan bir süre kalabilir ya da ayrı bir toplantı veya telefon görüşmesi düzenlenebilir.

Yardımcı katılım araçları kullanın

İnsanların toplantıya katılımını sağlamaya yardımcı olmanın bir yolu da görsel iletişim araçlarını kullanmaktır. Örneğin, bir toplantı sırasında not almak ve insanların katkıda bulunduğu fikirleri yazmak için bir beyaz tahta kullanabilirsiniz. Bu, insanlara başvuracakları ve üzerine inşa edecekleri bir şey verebilir ve daha iyi bir işbirliği geliştirmeye yardımcı olabilir.

Ayrıca bir sunum kullanıyorsanız projeksiyon ekranlarını kullanabilirsiniz. Bu, onlara bakacakları ve kendi notlarını çıkaracakları bir şey vererek insanların dikkatini çekmeye yardımcı olabilir. Daha sonra sunumu toplantıdan sonra katılımcılara gönderebilirsiniz, böylece sunuma başvurabilirler.

Tutanak veya not tutması için birini görevlendirin

Toplantıya katılan biri tutanak veya not tutma sorumluluğuna sahip olmalıdır. Bu, atanan görevleri ve bunların kimlere verildiğini, ayrıca tespit edilen riskleri ve takibin ne olacağını kapsamalıdır. Görevler ve projeler için son tarihleri ve sonraki adımları içermelidir.

Bu notlar daha sonra toplantıya katılan herkese dağıtılmalıdır. Ayrıca, toplantıya katılmamış, ancak şu anda projeyle ilgili bir sorumluluğu olan veya bir sonraki toplantıya katılması gereken ilgili kişilere göndermek de yararlı olabilir.

Geri bildirimi teşvik edin

Son olarak, kuruluşunuzda toplantı yorgunluğunu önlemek için, çalışanlardan düzenli geri bildirimi teşvik etmeli ve toplamalısınız. Bireyler toplantılarla ilgili dürüst ve yapıcı geri bildirimlerini verirken kendilerini rahat hissetmelidir; örneğin, toplantıların daha yapılandırılmış olabileceğini veya daha az toplantı yapılması gerektiğini düşünüyorlarsa.

İnsanların dürüstçe görüş bildirebildiklerinden emin olmak istiyorsanız geri bildirim anonim anketler yoluyla toplanabilir. Alternatif olarak, insanlara e-posta yoluyla toplantı hakkında ne düşündüklerini ve herhangi bir şekilde geliştirilebileceğini düşünüp düşünmediklerini sorabilirsiniz. Daha sonra ilgili geri bildirimlere göre hareket etmeyi ve toplantı kültürünüzü geliştirmeye yardımcı olmayı hedeflemelisiniz.

Nobo ile verimli toplantılar gerçekleştirin

Nobo, toplantılarınızı desteklemek ve  toplantı yorgunluğunu önlemeye yardımcı olmak için çok çeşitli pratik iletişim araçlarına sahiptir. Beyaz tahtalar ve duyuru panolarından projeksiyon araçları ve tabelalara kadar, etkili toplantılar ve iletişim için ihtiyacınız olan çözüme sahip olduğumuzdan eminiz. Kuruluşunuzu nasıl destekleyebileceğimizi görmek için bugün ürün yelpazemize bir göz atın.