İlk kez toplantı tutanağı tutmakla görevlendirildiyseniz muhtemelen kendinizi bunalmış hissedeceksiniz. Söylenen her şeyi nasıl not edebilirim?

Ancak doğru araçlarla bir toplantı sırasında yapılan tartışmaların ve alınan kararların kaydını tutmak kolay hale gelebilir. Toplantı tutanakları, ilerlemeyi takip etmek, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak ve gelecekte referans almak için önemli bir araçtır.

Toplantı tutanaklarını etkili bir şekilde tutmanıza yardımcı olmak için becerilerinizi geliştirmeniz ve net, özlü ve doğru tutanaklar sunmanız için bazı ipuçlarını bir araya getirdik. Ayrıca kullanmanız için ücretsiz bir toplantı tutanağı şablonu da sunuyoruz.

Önceden hazırlanın

Toplantı tutanağı tutmak söz konusu olduğunda hazırlık çok önemlidir. Toplantı gerçekleşmeden önce gündem ve katılımcılar hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Bu, tüm önemli bilgileri yakalamanıza ve doğru kişilere uygulamanıza yardımcı olacaktır.

Gündemi temel alan bir toplantı tutanağı şablonu oluşturmak da yardımcı olabilir. Düzenli kalmak ve her tartışma noktası için not almanızı sağlamak için harika bir yoldur.

Doğru araçları seçin

İnsanlar farklı şekillerde çalışır ve toplantı tutanaklarını en iyi nasıl tuttuğunuz bir iş arkadaşınızdan tamamen farklı olabilir. Bazı insanlar tutanakları doğrudan dizüstü bilgisayara kaydetmeyi severken, diğerleri kalem ve kağıdı veya mini beyaz tahtayı tercih eder, böylece tutanaklar tam olarak yazıldığında anahtar kelimeler ve ifadeler işaretlenebilir.

Özellikle yetenekli bir daktilo kullanıcısıysanız, daktilo yazmak faydalı olabilir. Ancak, tuşlara vurma sesi toplantıya katılanlar için rahatsız edici olabilir. Elle yazılmış notlar, kısa el konusunda deneyimliyseniz veya tutanaklarınızı toplantı öncesinde tamamlamayı tercih ediyorsanız mükemmeldir.

Net ve öz notlar alın

Toplantı sırasında net ve öz notlar almak önemlidir. Ancak, toplantıdan sonra geri dönüp çalışmanızı düzenleyebileceğinizi unutmayın.

Dikkatle dinlediğinizden ve kilit noktaları yakaladığınızdan emin olmalısınız. Objektif kalmanız çok önemlidir.

Bazı insanlar toplantı notlarını yazmayı sever, böylece daha sonra daha kolay düzenleme yapılabilir. Bu mümkün değilse, her kelimeyi yazmaktan kaçının - daha sonra üzerine inşa edebileceğiniz steno veya anahtar kelimeler ve ifadeler kullanın.

Kilit noktaları belirleyin

Toplantı tutanaklarını tutarken hangi kilit noktaları not edeceğinize karar vermek kafa karıştırıcı olabilir. Çoğu zaman dakika tutanlar çok fazla bilgiyi kapsamaya çalışırlar, bu da gündemdeki bir sonraki noktayı kaçırdıkları anlamına gelir.

Aşağıdakileri dinleyerek kilit noktaları belirleyebilirsiniz:

• Alınan kararlar
• Atanan eylemler
• Paylaşılan yeni bilgiler
• Sorulan sorular

Kararları ve eylemleri kaydedin

Kararlar ve eylemler toplantı tutanaklarınıza kaydedilmesi gereken en önemli konulardır. Bu bilgi ileriye dönük bir etki yaratacak ve herkesin aynı hedefe doğru ilerlemesine yardımcı olacaktır.

Kararları ve eylemleri kaydederken, her bir görevden kimin sorumlu olduğu ve ne zamana kadar tamamlanması gerektiği konusunda net olmak önemlidir. Her görev için bir son tarih de eklemek isteyebilirsiniz.

Özet verin

Toplantı notlarınızın sonunda tartışmayı özetlemek yararlı olacaktır. Bu, bir sonuca varılmasını ve herkesin nasıl ilerleyeceğini net bir şekilde anlamasını sağlayacaktır.

Özetiniz kısa ve öz olmalıdır. Tartışmanın kilit noktalarının yanı sıra alınan kararları veya eylemleri de içermelidir.

Tutanaklarınızı düzeltin

Toplantı tutanaklarınızın son halini yazdıktan sonra bunları dikkatlice düzeltmeniz önemlidir. Hatasız olduklarından ve gerekli mesajları doğru bir şekilde ilettiklerinden emin olmak isteyeceksiniz.

Bir iş arkadaşınızdan toplantı tutanaklarınızı sizin için düzeltmesini istemeniz faydalı olabilir. Bazen gözünüz dikkatle odaklandığınız bir çalışmadaki hataları yakalayamayabilir.

Tutanakları dağıtın

Tutanaklarınız düzeltildikten ve hatasız hale getirildikten sonra toplantı katılımcılarına dağıtabilirsiniz. Bunları e-posta yoluyla göndermek veya paylaşılan bir sürücüye göndermek isteyebilirsiniz.

Tutanakların toplantıdan sonra hızlı bir şekilde dağıtılması önemlidir, böylece herkes eylemleri ve kararları takip etmek için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olur.

Toplantı tutanaklarını etkili bir şekilde tutmak, daha etkili bir iletişimci ve işbirlikçi olmanıza yardımcı olabilecek önemli bir beceridir. Bu ipuçlarını takip ederek açık, özlü ve doğru toplantı tutanakları yazabilirsiniz. Aşağıda, bir dahaki sefere bir toplantıyı belgelemeniz istendiğinde size yardımcı olacak ücretsiz toplantı tutanağı şablonunuz bulunmaktadır.

Toplantı tutanağı şablonu

Toplantı Tarihi: genellikle gün-ay-yıl olarak ve başında sıfırlar olacak şekilde gösterilir.

Toplantı Saati: genellikle yirmi dört saatlik gösterim kullanılarak gösterilir.

Toplantı Yeri: bu sanal veya belirli bir odada olabilir.

Katılımcılar: hem fiziksel hem de sanal olarak mevcut olanların tümünü listeleyin.

Gelmeyenler: toplantıya gelemeyen davet edilen herkesi listeleyin.

Gündem: toplantıdan önce dağıtılan gündemi özetleyin.

Tutanaklar: bu bölüm, karar veya eylem olmayan toplantı maddeleri hakkındaki tartışmaları özetlemelidir.

Kararlar ve Eylemler: eylemler için uygun olduğunda son tarihler de dahil olmak üzere sonuçları aktarın.

Sonraki Adımlar: burası bir sonraki toplantı tarihini ve saatini belirtmek için ideal bir alandır.

Notlar: yararlı olacak her türlü ek bilgiyi vurgulayın.

Dağıtım: toplantı notlarının nasıl sağlanacağını detaylandırın.